E-Rechnungspflicht in Deutschland: E-Rechnungen im DMS
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Empfang im DMS - Weiterverarbeitung im ERP
Ab dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen im B2B-Sektor verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Eine E-Rechnung ist eine maschinenlesbare XML-Datei, die der europäischen Norm EN16931 entspricht. Bereits im Mai 2024 haben wir auf unserem Blog darüber informiert.
E-Rechnungen: Pflicht für B2B Unternehmen und Abbildung in den ERP-Systemen von Microsoft
Heute zeigen wir eine Lösung für alle, die E-Rechnungen über Ihr DMS empfangen und mit einem ERP-System von Microsoft verarbeiten möchten.
Die Rolle moderner DMS-Systeme bei der Verarbeitung von E-Rechnungen
Moderne Dokumentenmanagementsysteme wie zum Beispiel das DMS von ELO oder DocuWare sind heute längst mehr als digitale Archive. Die automatisierte Verschlagwortung, Archivierung und digitale Weiterverarbeitung von Eingangsbelegen (und Ausgangsbelegen) ist eine der zentralen Grundfunktionen. Und bei E-Rechnungen – egal in welchem XML-Format diese dann vorliegen – handelt es sich letztendlich um einen Eingangsbeleg.
Es gehört zur DNA jedes DMS, das dieser empfangen, ausgelesen, verschlagwortet und die relevanten Felder korrekt zugeordnet werden. Das Ganze passiert automatisiert innerhalb des DMS. Alle gängigen XML-Formate sind lesbar. Selbs im PDF-Format wäre eine Weiterverarbeitung dank OCR der Dokumentenmanagementsysteme möglich. Haben Sie also ein modernes DMS im Einsatz, ist der reine Empfang von E-Rechnungen für Sie kein Thema. Was fehlt ist die Bearbeitung.
Haben Sie dann noch eine Schnittstelle in Ihr ERP, so kann die E-Rechnung nach dem Empfang nahtlos weitergeleitet und direkt weiterverarbeitet und gebucht werden.
Fertige Schnittstellen für Dynamics AX, Business Central und Finance & Supply Chain Management
Für die ERP-Systeme
- Microsoft Dynamics AX,
- Microsoft Dynamics 365 Business Central und
- Microsoft Dynamics 365 Finance & Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
haben wir diese DMS-Schnittstellen entwickelt – unter anderem für die DMS von ELO, und DocuWare.
Haben Sie die DMS-Lösung von ELO oder DocuWare im Einsatz und nutzen Sie eines der genannten ERP-Systeme, so können Sie auch mit Hilfe unserer Schnittstelle E-Rechnungen direkt im DMS empfangen, auslesen und archivieren und dann automatisiert die relevanten Felder im ERP-System befüllen. Dann haben Sie die E-Rechnung nicht nur empfangen, sondern sind nur einen Klick von der Buchung – oder der Initiierung des Freigabeworkflows – entfernt. Einfacher kann das Verarbeiten von E-Rechnungen nicht sein.
Weitere Informationen
Die E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch Chancen zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Kombination aus einem DMS mit einem ERP-System von Microsoft ist eine der möglichen Wege, mit der Sie eine zukunftssichere Basis schaffen und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Für weitere Möglichkeiten, wie Sie die E-Rechnungspflicht gesetzeskonform umsetzen können, lesen Sie auch diese Blogbeiträge
- E-Rechnungen in Dynamics 365 Finance
- E-Rechnungen in Dynamics 365 Business Central
- E-Rechnungen in der E-Procurement Lösung Coupa
Gerne können Sie auch über untenstehendes Kontaktformular mit uns in Verbindung treten.
60 Sekunden Zusammenfassung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diese Rechnungen sind maschinenlesbare XML-Dateien nach europäischer Norm EN16931. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie ELO und DocuWare ermöglichen die automatische Archivierung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Die DMS erfassen und verschlagworten Eingangsbelege, unabhängig vom Format. Durch eine Schnittstelle zu ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics AX, Business Central oder Finance & Supply Chain Management können E-Rechnungen nach dem Empfang automatisch ins ERP überführt und dort verbucht werden. So wird der gesamte Prozess, vom Empfang bis zur Buchung, digital und effizient gestaltet. Unternehmen können so gesetzliche Anforderungen erfüllen und ihre Prozesse automatisieren.
