Zu wenig Speicherplatz in Ihrem CRM-System Microsoft Dynamics 365 Sales?

Eine wichtige Information gleich vorneweg: Es gibt bei Microsoft Dynamics 365 Sales – sowie in allen Business Anwendungen von Microsoft generell – nicht den einen Speicherort für alle Daten, Informationen und Installationen. Es gibt drei Speicher, die Sie getrennt voneinander organisieren müssen, nämlich den

1. Datenbankspeicher 
2. Dateispeicher 
3. Protokollspeicher 

Der Datenbankspeicher ist das Herzstück Ihrer Dynamics 365 Umgebung. Er umfasst

1. all Ihre CRM-Datensätze (Konten, Kontakte, Aktivitäten, usw.) und die Definition der Einrichtung Ihres Systems (Felder, Entitäten, Workflows, Filter, Listen, usw.). Wie eingangs erwähnt, handelt es sich hier um Datensätze, die in der Regel wenige Byte klein sind.
2. Darüber hinaus belegen aber auch die jeweiligen Umgebungen / Instanzen selbst (Produktivsystem, Entwicklungssystem, Testsystem) sowie auch installierte Schnittstellen zu Drittsystemen diesen Speicher. Pro installierter Umgebung fallen ca. 2 GB an. Schnittstellen benötigen unterschiedlich viel Speicher (je nach Hersteller, Aufgabe und Funktion), in der Regel benötigen sie aber weniger als eine Umgebung. Somit sind es die Umgebungen, die den Hauptanteil Ihres Datenbankspeichers belegen – und das von Anfang an.

In Ihrem Dynamics 365 Sales Abonnement sind 10 GB enthalten, plus 250 weitere MB pro lizenziertem Benutzer. Ein Beispiel: Bei 12 Voll-Lizenzen stehen Ihnen also 13 GB an Datenbankspeicher in Dynamics 365 Sales zur Verfügung.

Wichtig: den zusätzlichen Speicher pro User gibt es nur bei Sales Enterprise Lizenzen, nicht bei Sales Professional Lizenzen.

Eine Gegenüberstellung der Funktionen von Sales Professional und Sales Enterprise finden Sie hier: Professional – Enterprise – Premium: Für jede Herausforderung eine individuelle Lösung

Der Dateispeicher in Dynamics 365 Sales umfasst Dateianhänge von E-Mails und Terminen. Auch im Notizfeld in Dynamics 365 Sales können Sie Dateien hinterlegen. Während viele Firmen diesen Speicher kaum nutzen, haben wir auch schon Firmen kennen gelernt, deren E-Mailanhänge und Notizfelder gut gefüllt waren mit Dokumenten, Videos und Produktbildern. Auch CAD-Dateien und 3D-Modelle haben wir schon im CRM-System gesehen. Diese Dateien benötigen natürlich sehr viel Platz, was dazu führen kann, dass die 20 GB Dateispeicher plus 2 weitere GB pro lizenziertem Benutzer (bei Enterprise-Lizenzen) ebenfalls knapp werden können. Und auch beim Dateispeicher gilt: Den Zusatz gibt es nur für Enterprise-Lizenzen, nicht für Professional Lizenzen.

Der Protokollspeicher umfasst Ihren Prüfungsverlauf (zum Beispiel die Aufzeichnungen darüber, wer welches Feld wann und wie geändert hat). Auch diese Informationen beschränken sich auf wenige Byte. Sie erhalten 2 GB Protokollspeicher. Eine Erweiterung pro Nutzer gibt es nicht.

Zur Erinnerung, Sie starten beim Datenbankspeicher mit 10 GB und bekommen pro lizensierter Vollversion 250 MB Speicher on Top. Wichtig: Sie bekommen diese 250 MB nur für eine Enterprise-Basislizenz, nicht für eine Zusatzlizenz. Da ca. 6 GB bereits mit Produktivsystem, Entwicklungssystem und Testsystem belegt sind, ist die Gefahr, dass dieser Speicher knapp wird, hauptsächlich bei kleinen Unternehmen mit wenigen Usern gegeben. Meist tritt der Fall auch nur dann ein, wenn Schnittstellen installiert werden, welche viele Daten aus einem Drittsystem ins CRM holen.

Haben Sie Ihr CRM-System mit Drittsystemen verbunden überlegen Sie sich genau, welche Daten Sie ins CRM importieren. Denn anstelle unzählige Datensätze ins CRM zu spielen, können Sie auch Verknüpfungen und Shortcuts erstellen, die Sie dann an die entsprechende Stelle und zum relevanten Datensatz im Drittsystem bringen.

Ganz bewusst nennen wir die einfachste Möglichkeit beim Thema Datenbankspeicher an letzter Stelle, denn es ist leider auch eine sehr teure Option. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, weiteren Datenbankspeicher zu lizenzieren, Sie müssen hier allerdings 40 US-Dollar (ca. 37 Euro) bezahlen, pro Monat und pro 1 GB.

Für die Antwort müssen wir ein bisschen ausholen: Dynamics 365 Sales befindet sich im Ökosystem von Microsoft in der CE-Welt (CE = Customer Engagement). Ebenfalls in die CE-Welt gehören die Anwendungen Field Service und Customer Service, die in puncto Speicher nach den gleichen Regeln funktionieren wie Dynamics 365 Sales. Und anders als im CRM, in dem die Ablage großer Dateien zwar möglich, aber nicht vorgesehen ist, ist die Situation bei Field Service und Customer Service. Denn hier kann es durchaus sinnvoll sein, große Dateien zu hinterlegen.

Hier ein paar Beispiele:

• Techniker im Außendienst nehmen oft Fotos oder Videos von defekten Geräten, Maschinen oder Installationen auf und legen diese im System ab.
• Reparaturberichte, Vorher-/Nachher-Fotos von Installationen, Schadensdokumentationen werden erstellt und beim Kunden hinterlegt.
• In Field Service wird oft auf umfangreiche Wartungs- oder Inspektionsberichte zugegriffen.
• Wenn IoT-Geräte zur Überwachung von Maschinen oder Anlagen genutzt werden, werden oft große Mengen an Protokolldaten erzeugt und gespeichert.
• Im Customer Service werden oftmals große Handbücher oder Anleitungen für Kunden gespeichert.

Sie sehen also, ein voller Dateispeicher ist weniger ein Sales-Thema als viel eher ein Thema, wenn Sie Dynamics 365 Field Service oder Dynamics 365 Customer Service nutzen.

Natürlich können Sie auch die größten „Speicherplatzfresser“ alle einmal in Ruhe betrachten und Dateien nach Möglichkeit in Drittsysteme auslagern – beispielsweise in den Microsoft SharePoint oder auch in Ihr DMS. SharePoint wird in den meisten Fällen mit mindestens 1 TB freiem Speicher ausgeliefert und auch die Speichererweiterung ist mit 0,20 Dollar pro GB pro Monat um ein zehnfaches günstiger als der Dateispeicher.

Bleiben Sie mit SharePoint in der Microsoft-Welt, sind auch Verknüpfungen zu den relevanten Daten keine große Herausforderung. Dann werden beispielsweise Handbücher und Anleitungen für den Kunden nicht mehr im Customer Service gespeichert, sondern im SharePoint oder Ihrem DMS-System.

Änderungsprotokolle, Zugriffsdateien, Systemprotokolle, Berechtigungsänderungen und Co: Der Protokollspeicher dient der Speicherung von Audit- und Protokolldaten, die für die Nachverfolgbarkeit von Aktivitäten innerhalb des Systems genutzt werden. Zwar sind auch diese Log-Dateien im Byte und Kilobyte-Bereich – und 2 GB ist erst mal für eine längere Zeit ausreichend – aber auch Protokolldaten können mit der Zeit erheblichen Speicherplatz in Anspruch nehmen.

Statt Protokolldaten im Dynamics 365-System zu speichern, können Sie diese auch exportieren und in einem anderen System speichern. Sie können den Archivierungsprozess auch so einrichten, dass Protokolldaten regelmäßig an andere Speicherorte ausgelagert werden.

Natürlich steht Ihnen auch beim Protokollspeicher der vermeintlich einfachste Weg zur Verfügung und Sie lizenzieren für 10 US-Dollar pro Monat und pro GB weiteren Speicherplatz nach.

Speicherplatzprobleme in Microsoft Dynamics 365 Sales können schnell auftreten, vor allem, wenn mehrere Systeme und Datenquellen integriert sind. Doch mit gezielten Maßnahmen lässt sich der Speicher effizient verwalten. Ob durch die Zusammenlegung von Test- und Entwicklungssystemen, das gezielte Umschichten von Lizenzen oder die Auslagerung von großen Dateien in SharePoint – Sie haben zahlreiche Optionen, um das Problem zu lösen, bevor es kritisch wird. Ein Upgrade des Speicherplatzes ist ebenfalls möglich, wenn andere Maßnahmen nicht ausreichen. Wichtig ist, den Überblick zu behalten und vorausschauend zu planen. Gerne unterstützen wir Sie dabei.

Haben Sie noch Fragen zur Optimierung Ihrer CRM-Speicherverwaltung? Kontaktieren Sie uns gerne und wir helfen Ihnen, Ihre Speicherressourcen effizient zu nutzen und Ihre Lizenzstrategie zu optimieren.