Ausschreibungen und Vertragsmanagement in E-Procurement Lösungen
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Teil 1: Von der Ausschreibung zum Vertrag
Ob Procure to Order (P2P) oder Procure to Pay (P2P): Viele denken bei E-Procurement in erster Linie an den elektronischen Beschaffungsprozess – von der Bedarfsmittelanalyse bis zur Bestellung und Bezahlung. Aber auch Ausschreibungen und Vertragsmanagement sind ein Teil von E-Procurement Lösungen. Noch immer fristen diese Themen ein Schattendasein und werden bei Projekten nachrangig oder gar nicht umgesetzt.
Wie Ausschreibungen und Vertragsmanagement in E-Procurement Lösungen eingebettet sind und welche Vorteile diese Funktionen bieten, wollen wir Ihnen im Folgenden am Beispiel der E-Procurement-Lösung von Coupa zeigen. Wir beginnen mit dem Weg von der Ausschreibung zum Vertrag und zeigen Ihnen im zweiten Teil dieser kleinen Serie wie Sie Verträge in der E-Procurement-Lösung von Coupa anlegen und veröffentlichen können.
Ausschreibungen Vs. andere Beschaffungsmethoden
Das Ausschreiben bietet gegenüber anderen Beschaffungsmethoden viele Vorteile, insbesondere bei den Punkten Transparenz, Preis, Qualität und Vertragssicherheit.
- Transparenz: Eine Ausschreibung schafft klare Anforderungen und Kriterien für die Beschaffung. Dies macht den Beschaffungsprozess transparenter.
- Preis: Verschiedene Anbieter können sich an Ausschreibungen beteiligen. Dies erhöht den Wettbewerb und führt oftmals zu günstigeren und besseren Angeboten.
- Qualität: DieAusschreibungen definieren exakt, was von Produkten und Dienstleistungen erwartet wird. Die Angebote werden nach klaren Kriterien verglichen. Dies ermöglicht eine faire und objektive Auswahl des qualitativ besten Anbieters.
- Vertragssicherheit: Der gesamte Ausschreibungsprozess ist nachvollziehbar dokumentiert. Teilnehmer an einer Ausschreibung wissen im Vorfeld, was im Vertrag stehen wird. Spätere Vertrags-Streitigkeiten oder unangenehme Überraschungen in der Zusammenarbeit bleiben dadurch aus. Darüber hinaus ist der Ausschreibungsprozess an sich die optimale Vorarbeit für den späteren Vertrag.
Lediglich der Faktor Zeit steht hier auf der Minusseite, da Ausschreibungsprozesse – von der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen über die Veröffentlichung bis hin zur Bewertung der Angebote und der Vergabe des Vertrags – durchaus zeitaufwändig und arbeitsintensiv sein können. Dieser „Negativpunkt“ wird aber durch gute Softwarelösungen weitestgehend wettgemacht, da sie in vielen Bereichen intelligent unterstützt.
Ausschreibungen in der E-Procurement-Lösung von Coupa
Im Folgenden blicken wir auf einen Ausschreibungsprozess der E-Procurement Lösung von Coupa. Im Rahmen eines Beschaffungsprozesses ist er unter anderem der erste Schritt.
1. Ausschreibungstyp wählen
Zuerst definieren Sie in der E-Procurement-Lösung den Ausschreibungstyp.
Mit
- RFI (Request for Information),
- RFQ (Request for Quotation) und
- RFP (Request for Proposal)
sind bei Coupa die wichtigsten Ausschreibungstypen abgebildet.
| Merkmal | RFI | RFQ | RFP |
|---|---|---|---|
| Beschreibung | Beschaffung allgemeiner Informationen über Produkte / Dienstleistungen | detaillierte Preisanfrage für spezifische Produkte / Dienstleistungen | Einholung umfassender Lösungs-Vorschläge bei komplexen Projekten |
| Inhalt | Fragen zu Produkten / Dienstleistungen | Frage nach Preis, plus ggfs. zu weiteren Infos wie Lieferzeiten etc. | Fragen nach Lösungsansätzen, Methodiken, Zeitplänen, Kosten |
| Ziel | Marktsondierung in früher Phase des Beschaffungsprozesses | Preisangebote für klar definierte Produkte / Dienstleistungen | Ansätze für komplexe Herausforderung |
| Ergebnis | Überblick über Markt und Anbieter | Konkrete (rechtlich bindende) Preisangebote | Verschiedene, detailliert beschriebene Lösungswege |
Überblick über die gängigsten Ausschreibungstypen
2. Ausschreibungstyp individuell konfigurieren
Haben Sie sich für einen Ausschreibungstyp entschieden, gilt es die Ausschreibung zu konfigurieren. Im System haben Sie hier die größtmögliche Freiheit und können Parameter nach Belieben definieren. Im Folgenden haben wir ein paar Beispiele, wie flexibel Sie Ihre Ausschreibung mit der Lösung von Coupa gestalten können.
- Sie machen beliebige Informationen zu Pflichtfeldern (Liefertermin, Preis), andere zu optionalen Angaben
- Sie bestimmen den zeitlichen Rahmen und die Anzahl der Biet-Runden
- Sie legen fest, ob die Ausschreibung öffentlich ist, oder nur an bestimmte Lieferanten geht. Bei letzterem können Sie diese frei wählen.
- Sie definieren Felder, in denen „Kommentare / Erklärungen“ erlaubt oder erwünscht sind
- Sie bestimmen, ob die Lieferanten bestimmte Dokumente der Ausschreibung hinzufügen sollen (z. B. Zertifikate, Referenzen, Gütesiegel etc.)
- Sie legen fest, welchen Kriterien am Ende der Ausschreibung betrachtet werden: ist das es die interne Lieferantenbewertung, der niedrigste Preis oder der früheste mögliche Liefertermin. Sie können sich dabei für ein Kriterium entscheiden, oder beliebig viele Kriterien gewichten. Die Software erstellt auf der Grundlage Ihrer Angaben eine Liste der Angebote.
Dies sind wie geschrieben nur ein paar Beispiele. Auch bei Coupa ist die Konfiguration maximal flexibel, gleichzeitig aber auch sehr intuitiv und selbsterklärend. Einkäufer können also Ihre individuelle Ausschreibung in wenigen Minuten vollständig einrichten.
Natürlich können Sie für Ihre Ausschreibung auch auf Vorlagen vergangener Ausschreibugen zurückgreifen und diese erneut verwenden.
3. Ausschreibung veröffentlichen
Ist die Ausschreibung konfiguriert wird diese veröffentlicht. Zum einen auf den entsprechenden Plattformen und Portalen, gleichzeitig bekommen alle Lieferanten, die Sie persönlich über die Ausschreibung informiert haben, eine entsprechende E-Mail.
Sind Ihre Lieferanten bereits Teil des kostenfreien Coupa Supplyer Portals können diese hierüber bequem an der Ausschreibung teilnehmen. Viele Pflichtangaben sind dann bereits gefüllt. Natürlich ist auch eine browserbasierte Teilnahme außerhalb des Portals möglich.
4. Auswertung der Ausschreibung und Gewinner ermitteln
Basierend auf den Kriterien, die für diese Ausschreibung definiert wurde, gibt es nach Ablauf der Ausschreibungsfrist eine Reihenfolge aller Bieter:
- Wer bietet den günstigsten Preis?
- Wer liefert bis wann?
- Welcher Lieferant hat sich in der Vergangenheit als verlässlich und unkompliziert herausgestellt?
- Mit welchem Lieferanten hat man eher schlechte Erfahrung gesammelt?
Alle Fakten liegen jetzt auf dem Tisch.
Ob der erste der Liste, aufgrund des günstigen Preises den Zuschlag bekommt, oder doch der zweite, der ein langjähriger, zuverlässiger Partner ist, ist dann eine individuelle Entscheidung. Das System liefert nur Vorschläge und erstellt das Ranking.
5. Die Ausschreibung wird zum Vertrag
Sobald der Gewinner der Ausschreibung informiert ist, kann dieser eigentlich loslegen. Denn der Inhalt der Ausschreibung und die eigenen Angaben sind ja bereits bekannt. Ohnehin werden diese Angaben zur Grundlage des nun folgenden Vertrages.
Natürlich könnten Einkäufer vor der Erteilung eines Zuschlages auch versuchen, bestimmte Konditionen noch einmal nachzuverhandeln; durch die Angaben der Lieferanten sind deren Vorstellungen ja bekannt.
6. Der Vertrag wird unterschrieben
Standardverträge werden nun automatisiert mit den Informationen der Ausschreibung und den Angaben der Lieferanten befüllt – und der Vertrag ist erstellt und unterschriftsreif. Möglichkeiten der Unterzeichnung gibt es viele. Ob über Drittlösungen wie DocoSign, per Touch auf dem Laptop-Bildschirm, auf dem Smartphone, als digitaler Scan oder per Papier: alles kann im System abgebildet werden.
Am Ende des Prozesses steht jedenfalls ein unterschriebener Vertrag dessen Daten auch alle schon systemisch erfasst sind; Pflegeaufwand auf diesem Weg gleich null. Und auch das Erfüllen des Vertrages – aktueller Stand, aktuelle Ersparnisse, mögliche Abweichungen – wird dann im System dokumentiert.
FAZIT:
Ausschreibungstexte direkt in Vertragstexte zu überführen ist ein sehr charmanter Weg, um fertige Verträge zu erstellen. Auch wenn Verträge bei Coupa an sich schnell eingerichtet sind, wie wir Ihnen im zweiten Teil dieser kleinen Serie zeigen werden: Es spart dennoch Zeit und verhindert manuelle Fehler. Für alle Unternehmen, die ausschreiben müssen – öffentliche Einrichtungen, Behörden oder staatliche Unternehmen zum Beispiel – sollten diese Funktionen in Ihrer E-Procurement Lösung definitiv nutzen. Und auch für privatwirtschaftliche Unternehmen ist diese Funktion äußerst sinnvoll – vor allem bei größeren Beschaffungen.
Doch neben der „Umformulierung“ von Ausschreibungen in einen Vertrag gibt es natürlich noch den direkten Weg, wie Verträge in E-Procurement-Lösungen erstellt werden. Am Beispiel Coupa wollen wir Ihnen dies in einem zweiten Teil unserer Serie zeigen. Abonnieren Sie unseren Blog oder schauen Sie einfach von Zeit zu Zeit hier vorbei und bleiben Sie informiert.
