E-Rechnungspflicht in Deutschland: E-Rechnungen in Dynamics 365 Finance
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Ihr ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance
Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei, die auf der europäischen Norm EN16931 basiert. Bereits im Mai 2024 hatten wir auf unserem Blog darüber berichtet.
E-Rechnungen: Pflicht für B2B Unternehmen und Abbildung in den ERP-Systemen von Microsoft
Heute greifen wir das Thema erneut auf und starten eine kleine Serie, in der wir unterschiedliche Systeme kurz beleuchten (ERP, DMS, E-Procurement …) und etwas in die Tiefe gehen.
Denn:
- Viele IT-Systeme haben diese Funktionen schon seit langem – sie wurde bis heute nur selten gebraucht und sind folglich wenig geläufig.
- Andere IT-Systeme hingegen benötigen bei vorhanden Funktionen kleine Anpassungen, Workflows oder Add-Ins / Add-Ons, um eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten.
- Und zu guter Letzt gibt es noch IT-Systeme, bei denen die Punkte 1 und / oder 2 zwar gegeben sind, die Hersteller aber aktuell an einer einfachen, standardnahen Erweiterung arbeiten.
In den kommenden Monaten werden wir Ihnen auf unserem Blog unterschiedliche Lösungen vorstellen und Sie informieren. Wir beginnen mit unserer eigenen Lösung, dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance.
Abbildung von E-Rechnungen in Dynamics 365 Finance mit dem Modul Electronic Reporting
Das Modul Electronic Reporting ist nicht brandneu, sondern bereits seit vielen Jahren Bestandteil des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance. Es wurde jedoch kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, um den sich ändernden Anforderungen an elektronische Berichterstattung und Dokumentation gerecht zu werden.
Auch wenn die Hauptaufgabe des Moduls das Erstellen und Verwalten von Berichten und elektronischen Dokumenten ist – gemäß den aktuellen, gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen – so kann Electronic Reporting auch dazu genutzt werden, um:
- E-Rechnungen zu versenden (gesetzliche Anforderung ab 1.1.2028)
- E-Rechnungen zu empfangen (gesetzliche Anforderung ab 1.1.2025)
Import und Verarbeitung von E-Rechnungen mit Electronic Reporting im Standard
Electronic Reporting in Microsoft Dynamics 365 Finance ist so konzipiert, dass es eine breite Palette von XML-Formaten (sprich von E-Rechnungsformaten) unterstützt. Mit PEPPOL, UBL, XRechnung und ZugFeRD deckt Electronic Reporting die in Deutschland gängigsten Formate ab. Wenn die eingehenden E-Rechnungsformate standardkonform sind (also ohne individuelle Anpassungen seitens des Absenders), ist das entsprechende Mapping im Electronic Reporting vorhanden. Dann kann das Modul genutzt werden, um E-Rechnungen ins ERP-System zu importieren. Die Angaben in der XML werden dann in die entsprechenden Felder im Dynamics 365 Finance übernommen. Die E-Rechnung wurde dann erfolgreich empfangen.
Handelt es sich um angepasste XML-Formate, oder XML-Formate, die im Standard (noch) nicht enthalten sind, muss für dieses „unbekannte Format“ das Mapping erst noch eingerichtet werden. Die XML gelangt dann zwar ins System – sprich die gesetzliche Anforderung E-Rechnungen zu Empfangen ist erst einmal erfüllt – aber erst wenn das Mapping für das neue Format angelegt ist, laufen die Daten in die entsprechenden Felder. Da es sich bei dem Modul Electronic Reporting um eine Anwendung gemäß dem Low Code / No Code Ansatz handelt, sind neue Mappings ohne Programmierkenntnis und mit überschaubarem zeitlichem Aufwand auch in Eigenregie erstellt.
Wichtig: Jedes neue, individuell erstellte Mapping ergänzt dann die vorhandenen Standard-Formate. Bei der nächsten E-Rechnung des gleichen Anbieters ist dann das relevante Mapping vorhanden und die E-Rechnung wird automatisch importiert und die entsprechenden Felder automatisch befüllt.
Add-In für die Microservices der elektronischen Rechnungsstellung
Unternehmen, denen das manuelle Einrichten eines Mappings bei jedem neuen XML-Format zu aufwändig ist (weil diese z. B. viele E-Rechnungen aus dem Ausland erwarten, in denen dann voraussichtlich andere Formate genutzt werden), können diese Aufwände auch umgehen und sich für ein Add-In direkt von Microsoft entscheiden.
Das „Add-In für die Microservices der elektronischen Fakturierung“ wird hier weitere Möglichkeiten bieten, um Mappings automatisiert – oder mit noch weniger Aufwand – einzurichten. Das Add-In nutzt dazu Microservices, die von Microsoft bereitgestellt werden, um die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen zu optimieren.
Wie genau es arbeiten und funktionieren wird, können wir zu diesem Zeitpunkt noch nicht sagen. Aktuell ist Microsoft bei diesem Add-In, bzw. bei dieser spezifischen Aufgabe des Add-Ins (das Add-In an sich kann ja mehr) in der Testphase. Aber schauen Sie einfach regelmäßig an dieser Stelle vorbei und bleiben Sie informiert.
Fazit
Durch das Modul Electronic Reporting im ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance haben Sie bereits eine robuste Grundlage für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in verschiedenen XML-Formaten wie etwa X-Rechnung, Factur-X, ZUGFeRD, UBL und PEPPOL. Sie sind also bestens auf den 1.1.2025 vorbereitet. Und selbst wenn ein XML-Format noch nicht unterstützt wird: Empfangen, ins D365 importieren und dann weiterbearbeiten können Sie jede XML-Rechnung bereits – und damit sind Sie gesetzeskonform.
Für Unternehmen mit spezifischen oder sehr komplexen Anforderungen in diesem Bereich, loht sich jedoch das „Add-In für die Microservices der elektronischen Fakturierung“. Es wird die Funktionen und Möglichkeiten des Moduls Electronic Reporting ergänzen und eine vollständige und nahtlose Out-of-the-box Lösung für die Verarbeitung und Verwaltung von E-Rechnungen bieten.
Wie genau diese Out-of-the-box Lösung aussehen wird und wie sich das Thema Empfang von E-Rechnungen in anderen Systemen abbilden lässt erfahren Sie in Kürze auf unserem Blog.
60 Sekunden Zusammenfassung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance bietet mit dem Modul "Electronic Reporting" bereits jetzt eine robuste Lösung für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in gängigen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD. Das Modul unterstützt eine breite Palette von XML-Formaten und ermöglicht es, neue Mappings für unbekannte Formate ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Für komplexe Anforderungen bietet Microsoft zudem ein Add-In, das den Prozess weiter automatisieren soll. Unternehmen sind somit gut auf die kommende E-Rechnungspflicht vorbereitet.
