What's New? Neue Funktionen der Dynamics Connectoren für DocuWare und für ELO
Teilen:
- Neue Möglichkeiten bei der Suche und der Sortierung der Ergebnisse,
- Auflösung von Codes und Systemsprache durch Klartext bei Buchungen,
- Zahlungsfreigaben direkt im DMS,
- oder ganz allgemein, nutzerfreundlichere Funktionen und mehr Automatisierung.
Viele kleine und größere Features sind in den letzten Monaten bei den DMS-Connectoren hinzugekommen. Sie verbessern das Zusammenspiel zwischen Ihrem ELO-DMS / DocuWare-DMS und Ihrem ERP-System Microsoft Dynamics 365.
Ein paar dieser neuen Funktionen und Updates möchten wir Ihnen hier kurz vorstellen.
Neue Funktionen und neue Features der DMS-Connectoren im Überblick
Zahlungsfreigabe direkt im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Rund um die Verarbeitung von Eingangsrechnungen gibt es mehrere neue Funktionen und Herangehensweisen, mit denen das Verbuchen und das gleichzeitige Archivieren noch einfacher und schneller vonstattengeht. Denn die Erfassung von Rechnungen sowie die Zahlungsfreigabe erfolgt nun bereits im DMS. Eine intelligente OCR (DocXtector bei ELO und Intelligent Indexing bei DocuWare) liest hier die entsprechenden Informationen aus eingehenden Dokumenten aus und ordnet diese den entsprechenden Feldern richtig zu. Systemübergreifende Workflows zur Zahlungsfreigabe können hierfür aus dem DMS und über den Connector angestoßen werden. Dies spart Arbeitsschritte und verringert manuelle Fehler.
Mehr über diese Hauptneuerung lesen Sie auch in diesem Blogbeitrag: Verknüpfung vom ERP-System Microsoft Dynamics 365 mit dem DMS von ELO und DocuWare – Neue Funktionen erleichtern die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
Auflösung von Codes und Systemsprache im DMS
Viele Posten bei Finanzbuchungen (Kostenstellen, Sachkonten etc.) werden im ERP mit Nummern oder einem Code dargestellt. So ist in der Regel schnell ersichtlich, wofür der Code steht. Aber: Wer diese Codes im DMS nicht parat hat, tut sich schwer und muss unter Umständen jeden Code nachschlagen. Das Kostet viel Zeit.
Da an dieser Stelle zwei Systeme miteinander kommunizieren, nämlich ERP und DMS, kann man diese Codes auch nicht durch Klarnamen ersetzen, da das ERP eben nur die Codes aus dem DMS erwartet und umgekehrt. Klartext würde eine Fehlermeldung mit sich bringen. Die Lösung dieses Problems – ein Bindestrich und ein kleiner Eingriff in die Programmierung der Connectoren. Somit können Sie nun jeden Code im DMS ergänzen, nämlich mit einem Bindestrich „ – “ und beliebigem Klartext. Anstelle des Codes „A15“ sehen Sie dann z. B. „A15 – Sachkonto Reisekosten“. Bei der Übertragung ignoriert der Connector ab sofort alles, was hinter einem „ – “ steht und spielt nur den Code (A15) ins ERP. So kommunizieren die Systeme reibungslos miteinander wohingegen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch im DMS auf einen Blick erkennen, welcher Code für was steht.
Fehler in der Erzeugung von Rechnungen: Grund auch im DMS ersichtlich
Es passiert eher selten, aber wenn man über das DMS Rechnungen freigibt und die von der OCR-ausgelesenen Felder ins ERP übermittelt werden, kann es zu Fehlern kommen. Bisher bekam man im DMS dann nur eine Standardmeldung angezeigt „Erzeugung von Rechnung / Journal fehlgeschlagen“. Um den Fehler benannt zu bekommen, musste man das System wechseln und im D365 an entsprechender Stelle nachsehen. Danach ging es wieder ins DMS, um den Fehler zu beheben.
Seit neuestem haben wir dies vereinfach und spielen die Fehlermeldung aus Dynamics über den Dynamics Connector für ELO / für DocuWare im Klartext zurück, so wie diese in D365 erscheint. Dies spart unnötige Arbeitsschritte und Systemwechsel.
Neue Sortiermöglichkeiten innerhalb einer Abfrage
Wollte man sich im DMS auf die Suche nach bestimmten, archivierten Dokumenten machen und bekam keinen eindeutigen Treffer, wurden die Ergebnisse stets chronologisch angezeigt. Das Sortierkriterium bildete das Ablagedatum. Auch hier haben die Connectoren für ELO und DocuWare eine neue Funktion bekommen. Sie können innerhalb dieser Abfrage nun die Reihenfolge beliebig neu sortieren – z.B. nach Kreditorennummer, Freigabedatum, Rechnungsnummer, Auftragsnummer etc.
Anpassung des Lizenzmodells an Microsoft
Im Laufe dieses Jahres hat Microsoft sein Preis- und Lizenzmodell sukzessive umgestellt – Stichwort NCE (New Commerce Experience). Jährlich kündbare Abos werden bevorzugt und sind günstiger als Lizenzverträge, die sich monatlich kündigen lassen. Diesen Grundgedanken, der zu einer besseren Planungssicherheit führt, haben wir übernommen und bieten die Connectoren im Cloud-Jahresabo ab sofort ebenfalls 20 % günstiger an als im Cloud-Monatsabo.
Die konkreten Kosten
(Stand Oktober 2022)
Cloud-Jahresabo (jährlich kündbar)
- 553 € pro Monat für die Cloud-Version des Dynamics 365 Connectors for DocuWare / for ELO.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen monatlich 71,00 € hinzu.
- Die Zusatzkosten für eine unbegrenzte Anzahl an Mandanten beträgt 1470,00 € und lohnt sich folglich ab 21 Mandanten.
Cloud-Monatsabo (monatlich kündbar)
- 663,60 € pro Monat für die Cloud Version des Dynamics 365 Connectors for DocuWare / for ELO.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen monatlich 85,20 € hinzu.
- Die Zusatzkosten für eine unbegrenzte Anzahl an Mandanten beträgt 1764,00 € und lohnt sich ebenfalls ab 21 Mandanten.
Wer möchte, bekommt die Connectoren nach wie vor auch als On Premise Version
- Hier sind die Kosten einmalig und betragen 16.700 €.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen einmalig 2.100 € hinzu.
- Die Zusatzkosten für eine unbegrenzte Anzahl an Mandanten beträgt einmalig 41.500 € und lohnt sich hier bereits ab 20 Mandanten.
Weitere Informationen
Mehr zu den Connectoren und zu den Preisen finden Sie auch auf den jeweiligen Produktseiten der Connectoren for ELO und for DocuWare bzw. hier auf unserem Blog
- New Commerce Experience NCE: Neues Preis- und Lizenzmodell von Microsoft
- Pricing & Licensing von Microsoft Dynamics 365
Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Gerne geben wir Ihnen eine kurze Demo und zeigen Ihnen die Connectoren live beim Automatisieren, helfen Ihnen beim Finden der besten Preise oder beantworten Ihnen alle weiteren Fragen.
