Schnittstelle von Dynamics 365 Business Central zu Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Field Service
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Nahtlose Verbindung von ERP, CRM und Kundenservice
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine umfangreiche ERP-Lösung für Start-Ups sowie für kleinere und mittelständische Unternehmen. So beinhaltet Business Central neben ERP-Funktionalitäten auch ein CRM- und ein Service-Modul. Wir haben auf unserem Blog schon einmal über das CRM-Modul in Business Central berichtet und mit den CRM-Funktionalitäten von Dynamics 365 Sales verglichen.
Doch nicht immer genügen unseren Kundinnen und Kunden die CRM- und Service-Funktionen im ERP. Deshalb gibt es von Microsoft selbst eine Schnittstelle, mit der Sie Business Central mit Microsoft Dynamics 365 Sales und Microsoft Dynamics 365 Field Service nahtlos verbinden.
In diesem Blogbeitrag beschäftigen wir uns etwas näher mit dieser Schnittstelle und zeigen Ihnen
In einem zweiten Teil gehen wir dann noch allgemein auf die Vorteile ein, die eine Verbindung der genannten Systeme mit sich bringt – und wir haben ein paar konkrete Use Cases unserer Kunden mitgebracht. Hier lesen Sie, wie die nahtlose Verbindung von Sales, Field Service und Business Central den Arbeitsalltag erleichtern kann.
Ein ERP blickt nach innen, ein CRM nach außen
Bevor wir uns der Schnittstelle zuwenden, noch ein paar einleitende Gedanken über ERP und CRM. Denn beide Systeme verfolgen unterschiedliche Ziele.
Während ein ERP-System die internen Abläufe eines Unternehmens steuert – z. B. in den Bereichen Finanzen, Einkauf, Lager und Produktion – konzentriert sich ein CRM-System auf die Beziehung zum Kunden. Es unterstützt Vertrieb, Marketing und Kundenservice, um Interessenten zu gewinnen, Kundenbeziehungen zu pflegen und diese langfristig auszubauen.
Kurz gesagt:
- Ein ERP-System steuert das eigene Business und blickt nach innen – auf Zahlen, Prozesse und Ressourcen.
- Ein CRM-System stellt Kunden in den Mittelpunkt und blickt nach außen – auf Verkauf, Marketing und Service.
Dabei greifen beide Systeme oft ineinander: Etwa, wenn ein Angebot im CRM erstellt wird und der Auftrag später im ERP abgewickelt werden muss. Die Schnittstelle hilft somit den Blick nach außen und innen zu vereinen und den Gesamtüberblick – der gerne auch als 360 Grad-Ansicht bezeichnet wird – zu bekommen.
Technischer Background: So funktioniert die Schnittstelle für Business Central mit Sales und Field Service
Die Integration von Business Central und Dynamics 365 Sales basiert auf dem Microsoft Dataverse – der zentralen Datenplattform innerhalb der Power Platform. Sie ermöglicht es, strukturierte Daten sicher, skalierbar und systemübergreifend zu speichern.
Dataverse ist so zusagen die Datenbank von Dynamics 365 Salesund Dynamics 365 Field Service.
Bei der Schnittstelle Sales / Field Service zu Business Central handelt es sich also genau genommen um eine Verbindung von Business Central mit dem Microsoft Dataverse, da Business Central selbst nicht aufs Dataverse sondern auf eine andere Datenbank zurückgreift.
So wird die Schnittstelle zwischen BC und Sales / Field Service eingerichtet und konfiguriert
Für die Verbindung der Systeme gibt es in Business Central einen Standard-Konnektor. Dieser ermöglicht es, ausgewählte Daten aus Business Central im Dataverse bereitzustellen und damit ins CRM zu spielen – oder CRM-Daten, die ja im Dataverse vorliegen, in Business Central zu integrieren. Um CRM-Daten ins ERP zu bekommen – oder ERP-Daten ins CRM – müssen die Daten jedenfalls nicht doppelt gepflegt werden.
Für die erste Einrichtung gibt es in Business Central einen Installations-Wizard. Dabei handelt es sich um eine Schritt-für-Schritt Anleitung, über welche die Verbindung von BC ins Dataverse gelingt. Diese Vorgehensweise ist sehr intuitiv und mit den entsprechenden Berechtigungen und etwas technischem Grundverständnis schnell zu bewerkstelligen. Am Ende der Einrichtung kann Business Central auf Dataverse-Tabellen zugreifen und eigene Daten ebenfalls hierher synchronisieren.
Nach der Verbindung erfolgt ein initialer Daten-Synch. Hier haben Unternehmen sehr viele Freiheiten und können alles individuell festlegen. Insgesamt stehen ca. 30 der wichtigsten vorhandenen Entitäten und Tabellen im Standard der Schnittstelle zur Verfügung. Bei diesen ist das Mapping der Felder schon fertig eigerichtet. Sollten noch Entitäten fehlen – was bei eigenen Systemanpassungen im ERP und / oder CRM ja durchaus vorkommen kann – lassen sich Mappings weiterer Felder oder Entitäten jederzeit individuell einrichten. Hierfür sind allerdings Programmierkenntnisse erforderlich.
Für die wichtigsten Stammdaten jedenfalls, die typischerweise zwischen Dynamics 365 Sales und Business Central synchronisiert werden, wie zum Beispiel
- Kunden / Accounts / Kontakte / Debitoren
- Artikel / Produkte
- Angebote
- Verkaufschancen
- Verkaufsaufträge
- Preise / Rabatte
- Aktivitäten / Interaktionen
bietet der Standard der Schnittstelle komplett fertige Mappings.
Hinweis: Sicher ist Ihnen bekannt, dass manche Entitäten in Sales bzw. Field Service andere Bezeichnungen haben als dieselben Entitäten in Business Central. Beispielsweise
- Customer / Debitor in Business Central – Account / Firma (Kontakt) in Sales
- Vendor / Kreditor in Business Central – Account / Firma (Lieferant) in Sales
Beim Mapping über den Konnektor wird dies vollständig berücksichtigt. Vorsicht ist hier nur geboten, wenn Sie eigene Mappings erstellen, oder vorhandene Mappings individuell anpassen.
So arbeitet die bidirektionale Schnittstelle
Wie bereits geschrieben muss die erste Synchronisation manuell initiiert werden. Hierbei werden auch die Entitäten und Tabellen gewählt, die beim ersten Synch übertragen werden.
Nach diesem initialen Synch übernimmt die Schnittstelle diese Aufgabe eigenständig. Dabei sind Unternehmen in der Art und Weise der Synchronisation sehr flexibel und können entscheiden, in welchen Intervallen dieser bidirektionale Synch erfolgt.
Ob:
- täglich zu einer bestimmten Uhrzeit
- alle 10 Stunden – oder falls gewünscht auch alle 10 Minuten
- oder nur nach manuellem Auftrag
Achtung: Man sollte nur die Performance und die Dauer eines möglichen Synch berücksichtigen, denn je nach anfallenden Daten ist nicht jedes Intervall geeignet. In der Regel ist ein Synch pro Tag ausreichend.
In Ausnahmefällen kann auch ein zusätzlicher manueller Synch sinnvoll sein – z. B. dann, wenn man gerade eine Reihe neuer Artikel in Business Central importiert hat und auf diese gerne ohne Wartezeit in Sales zugreifen möchte. Dieser kann dann jederzeit und auch außerplanmäßig angestoßen werden.
Und selbst Echtzeit ist möglich, wenn man den „Umweg“ über virtuelle, im Dataverse angelegte Tabellen geht. Dann hat man die Infos zwar nicht auf nativen Tabellen im gerade genutzten System – und die Abfragen könnten ggfs. etwas länger dauern – aber auf diesem Weg ist auch eine Echtzeitansicht von System A auf Daten im System B möglich.
Welche Vorteile hat die nahtlose Verbindung von CRM mit ERP und Service – Use Cases aus der Praxis
Die nahtlose Verbindung von Business Central, Sales und Field Service steigert nicht nur die Effizienz, sondern schafft durchgängige Prozesse: von der ersten Kundenanfrage über die Auftragsbestätigung bis hin zum ersten Serviceeinsatz.
Den technischen Background und wie die Schnittstelle arbeitet, implementiert und konfiguriert wird, haben wir Ihnen gerade gezeigt. Doch welche Vorteile bringt es einem Unternehmen, CRM, ERP und Kundenservice auf diese Weise zu verbinden?
Im Folgenden nennen wir Ihnen die Vorteile dieser nahtlosen Integration und zeigen Ihnen vier ganz konkrete Use Cases unserer Kundinnen und Kunden. Anhand dieser Praxisbeispiele erkennen Sie den konkreten Vorteil der Schnittstelle sicherlich am besten.
Vorteile der nahtlosen Integration von ERP, CRM und Kundenservice
Eine durchgängige Verbindung von Sales, Business Central und Field Service bringt nicht nur technische Effizienz – sie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:
1. Keine Systembrüche – weniger Aufwand, weniger Fehlerquellen
Daten müssen nicht mehr manuell von einem System ins andere übertragen werden. Informationen zu Kunden, Produkten, Preisen oder Servicefällen fließen automatisch – vom ersten Kontakt im CRM bis zur Abrechnung im ERP. Das bedeutet: keine doppelte Datenpflege, weniger Fehlerquellen und ein deutlich reduzierter Aufwand im Tagesgeschäft.
2. Schnellere Abläufe, bessere Reaktionszeiten
Alle relevanten Informationen stehen zur richtigen Zeit im richtigen System bereit. Das spart nicht nur Zeit, sondern beschleunigt auch Reaktionszeiten gegenüber den Kunden, Lieferanten und Partnern.
3. Zufriedenere Kunden durch verlässliche Kommunikation
Alle Abteilungen greifen auf denselben Datenstand zu. Jeder Mitarbeitende sieht auf einen Blick, welche Produkte ein Kunde gekauft hat, wann ein Servicefall ansteht oder wie der aktuelle Auftragsstatus ist. Das schafft Verlässlichkeit und Vertrauen in der Kommunikation – und sorgt für ein konsistentes Kundenerlebnis über alle Touchpoints hinweg.
4. Weniger Lizenzkosten
Nicht alle Mitarbeitenden eines Unternehmens haben alle Systeme lizensiert – sondern nur die Systeme, mit denen sie aktiv und primär arbeiten. Da nun der Datenaustausch dank zuverlässiger Schnittstelle reibungslos funktioniert, werden Lizenzen in andere Systeme, zwecks Datenabfragen oder geringfügiger Datenbearbeitung auch nicht benötigt.
5. Erhöhte Transparenz schafft Optimierungspotential
Die komplette Kundenreise – vom Lead über den Vertrag bis zum ersten gelösten Serviceeinsatz – wird systemübergreifend sichtbar. So können Unternehmen nicht nur ihre internen Abläufe besser steuern, sondern auch gezielt analysieren, an welchen Stellen es Optimierungspotenzial gibt.
6. Hohes systemübergreifendes Automatisierungspotenzial
Viele Prozesse, die früher händisch angestoßen werden mussten, können nun automatisiert werden: So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben – und weniger für administrative Tätigkeiten.
Vorteile der nahtlosen Integration von CRM, ERP und Service anhand von Use-Cases: Vier Beispiele
Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein paar Beispiele aus der Praxis, bei denen CRM, ERP und Kundenservice Hand in Hand arbeiten. Keine Systembrüche, keine manuellen Fehler und deutlich schnellere Abläufe sind von allen die Folge. Aber lesen und beurteilen Sie die vier Beispiele selbst.
1. Verlässliche Auftragsbestätigung aus dem Vertriebsprozess heraus
Verkaufschancen werden im CRM gepflegt. Vom ersten Kontakt über die Angebotsphase bis hin zum Abschluss bleibt somit Dynamics 365 Sales das führende System. Doch sobald aus dem Angebot ein Auftrag wird, übernimmt Dynamics 365 Business Central.
Dank Schnittstelle fließen alle im Vertriebsprozess gesammelten Informationen – etwa Kundenwünsche, Mengen oder spezielle Konditionen – automatisch ins ERP. Dort wird die Auftragsbestätigung generiert. Und nur hier kann sie auch wirklich fundiert erstellt werden. Denn nur das ERP kennt die entscheidenden Fakten:
- Welche der bestellten Artikel sind auf Lager?
- Was muss noch eingekauft werden?
- Welche Produkte müssen ggf. produziert werden?
Auf Basis dieser Informationen berechnet Business Central präzise Liefertermine und führt alle relevanten Positionen in der Auftragsbestätigung auf. Dynamics 365 Sales allein könnte diese Verbindlichkeit nicht bieten – weil es keinen Zugriff auf die Daten vom Lager, Einkauf oder von der Fertigung hat.
2. Serviceeinsätze direkt aus dem ERP steuern
Meldet ein Kunde ein Problem mit einer gelieferten Ware, wird der Fall im in Dynamics 365 Field Service erfasst – inklusive Beschreibung des Fehlers und der Kundenhistorie. Dank der Schnittstelle wird daraus automatisch ein Serviceauftrag im ERP erzeugt. Alle relevanten Daten aus CRM und Field Service fließen jetzt in Business Central ein.
Business Central ist jetzt das führende System und prüft, ob ein Wartungsvertrag vorliegt, ob Ersatzteile auf Lager sind und wann ein Techniker verfügbar ist. Anschließend wird der Einsatz zurück an Dynamics 365 Field Service gegeben. Hier wird der Einsatz geplant und einem Servicetechniker zugewiesen.
Der Techniker erhält dann seine Auftragsdetails, kann den Einsatz mobil dokumentieren, benötigte Materialien verbuchen und seine Zeiten zurückmelden. Business Central verarbeitet diese Daten weiter – z. B. für die Rechnungsstellung, Nachkalkulation oder Anlagenhistorie.
3. Vertriebsprognosen mit realen Verfügbarkeiten abgleichen
Der Vertrieb nutzt CRM-Dashboards, um aktuelle Verkaufschancen zu analysieren und Prognosen zu erstellen. Doch wie realistisch sind diese aus Sicht der Lieferfähigkeit?
Über die Schnittstelle zu Business Central lassen sich tatsächliche Lagerbestände, Bestellungen und Produktionspläne direkt in die Vertriebsansicht einbinden. So sieht der Vertrieb nicht nur, was verkauft werden könnte – sondern auch, was aktuell lieferbar ist und somit verkauft werden kann.
Zudem können ERP-Daten wie Deckungsbeiträge oder historische Umsatzverläufe direkt ins CRM gespiegelt werden, um eine bessere Priorisierung von Leads und Opportunities zu ermöglichen.
Somit gewinnen Analysen in Sales, durch Daten aus Business Central, deutlich an Tiefe – und Vertriebsprognosen werden präziser, weil sie sich näher an der Realität orientieren.
4. Vom Vertriebsprozess direkt ins Projekt
Auch Dienstleister und projektzentrierte Unternehmen profitieren stark von dieser Verbindung. So werden im Rahmen der Akquise Informationen wie Anforderungen, Konditionen und grobe Zeitpläne etc. noch in Sales erfasst. Wird dann aus der Verkaufschance ein Kunde, wandern alle relevanten Informationen automatisch ins Projektmodul in Business Central.
Basierend auf den CRM-Daten werden Daten wie zum Beispiel, Meilensteine, Zeitpläne, Kostenrahmen und Abrechnungsmodelle (z. B. Festpreis, Erfolgsbasiert, Abrechnung nach Meilenstein etc.) direkt übernommen.
Projektleiter zusammen mit der Buchhaltung können somit deutlich schneller mit dem Projekt starten und mit ihrer eigentlichen Arbeit (Ressourcen planen, Zeiten und Ausgaben erfassen, Projektfortschritt verfolgen, … ) beginnen.
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Fazit: Ein System ist gut – verbundene Systeme sind besser
Die Integration von Dynamics 365 Business Central mit Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Field Service schafft einen echten Mehrwert. Unternehmen profitieren von durchgängigen Prozessen, verlässlicher Datenbasis und effizienteren Arbeitsabläufen. Was früher durch Medienbrüche, manuelle Übertragungen und doppelte Datenpflege gebremst wurde, läuft dank Schnittstelle automatisiert, schneller und transparenter.
Gerade in Zeiten zunehmender Komplexität und steigender Kundenerwartungen ist eine nahtlose Verbindung von ERP, CRM und Kundenservice kein reines Nice-to-have – sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Denn nur, wenn alle Abteilungen mit denselben Informationen arbeiten, entsteht ein echtes Gesamtbild – und aus dem Blick nach innen und dem Blick nach außen wird eine 360-Grad Gesamtübersicht.
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