E-Rechnungspflicht in Deutschland: E-Rechnungen in der E-Procurement Lösung Coupa
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Ab dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen im B2B-Sektor verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei, die der europäischen Norm EN16931 entspricht. Bereits im Mai 2024 haben wir auf unserem Blog darüber informiert.
E-Rechnungen: Pflicht für B2B Unternehmen und Abbildung in den ERP-Systemen von Microsoft
E-Rechnungen in der E-Procurement Lösung Coupa
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie die E-Procurement Lösung Coupa mit dem Thema E-Rechnungen umgeht und welche Vorteile sich für Sie daraus ergeben.
Coupa Invoicing: So werden E-Rechnungen mit der Business Spend Management Lösung von Coupa verarbeitet
Coupa Invoicing ist ein zentraler Bestandteil der Coupa Business Spend Management-Plattform. In diesem Bereich sind genau die Funktionen gebündelt, mit denen Unternehmen ihren gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung effizient und digital abwickeln. Damit soll der
- Rechnungsworkflow automatisiert,
- die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht,
- Fehler reduziert und
- die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet werden.
Und bei letzterem Punkt sind wir schließlich beim Thema E-Rechnungen angelangt. Die Verarbeitung von E-Rechnungen wird durch Coupa Invoicing in folgenden Punkten unterstützt:
Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen
Unternehmen können E-Rechnungen automatisiert empfangen und verarbeiten. Lieferanten können Rechnungen in elektronischer Form entweder über das Coupa Supplier Portal (CSP), die integrierte SAN Funktion (Supplier Actionable Notification) oder vollintegriert per cXML einreichen. Die gesetzlichen Vorgaben für die Einreichung sowie die spezifischen Formate unterscheiden sich von Land zu Land. Coupa Invoicing stellt hier sicher, dass je nach Land unterschiedliche Vorgaben erfüllt werden, indem verschiedene Formate unterstützt werden, wie z. B. ZUGFeRD oder auch PEPPOL.
Automatisierte Prüfung
In Coupa Invoicing ist ein 3-Wege-Abgleich integriert. Durch diesen wird sichergestellt, dass eingehende E-Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen oder Wareneingängen übereinstimmen. Darüber hinaus können Rechnungen anhand von regelbasierten Validierungen automatisch überprüft werden, beispielsweise, ob diese den Richtlinien des Unternehmens, aber auch den gesetzlichen Regelungen entsprechen. Schlussendlich werden nur korrekte bzw. vollständige Rechnungen zur Zahlung freigegeben.
Compliance as a Service (CaaS)
Mit "Compliance as a Service" (CaaS) bietet Coupa Unternehmen eine weitere hilfreiche Funktion für die Verarbeitung von E-Rechnungen, die dabei hilft, die strengen gesetzlichen Regeln für elektronische Rechnungen einzuhalten. Durch CaaS wird dafür gesorgt, dass alle elektronischen Rechnungen in einem Format gespeichert werden, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht – auch in dem Falle, dass sich die Regelungen einmal ändern. Darüber hinaus werden die Rechnungen so archiviert, dass sie über viele Jahre hinweg lesbar und zugänglich bleiben, so wie es das jeweils geltende Gesetz vorschreibt. Im Rahmen von CaaS erstellt Coupa sogar ein Rechnungsdokument, sodass der Lieferant nicht mal mehr eine eigene Rechnung mitschicken muss.
Außerdem stellt Coupa sicher, dass die E-Rechnungen authentisch sind. Das bedeutet, sie stammen wirklich vom angegebenen Absender und ihre Inhalte wurden nach dem Erstellen nicht verändert. So gewährleistet Coupa die Integrität aller Rechnungen. Unternehmen können sich also darauf verlassen, dass ihre elektronischen Rechnungen sicher, unverändert und gesetzeskonform sind.
Nachverfolgung
Im Zusammenhang mit E-Rechnungen ist es von besonderer Bedeutung, dass jederzeit genau nachverfolgt werden kann, was mit der Rechnung passiert ist, und zwar von der Einreichung bis zur Bezahlung. Coupa Invoicing bietet mit Audit-Trail eine Funktion, die diese Nachverfolgung automatisch für jede E-Rechnung übernimmt. Jede einzelne Aktion mit der Rechnung wird dabei genauestens dokumentiert:
- Wann wurde die Rechnung eingereicht?
- Wer hat die Rechnung überprüft?
- Wann wurde die Rechnung genehmigt?
- Wann ist die Zahlung erfolgt?
Diese Informationen werden gespeichert und können jederzeit eingesehen werden. Denn viele Gesetze verlangen, dass Unternehmen jederzeit nachweisen können, dass sie ihre E-Rechnungen korrekt und ordnungsgemäß verarbeitet haben. Mit einem vollständigen Audit-Trail kann das Unternehmen genau zeigen, dass alle Schritte im Umgang mit der Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entsprochen haben.
Das spricht für die Verarbeitung von E-Rechnungen in einer E-Procurement Lösung wie Coupa
Wie Sie anhand unserer Blogbeiträge zum Thema E-Rechnungen erkennen, gibt es verschiedene Lösungen, die für die Verarbeitung von E-Rechnungen in Frage kommen:
E-Rechnungspflicht in Deutschland: E-Rechnungen in Dynamics 365 Finance
E-Rechnungspflicht in Deutschland: E-Rechnungen in Dynamics 365 Business Central
Bei der Auswahl des für Sie geeigneten Tools sollten Sie auf einige Funktionen achten, die auf jeden Fall abgedeckt werden müssen. Zu diesen Must-Haves gehören
1. Die Abdeckung von Länderspezifika
In den unterschiedlichen Ländern gelten aktuell unterschiedliche Richtlinien für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Vor allem, wenn Ihr Unternehmen international aufgestellt ist, ist es für Sie von Vorteil die Lösung eines Herstellers zu wählen, der ebenso international unterwegs ist. Er kennt die jeweiligen Richtlinien und verfolgt auch deren Entwicklung. So können Sie sicher sein, dass Änderungen in den jeweiligen Ländern oder Richtlinien auch zeitnah in die Lösung integriert werden.
2. Das Empfangen vom Portal
Nutzen Sie, wie viele andere Unternehmen aktuell ein Portal, über das Ihre Lieferanten ihre Rechnungen einreichen können? Dann sollten Sie auf Ihrer Suche nach einer Lösung zur Verarbeitung von E-Rechnungen darauf achten, dass diese Rechnungen direkt aus solchen Portalen empfangen kann. Lösungen wie Coupa beispielsweise sind dann nahtlos mit diesem Portal verbunden, sodass eingehende Rechnungen automatisch in Ihren internen Verarbeitungsprozess eingespeist werden können. Das sorgt dafür, dass Ihr manueller Aufwand reduziert und Ihre Rechnungsverarbeitung beschleunigt wird.
3. Die Anbindung von ERP-Systemen
Deckt Ihr ERP-System die Verarbeitung von E-Rechnungen aktuell nicht oder noch nicht ausreichend ab? Dann sind Sie gezwungen, eine andere Lösung zu finden. Beachten Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung jedoch unbedingt, dass diese – wie im Falle von Coupa – an Ihr ERP-System angebunden werden kann. Denn dort muss am Ende gebucht werden und nur dann kann der Prozess sauber bis zum Ende durchgeführt werden.
4. Die Abdeckung von Genehmigungsprozessen
E-Rechnungen gesetzeskonform zu empfangen und die korrekten Felder und Informationen vorliegen zu haben ist sicherlich ein bedeutender Schritt. Bevor Ihre eingehenden Rechnungen jedoch bezahlt werden, müssen sie von unterschiedlichen Personen in Ihrem Unternehmen freigegeben werden. Bei der Auswahl Ihrer Lösung zur Verarbeitung von E-Rechnungen ist es also sehr vorteilhaft, wenn diese auch in der Lage ist, Rechnungen automatisch an die richtigen Personen zur Genehmigung weiterzuleiten. So stellen Sie in nur einer Lösung zusätzlich sicher, dass keine Zahlungen ohne Freigaben erfolgen.
Fazit
Mit Coupa als E-Procurement Lösung sind Unternehmen hinsichtlich der ab Januar 2025 geltenden Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gut aufgestellt. Vor allem der Bereich Coupa Invoicing mit den zugehörigen Funktionen ist maßgeblich dafür ausgelegt, E-Rechnungen effizient und gesetzeskonform zu verarbeiten und Unternehmen werden bei ihrem Übergang von Papier- zu elektronischen Rechnungen aktiv unterstützt. So kann der gesamte Rechnungsprozess künftig automatisiert und optimiert ablaufen.
Die Verarbeitung von E-Rechnungen mit einer E-Procurement Lösung wie Coupa bietet darüber hinaus einige wichtige Vorteile. Dazu zählen neben der Abdeckung von Genehmigungsprozessen und Länderspezifika auch die Anbindung an ERP-Systeme oder Lieferantenportale. Dadurch können E-Rechnungen nicht nur optimal verarbeitet, sondern auch im Zusammenhang stehende Prozesse vereinfacht werden.
Wenn Sie weitere Informationen darüber benötigen, wie E-Rechnungen in E-Procurement Lösungen wie Coupa verarbeitet werden, kontaktieren Sie gerne unsere E-Procurement Experten.
60 Sekunden Zusammenfassung
Ab dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Coupa bietet mit seiner E-Procurement Lösung eine effiziente Möglichkeit zur Verarbeitung dieser E-Rechnungen. Insbesondere Coupa Invoicing, ein zentraler Bestandteil der Coupa Business Spend Management-Plattform, automatisiert den gesamten Rechnungsprozess, erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit, minimiert Fehler und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Unternehmen können Rechnungen digital empfangen, prüfen und archivieren. Coupa unterstützt unterschiedliche länderspezifische Formate, wie ZUGFeRD oder PEPPOL, und bietet durch Compliance as a Service die Möglichkeit, E-Rechnungen rechtssicher zu speichern. Die Nachverfolgung jeder Rechnung wird durch einen vollständigen Audit-Trail gewährleistet, was die Transparenz und Rechtssicherheit erhöht. Coupa bietet auch eine einfache Integration in ERP-Systeme und Lieferantenportale, um den Prozess zu optimieren.
