Vertragsmanagement in der E-Procurement Lösung von Coupa
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Teil 2: Vom Anlegen bis zur Veröffentlichung eines Vertrages
Im ersten Teil dieser kleinen Serie haben wir Ihnen die Möglichkeiten gezeigt, die Ihnen im Rahmen von Ausschreibungen zur Verfügung stehen.
Es ist dies ein sehr eleganter Weg, um zum fertig ausformulierten Vertrag zu gelangen. Doch eine Ausschreibung muss nicht zwingend am Anfang stehen ... Im zweiten Teil dieser Serie betrachten wir den Prozess ohne vorangegangene Ausschreibung. Anhand des Systems zeigen wir Ihnen, wie ein Vertrag mit der E-Procurement Lösung von Coupa erstellt werden kann.
1. Vertrag definieren
Auf der ersten Maske starten wir mit allgemeinen Informationen und bestimmen:
- Die Art des Vertrages – z. B. für Einkäufer oder für Verkäufer. Selbst Arbeitsverträge für Mitarbeiter sind mit entsprechendem Add-On für die Coupa-Lösung möglich.
- Vertragstyp – z. B. Leasing-, Produkt-, Dienstleistungs-, Miet-Vertrag etc.
- einen Vertragsnamen
- der / die Vertragspartner
- den Vertragsbeginn
- Mitarbeiter und Personen, die diesen Vertrag einsehen können. Hierfür wird bei Coupa auf die so genannten Content Groups zurückgegriffen, die Sie aber völlig flexibel einrichten können.
2. Übergeordnete Vertragsdetails festlegen
Wurden Vertragsart und Vertragstyp festgelegt, kommen eine Reihe von übergeordneten Details. Teilweise werden diese vom System erfasst, teilweise sind diese manuell zu ergänzen.
Beispiele dieser übergeordneten Details:
- Vertrags-Owner – wer ist der Besitzer des Vertrages?
- Gibt es zu diesem Vertrag einen, oder mehrere übergeordnete Verträge?
- Soll der Vertrag einer Abteilung zugeordnet werden?
- Soll der Vertrag einem Projekt hinzufügen (z. B. dem Projekt Digitalisierung 2025)?
- Müssen Aufgaben, die sich unmittelbar aus dem Vertrag ergeben, zugewiesen werden?
- Soll der Vertrag mit Anhängen (Skizzen, Bauzeichnungen etc.) ergänzt werden?
- Bezieht sich der Vertrag auf eine bestimmte Warengruppe (Dienstleistung, Produkte, Materialien etc.)?
3. Zuständigkeiten
Sind diese Details geklärt, werden Ansprechpartner und Verantwortliche genannt: Wer kümmert sich, wer hat die Entscheidungsbefugnis. Für alle Vertragsparteien werden diese Personen erfasst.
4. Zeitlicher Rahmen
- Wann beginnt der Vertrag, wann endet er?
- Gibt es bestimmte Fristen z.B. für Zahlungen, Lieferungen oder das Erreichen von Meilensteinen?
- Wird der Vertrag automatisch verlängert oder läuft er automatisch aus?
- Welche Kündigungsfristen gelten?
Auch beim zeitlichen Rahmen können Sie systemisch alle relevanten Daten erfassen. Wichtig: Viele dieser Punkte können Sie aus dem Vertrag heraus direkt mit Workflows verknüpfen. Wird ein Vertrag beispielsweise automatisch verlängert, so kann eine E-Mail (ebenfalls automatisiert) verschickt werden; oder bestimmte Zahlungsmodalitäten werden der dann gültigen Vertragslaufzeit angepasst.
5. Finanzieller Rahmen
Äußerst flexibel lässt sich auch der finanzielle Rahmen in Verträgen definieren. Hier legen Sie unter anderem folgende Punkte fest:
- Preise
- Währungen
- Zahlungsbedingungen
- Versandbedingungen
- Abschläge und Skonto
Und ergänzend beispielsweise bei Rahmenverträgen
- Was ist das Minimum, für das Bestellt werden muss und was ist das Maximum?
- Dürfen Mitarbeiter, wenn der Vertrag vollständig erfüllt, ist bei einer kommenden Bestellung mehr ausgeben als verhandelt wurde?
6. Vertragsgegenstand
Hier wird der Inhalt des Vertrages spezifiziert. Bei Dienstleistungen werden Umsetzung, Methodik, Meilensteine, Fristen, ggfs. das Projektteam etc. festgehalten, bei Produkten sind es in der Regel die relevanten Produktdetails.
7. Rechtlicher Rahmen
Bleiben noch die rechtlichen Fragen zu definieren, unter anderem
- Wo sitzen die Gerichte (bzw. in welchen Ländern sitzen die Vertragspartner)
- Gibt es Vertragsstrafen und wie sehen diese aus
- Gelten Vertraulichkeitsregeln
- Gibt es Gründe, unter denen ein Vertrag vorzeitig gekündigt werden kann?
Wichtig bei Thema Kündigung:
- Die Lösung von Coupa monitort aktiv den rechtlichen Rahmen sowie die Einhaltung des Vertrages. Sind beispielsweise Rechnungen des Lieferanten höher als vertraglich vereinbart, werden Lieferfristen nicht eingehalten, wird andere Ware geliefert oder ähnliches, wird Coupa den Vertrags-Owner darüber informieren.
- Einen Vertrag zu kündigen ist dann aber immer die Entscheidung eines Mitarbeiters, niemals die der Software.
- Eine Kündigung bedeutet, der Vertrag ist noch im System vorhanden. Es kann über diesen allerdings nichts mehr bestellt werden – bei einem Rahmenvertrag sind dann beispielsweise die ausgehandelten Bedingungen obsolet.
8. Veröffentlichung des Vertrages
Jetzt, da alle Parameter gefüllt und alle Informationen hinterlegt sind, wird Ihr Vertrag generiert. Aktuell hat er noch den Status eines Entwurfes, kann nun aber veröffentlicht werden. Dies geschieht in den folgenden Schritten:
- Konzeption des Vertrages: Dies hatten wir in den Punkten 1 bis 7 gerade ausführlich besprochen.
- Interne Freigabe: Sie erstellen eine Liste aller, die dem Vertrag zustimmen müssen. Sobald dies erfolgt ist, geht der Vertrag an Ihren Vertragspartner.
- Externe Freigabe: Auch Ihr Vertragspartner muss natürlich zustimmen.
- Vertragsunterschrift: Dieser Punkt gilt als abgeschlossen, wenn der Prozess wie in Punkt 1.6 beschrieben erfolgt ist und Ihr Partner den Vertrag unterschrieben hat.
- Veröffentlichung: Der Vertrag ist nun rechtlich bindend und wird im System veröffentlicht. Alle entsprechenden Mitarbeiter können ihn einsehen und – bei einem Rahmenvertrag – gemäß den ausgehandelten Konditionen frei bestellen. Anfragen, Freigabe- und Genehmigungsprozesse sind dann nicht mehr erforderlich.
FAZIT:
Wie in den beiden Beiträgen zum Vertragsmanagement gezeigt lassen sich Ausschreibungen und Verträge in der E-Procurement Lösung von Coupa komplett systemisch abbilden. Alle Details werden strukturiert erfasst und lassen sich auf diese Weise nicht nur monitoren, sondern auch für Workflows nutzen. Sie haben damit jederzeit im Blick, ob Ihre Verträge eingehalten werden, oder nicht. Sie wissen jederzeit, wo Sie im Projekt mit Ihrem Anbieter stehen.
Ebenfalls sehr charmant ist die Möglichkeit, Ausschreibungstexte direkt in Vertragstexte zu überführen. Auch wenn Verträge bei Coupa wie gezeigt schnell eingerichtet sind: Es spart dennoch Zeit und verhindert manuelle Fehler.
Sie nutzen eine E-Procurement Lösung und möchten Vertragsmanagement und Ausschreibungen nutzen? Kontaktieren Sie uns gerne. Auch wenn Sie eine andere Lösung wie Coupa im Einsatz haben, können wir Sie hier kompetent beraten.
