22. August 2024

E-Rechnungspflicht in Deutschland: E-Rechnungen in Dynamics 365 Business Central

Marco Niecke, Patrick Vogt

Ihr ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central

E-Rechnungen empfangen in Business Central

Ab dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen im B2B-Sektor verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei, die der europäischen Norm EN16931 entspricht. Bereits im Mai 2024 haben wir auf unserem Blog darüber informiert.

E-Rechnungen: Pflicht für B2B Unternehmen und Abbildung in den ERP-Systemen von Microsoft

Im zweiten Teil dieser Serie geben wir nun eine Empfehlung für alle, die das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzen und präsentieren eine Möglichkeit.

Abbildung von E-Rechnungen in Dynamics 365 Business Central im Standard

Aktuell ist das Thema Empfang von E-Rechnungen im Standard von Business Central nur rudimentär enthalten. Dies wird sich mit der Wave 2 / 2024 ändern. Hier hat Microsoft angekündigt, eine vollumfängliche Lösung für den Empfang von E-Rechnungen zu liefern – im Standard.

Klassischerweise werden die Waves für Business Central im Oktober angekündigt und alle Neuheiten werden dann in den folgenden Monaten ausgerollt. Auch auf unserem Blog beschreiben wir Neuheiten aus BC-Waves regelmäßig.

Da eine Preview der Wave 2 / 2024 noch nicht vorliegt, ist derzeit noch unbekannt wie der Empfang von E-Rechnungen genau umgesetzt wird.

Wo sind die neuen Funktionen zu finden?
Welche User-Typen haben Zugriff auf die neuen Funktionen?
Wie wird der Empfang und das Mapping funktionieren?
Werden alle E-Rechnungsformate im Standard unterstützt?
Wie wird die Funktion eingerichtet und bedarf dies der Hilfe eines ERP-Partners?
Oder geht es bequem in Eigenregie?

Noch kennen wir – und mit uns vermutlich auch die meisten anderen Microsoft Partner – keine Details der Wave 2 / 2024. Wir wissen nur, dass es mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit ab November eine solide Lösung im Standard von Business Central geben wird, mit der Sie gesetzeskonform E-Rechnungen empfangen können.

Unbefriedigend?

Dachten wir auch und haben uns am Markt umgeschaut. Denn aktuell gibt es bereits viele gute Lösungen von Drittanbietern, Add-Ons, Add-Ins und andere Wege, über die Sie den Empfang von E-Rechnungen in Business Central gesetzeskonform einrichten können – und das schon heute. Eine aus unserer Sicht gute Lösung ist das Add-On „Document Capture“ unseres Partners Continia das wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Abbildung von E-Rechnungen in Dynamics 365 Business Central mit einem Partner Add-On

Document Capture von Continia ist eigentlich ein Add-On zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Es ermöglicht die automatische Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen (und anderen Geschäftsdokumenten) direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Formate XRechnung, ZUGFeRD, UBL, EHF, PEPPOL BIS 3, Oioubl, OioXML, SVEFaktura, EBInterface, Finvoice und UTS sind hier im Standard enthalten. Weitere Formate lassen sich durch eine einfache Konfiguration hinzufügen. E-Rechnungen lassen sich mit diesem Add-On in Dynamics 365 Business Central also vollumfänglich abbilden.

Über das Add-On haben Sie ferner die Möglichkeit, Teil des Peppol-Netzwerkes zu werden. Das heißt wenn Sie über das Netzwerk E-Rechnungen empfangen, wird dem Absender der Rechnungsempfang (sowie alle weiteren Schritte wie zur Rechnungsprüfung, Genehmigung, und Bezahlung) direkt elektronisch bestätigt.

Damit haben Sie zum 1.1.2025 alle relevanten Bedingungen erfüllt, vermutlich sogar übererfüllt, und starten gesetzeskonform ins neue Jahr.

Fazit

Warten bis zur microsofteigenen Standard-Lösung für E-Rechnungen – bis voraussichtlich Oktober / November und der Wave 2 / 2024 – oder eine Erweiterung von Business Central mit einem spezifischen Add-On: Das sind zwei Möglichkeiten, die Nutzer von Business Central aktuell haben.

Auf die Wave 2 / 2024 und die Lösung im BC-Standard sollten tatsächlich nur diejenigen warten, die sich selbst gut mit Ihrem Business Central ERP-System auskennen und sehr sicher sind, die neuen Funktionen und den Empfang von E-Rechnungen notfalls auch eigenständig einrichten zu können. Denn angenommen, die relevanten Funktionen der Wave kommen erst spät im November 2024, so können wir nicht garantieren, diese für all unsere Kunden zum 1.1.2025 vollständig einzurichten. Dann gilt first come first serve. Natürlich werden wir Sie auf unserem Blog informieren, sobald wir näheres zur Wave 2 / 2024 und den neuen Funktionen wissen.

Damit dies nicht passiert, oder es zum Jahresende nicht unnötig hektisch wird, empfehlen wir all unseren Kunden, die zum 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können müssen, sich vor der Wave 2 / 2024 nach einer Lösung umzuschauen – auch wenn diese dann nur als „Übergangslösung“ geplant und irgendwann vom BC-Standard ersetzt wird. Eine Möglichkeit über Document Capture von Continia haben wir Ihnen hier bereits vorgestellt. Weitere Möglichkeiten – wie zum Beispiel das Empfangen von E-Rechnungen per DMS wie ELO und DocuWare und der Übertragung der Daten ins ERP – prüfen wir gerade. Schauen Sie also von Zeit zu Zeit immer wieder auf unseren Blog oder abonnieren Sie diesen. Weitere Teile zur E-Rechnung werden folgen.

Und für alle, die mehr über die bereits existente Lösung mit Document Capture wissen möchten, nutzen Sie gerne das unten stehende Kontaktformular und treten Sie mit uns in Verbindung.

60 Sekunden Zusammenfassung

Ab dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Microsoft Dynamics 365 Business Central wird voraussichtlich ab November 2024 eine Standardlösung für den Empfang von E-Rechnungen bieten. Da die genauen Details dieser Lösung jedoch noch unklar sind und die Implementierung möglicherweise spät erfolgt, empfehlen wir aktuell, alternative Lösungen zu prüfen. Eine bewährte Option ist das Add-On Document Capture von Continia, das bereits zahlreiche E-Rechnungsformate unterstützt und eine gesetzeskonforme Abwicklung ermöglicht. Für Unternehmen, die rechtzeitig vorbereitet sein möchten, kann dieses Add-On eine effektive Übergangslösung darstellen, bis die Standardlösung von Microsoft verfügbar ist.