ERP & E-Procurement und dann auch noch KI – warum das denn?
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Die Einkäufer von heute befinden sich oft in der Situation, mehr Visibilität und Kontrolle in den Einkauf bringen zu wollen, um das Unternehmen effizienter und erfolgreicher aufzustellen. Ist das mit einem ERP möglich, oder benötigt man dazu eine spezielle Lösung? Wo hört ERP auf und wo setzt eine E-Procurement-Lösung an? Und welche Rolle spielt KI dabei?
Einkauf im ERP vs. Einkauf in der E-Procurement-Lösung
Um diesen Fragen auf den Grund zu gehen, vergleichen wir zunächst den Bereich Einkauf im ERP mit einer E-Procurement-Lösung.
Einkauf im ERP
Ein ERP-System ist in der Regel dafür gedacht, alle Kernfunktionen eines Unternehmens abzubilden. So schafft es eine optimale Basis für reibungslose Standardprozesse. Für jeden Unternehmensbereich gibt es meist ein eigenes Modul. Eines dieser Module ist die Beschaffung. Dort findet der Anwender die wichtigsten Funktionen für die täglichen Arbeiten im Bereich Einkauf bzw. Beschaffung.
Und im Wort Standardprozesse stoßen wir bereits auf den Kern des Unterschieds zwischen ERP- und E-Procurement-Lösung. Denn im Einkauf reichen diese Prozesse häufig nicht aus. Es müssen beispielsweise Informationen zu Lieferanten oder Bestellungen bereits aufgenommen werden, bevor der Lieferant oder die Bestellung selbst im ERP angelegt werden. Und im Nachgang wollen Einkäufer zahlreiche Daten analysieren und so Einsparpotentiale, mögliche Ausgabenoptimierungen und Kostenvorteile erkennen. Dort geht der Bedarf der Anwender über die im ERP vorhandenen Möglichkeiten hinaus. Nicht nur in diesen beiden Beispielen leistet eine E-Procurement-Lösung wertvolle Abhilfe.
Einkauf in der E-Procurement-Lösung
Betrachten wir den Einkauf in einer E-Procurement-Lösung, fällt schnell auf, dass sich dahinter ein Vielfaches an Bereichen und möglichen Funktionen speziell für Einkauf und Beschaffung verbergen.
Denn gerade in den Bereichen Beschaffung, strategische Beschaffung, Invoicing und Payment, die in der Regel auch von einem modernen ERP-System abgedeckt werden, steckt der Teufel im Detail.
Eine E-Procurement-Lösung bietet hier deutlich mehr und oft komfortablere Funktionen. Damit entstehen für Unternehmen auch zahlreiche Möglichkeiten, das Ausgabenmanagement zu optimieren.
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ERP vs. E-Procurement: Beschaffung im Vergleich
Stellen wir an dieser Stelle beispielhaft die Funktionen und Möglichkeiten beider Systeme in der Beschaffung gegenüber. Hier gibt es einige Funktionen, die in beiden Systemen existieren wie beispielsweise die Budgetprüfung, mobile Genehmigungen, Punchout-Kataloge, externe Kataloge und Bestellungen.
Der bedeutendste Unterschied liegt hier an einer anderen Stelle: Wo im ERP die Beschaffung grundsätzlich in die Gesamtfunktionalität eingebettet und Teil dieser ist, bieten die Einkaufslösungen hingegen ein sehr verbraucherähnliches Einkaufsvorgehen und -verhalten. Die meisten Einkaufslösungen stellen den Anwender in Mittelpunkt und punkten durch einen übersichtlichen Aufbau und eine freundliche Bedienung. Darüber hinaus gibt es in der Einkaufslösung noch einige Funktionen mehr, die das ERP aktuell nicht bieten kann. Dazu gehören
- ein Warenkorb wie man ihn aus bekannten Onlineshops kennt,
- Lieferanten- und Artikelbewertungen,
- eine volldigitale Bestellabwicklung,
- eine App mit Barcode-Scanner,
- und eine Anzeige über den Status der Prüfung der Bestellungen.
Was zeigt uns dieser Vergleich?
Zwischen ERP und E-Procurement gibt es also Schnittstellen und andererseits kann man sagen: ERP hört da auf, wo E-Procurement anfängt oder die Beschaffungslösung fängt da an, wo das ERP aufhört. Wenn dazu noch die KI ins Spiel kommt und die Einkaufslösung mit KI-Funktionen punkten kann, steht ein ERP so einer Lösung zumindest in den Bereichen Einkauf und Beschaffung in vielen Punkten nach.
Sollten Sie mehr Visibilität und Kontrolle auf der Agenda für Ihren Einkauf stehen haben, ist es auf jeden Fall sinnvoll, sich für eine Kombination aus beidem zu entscheiden.
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- Welche funktionalen Unterschiede gibt es zwischen ERP und einer E-Procurement-Lösung?
- Welche strategischen Vorteile bietet eine E-Procurement-Lösung?
- Innovation mit KI – Wie sieht die Zukunft im Einkauf aus?
- ERP oder E-Procurement-Lösung – was wird zuerst implementiert?
- Sollte eine E-Procurement-Lösung parallel zu anderen IT-Projekten implementiert werden?
- Wie sieht eine Bestellung in einem ERP aus, wie in einer E-Procurement-Lösung mit KI?
