Verknüpfung von Business Central ERP mit dem DMS von Shareflex
mit dem Business Central Connector for Shareflex
Der Business Central Connector for Shareflex ist ein Add-On für das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Mit dem Dynamics 365 Connector for Shareflex gibt es diese Schnittstelle auch noch für die ERP-Systeme Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations sowie für Microsoft Dynamics 365 Finance und Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management.
Kann man den SharePoint zu einem vollwertigen DMS ausbauen?
SharePoint von Microsoft erfreut sich als cloud-basierte Plattform für digitale Teamarbeit in Unternehmen großer Beliebtheit. Teams nutzen SharePoint, um Dateien und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, zu kommentieren, anzupassen und weiterzuentwickeln. Es dient der Verwaltung von Projekten und der Koordination von Aufgaben. Zudem können sämtliche Unternehmensdokumente wie Rechnungen, Belege und Verträge dort abgelegt werden.
Die Idee, Microsoft SharePoint zu einem vollwertigen Dokumentenmanagementsystem (DMS) auszubauen, liegt daher doch eigentlich nahe.
Allerdings erfüllt die reine Verwendung von SharePoint als File-System nicht die Anforderungen an eine rechtskonforme Ablage. Die dort gespeicherten Dokumente sind weder revisionssicher noch erfüllen sie die zentralen Grundsätze einer guten und nachhaltigen Archivierung.
Die Lösung
Hier erweitert unser Partner Portal Systems mit "Shareflex" die Funktionalität von SharePoint erheblich und beitet damit eine passende Lösung. Shareflex ist ein Add-On für SharePoint, das die Microsoft Plattform in eine umfassende Lösung für Geschäftsanwendungen verwandelt, einschließlich eines vollwertigen Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Ein Schlüsselelement dieser Enterprise Content Management (ECM) Lösung ist die Fähigkeit, Ein- und Ausgangsdokumente in SharePoint rechtskonform zu archivieren. Dies umfasst eine strukturierte Organisation der Dokumente, Verschlagwortung, Berechtigungsverwaltung, Fristenmanagement und die Integration aller relevanten Metainformationen.
Mit dem Upgrade von Microsoft SharePoint durch Shareflex zu einem vollständigen DMS erleichtert der Business Central Connector for Shareflex nun die Automatisierung aller Dokumentenmanagementprozesse. Dies beinhaltet insbesondere die automatische Archivierung und die umfassende automatische Verschlagwortung aller Ein- und Ausgangsbelege.
Sie bleiben im Ökosystem von Microsoft
Das Zusammenspiel von "SharePoint / Shareflex - Connector – Business Central ERP" bietet über die bereits genannten Vorteile hinaus einen weiteren bedeutenden Nutzen: die Möglichkeit, vollständig im Ökosystem von Microsoft zu bleiben.
ERP-Systeme sind in der Regel keine Dokumentenmanagementsysteme und umgekehrt können Dokumentenmanagementsysteme, selbst mit erweiterten Funktionen wie ECM, keine ERP-Systeme ersetzen. Die Integration dieser essenziellen digitalen Werkzeuge führte bislang oft zu einer Mischung aus Produkten verschiedener Hersteller.
Mit der Einführung von Shareflex und dem Connector for Shareflex ändert sich dies jedoch. Diese Lösungen bieten sowohl DMS als auch ERP Funktionalitäten unter dem Dach von Microsoft, wodurch Nutzer von dem hohen Qualitätsstandard profitieren, für den Microsoft bekannt ist.
So profitieren Sie von Shareflex und dem Business Central Connector for Shareflex
- Keine neue Software & kein neues System erforderlich
- Eine etablierte Lösung wird mit Shareflex zum DMS aufgerüstet
- Optimale Ablage und Verschlagwortung im neuen SharePoint-DMS
- Sie erfüllen alle Kriterien für gute Archivierung
- Alle Dokumente sind revisionssicher und damit rechtskonform archiviert
- Alle rechtlichen Vorschriften (GoBD, § 147 AO, § 257 HGB etc.) eingehalten
- Automatisierung von Archivierung, Verschlagwortung, Workflows etc.
- Bei Ausgangsbelegen, die in Ihrem ERP entstanden sind
- Dokumente werden im Dynamics ERP-Client gezeigt & mit dem DMS verknüpft
- Ansicht im ERP möglich bei Belegen, die nicht im ERP entstanden sind
- No Code: Anpassungen sind ohne zu programmieren möglich
- Drittsoftware oder zusätzliche Schnittstellen sind nicht erforderlich
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FAQS
- Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations
- Microsoft Dynamics 365 Finance
- Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
Unsere Lösungen und Add-Ons werden kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt. Den Business Central Connector for Shareflex gibt es aktuell in den Sprachen Deutsch und Englisch. Bei Wunsch nach einer anderen Sprache nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf.
Der Business Central Connector for Shareflex ist ein Add-On für Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Darüber hinaus bieten wir mit dem Dynamics 365 Connector for Shareflex diese Schnittstelle noch für folgende Dynamics Produkte an:
Mehr zum Dynamics 365 Connector for Shareflex finden Sie hier: Zum Dynamics 365 Connector for Shareflex
Kein langes Suchen, alle Daten liegen zentral an einem Ort, das Archiv ist revisionssicher, rechtskonform und platzsparend, jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin weiß wo die Dokumente liegen und alle können auch aus dem Homeoffice auf alle relevanten Dokumente zugreifen: Dies sind die Vorteile, die Ihnen eine Dokumentenmanagement-Systeme im allgemeinen bietet.
Hinzu kommen die Vorteile der Verknüpfung zwischen DMS und ERP: Ablage, Archivierung und die Verschlagwortung erfolgen automatisiert – und damit fehlerfrei. Die Automatisierung spart Zeit, Arbeitsaufwand und Geld und führt zu einer einheitlichen Verschlagwortung. Auch manuelle Fehler werden deutlich minimiert.
Nein. Auf alle Dokumente haben Sie direkt über Ihren ERP-Client Zugriff. Ohne Ihr SharePoint / Shareflex-DMS zu öffnen, können Sie das Archiv im ERP durchforsten. Dokumente sind dabei jeweils mit dem DMS verknüpft.
Ja. Alle Dokumente können direkt im Dynamics ERP-Client dargestellt werden. Auch externe Dokumente wie Zum Beispiel Eingangsrechnungen - oder auch Bedienungsanleitungen, Qualitätszertifikate oder Konstruktionszeichnungen.
Nein. Gerne können Sie Ihren aktuellen Microsoft Dynamics Partner darüber informieren, dass Sie mit Shareflex und dem entsprechenden DMS-Connector eine gute Lösung gefunden haben und er sich mit uns in Verbindung setzen kann.
Der Business Central Connector for Shareflex basiert auf dem Business Central Connector for SharePoint. Zusätzlich zur SharePoint-Anbindung können Sie damit die von Shareflex entwickelten Ansichten und Prozesse in Ihren SharePoint mit integrieren.
Shareflex ist also ein Add-On für den SharePoint und verwandelt diesen zu einer Plattform für ganzheitliche Geschäftsanwendungen (ECM), inkl. vollwertigem, revisionssicherem DMS mit vorkonfigurierten Ablagestrukturen.
Nutzen Sie hingegen nur den Business Central Connector for SharePoint ohne Erweiterungen, müssen Sie z. B. Ablagestrukturen und Workflows noch selbst konfigurieren. Bei Shareflex bekommen Sie alles out of the box.