Dokumentenmanagement mit Microsoft Dynamics 365?

Die Antwort auf diese Frage lautet Nein. Zwar gibt es über die Anhangsfunktion und der Möglichkeit Dokumente jederzeit erneut zu generieren tatsächlich zwei Wege, Dokumente auch im ERP zu „archivieren“ und diese schnell wieder zu finden, eine rechtlich konforme und einfach zu handhabende Daten-Archivierung ist diese jedoch nicht. Möchten Sie also Papierarchive und Regale voller Leitzordner vermeiden, ist ein DMS (z. B. DocuWare, ELO, Shareflex etc.) mit dem Sie Ihr ERP-System ergänzen, Pflicht. Dann wiederum kann Ihr ERP helfen, viele Prozesse rund um eingehende und ausgehende Dokumente zu automatisieren und Ihre Digitalisierung entscheidend voranzutreiben.

Bevor wir uns ansehen, wie Ihnen die Kombination ERP und DMS den Alltag erleichtert, gehen wir kurz auf den ersten Teil der Frage ein nämlich „warum ein ERP-System kein vollwertiges DMS darstellt“.

Wenn Sie tagtäglich im ERP arbeiten, ist Ihnen folgendes sicherlich bekannt: Im ERP lässt sich jedes Dokument – z.B. jede Rechnung – zu jedem beliebigen Zeitpunkt erneut generieren. Eine Rechnung von 2019 an einen Kunden können Sie auch 2024 aus dem System ziehen. Warum ist diese Option keine gültige Dokumentenablage?

Der Grund ist vor allem gesetzlicher Natur und heißt fehlende Revisionssicherheit.

Natürlich können Sie die Rechnung aus 2019 fünf Jahre später erneut ausdrucken. Sie werden dann vermutlich

• die gleiche Summe,
• die gleiche Kundennummer,
• den gleichen Betreff,
• die identischen Ansprechpartner, Sendungsempfänger und Adressen etc.

auf der Rechnung vorfinden.

Hat sich in diesem Zeitraum aber auch an Ihrer Firmierung etwas geändert, sei es

• ein neues / modernisiertes Firmenlogo,
• eine neue / weitere Adresse,
• neue Telefonnummer,
• neue Geschäftsführer,
• ein neues Impressum,
• oder auch nur ein angepasstes Layout Ihrer Dokumente

so finden sich all diese Änderungen auf dem neu generierten Dokument wieder. Damit ist die Original-Rechnung aus dem Jahre 2019 nicht identisch mit dem Nachdruck aus 2024.

Ist das denn problematisch? Ja, denn damit ist das zentrale und rechtlich relevanteste Kriterium für das Aufbewahren von Dokumenten, die Revisionssicherheit, nicht gegeben. Sie verstoßen darüber hinaus gegen

• die GoB (Grundsätze der ordentlichen Buchführung) und
• die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Dieser Verstoß könnte teuer werden.

Um es also nochmal ganz klar zu sagen: Missinterpretieren Sie diese Funktion in Ihrem ERP-System keinesfalls, als Archivierungsfunktion.

Wie gezeigt, ist die SharePoint / Dynamics 365-ERP-Variante nicht per se unbrauchbar, um ein DMS zu bekommen – sie ist im Standard nur ­etwas umständlich und zeitaufwändig. Doch das muss nicht sein. Speziell für alle, die aus Ihrem eigenen SharePoint ein funktionierendes DMS machen möchten haben, wir mit dem Dynamics Connector for SharePoint eine Schnittstelle zu Dynamics 365 entwickelt, mit der wir die eben erwähnte Copy + Paste Arbeit automatisieren und auch alle generierten Dokumente automatisiert ins SharePoint Archiv speichern. Natürlich müssten in einem ersten Schritt Ablagestrukturen, Workflows sowie ein durchdachtes Konzept zur Verschlagwortung eingerichtet werden. Danach hätten Sie aber mit der Kombination Dynamics 365 ERP – SharePoint – DMS-Schnittstelle ein vollwertiges DMS am Start.

Bleibt die Frage nach dem Kriterium der Revisionssicherheit. Ist diese in diesem Team gegeben? Die Antwort lautet „Jein“.

• JA, da im SharePoint Archiv die Dokumente exakt so gespeichert werden, wie diese zum Zeitpunkt der Entstehung aussehen. Die Dokumente erfüllen damit die Kriterien und sind revisionssicher.
• NEIN, da die Ablagestrukturen, Workflows und Hierarchien im SharePoint sehr individuell eingerichtet werden. Jeder Kunde macht es ein bisschen anders. Sofern sie Ihren gewählten Prozess für archivierte Dokumente anschließend nicht überprüfen und zertifizieren lassen, fehlt der „Beweis“, dass ihre Ablage revisionssicher ist.

Das fehlende Zertifikat bleibt unterm Strich aber das einzige Kriterium, das Ihnen fehlt, wenn Sie, wie eben beschrieben, aus Ihrer SharePoint-Dynamics-Verbindung ein DMS machen.

Egal ob Sie das Dynamics-ERP in Kombination mit dem SharePoint/Shareflex (und einer speziellen DMS-Schnittstelle), oder die Dokumentenmanagement-Lösung eines Drittanbieters wie ELO oder DocuWare nutzen: Sie erfüllen damit die zentralen Kriterien für gute und digitale Archivierung. Und Sie genießen obendrein entscheidende Vorteile, die sich aus dem Zusammenspiel von ERP und DMS ergeben.

Diese Vorteile zwischen Dynamics-ERP und Ihrem DMS und wie sie Ihren Arbeitsalltag erleichtern, möchten wir Ihnen im Folgenden zeigen.

Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten sollte zeitsparend und unkompliziert sein. Am besten erfolgt dieser „Ablage-“ bzw. „Verwaltungskram“ ganz nebenbei. Ohne große Aufmerksamkeit. Das ist nicht unrealistisch, denn wenn Sie Ihr DMS mit Ihrem ERP verbinden, werden eingehende und ausgehende Dokumente effizient und völlig automatisch archiviert, ohne dass jemand dafür Dokumente verschlagworten oder hochladen muss.

Automatisch bei ausgehenden Dokumenten:

Ausgangsbelege (Rechnung, Auftragsbestätigung, etc.) entstehen in Ihrem eigenen ERP-System. Diese müssen zuverlässig archiviert werden. Haben Sie Ihr ERP mit Ihrem DMS verbunden, führt die Erstellung jedes Dokumentes im ERP gleichzeitig zu einer revisionssicheren automatischen Archivierung im DMS – inkl. vollständiger Verschlagwortung. Kein Mitarbeiter muss diese Dokumente irgendwo ablegen bzw. die Verschlagwortung nachbearbeiten. Sie sparen bei allen ausgehenden, im ERP entstandenen Dokumenten also viel Zeit und manuellen Aufwand.

Automatisch bei eingehenden Dokumenten:

Dokumente, die digital bei Ihnen ankommen (z. B. Eingangsrechnungen) gehören ebenfalls in Ihr digitales Archiv. Öffnen Sie dies Dokumente gleich in Ihrem DMS. Moderne Systeme verfügen standardmäßig über Workflow-Funktionen und OCR-Texterkennung. Ferner sind die Systeme intelligent und wissen, wo bei einer Rechnung Daten ausgelesen und in die entsprechenden Felder eingetragen werden. Im Rahmen des Freigabeprozesses einer Rechnung werden somit alle relevanten Daten verschlagwortet. Meist genügt dann ein flüchtiger Kontrollblick des Mitarbeiters. Wird diese Rechnung dann ins ERP-System übertragen, um hier gebucht zu werden, wird sie gleichzeitig mit allen relevanten Metainformationen an der richtigen Stelle im DMS archiviert. Für diesen Schritt muss niemand etwas tun und auch bei eingehenden Dokumenten sparen Sie so viel Zeit und manuellen Aufwand.

Angenommen, Sie verbinden ERP und DMS nicht miteinander: Was würde passieren?

• Dokumente, die im ERP anfallen, müssten händisch ins DMS geladen werden; an der richtigen Position.
• Die Verschlagwortung müsste manuell erfolgen. 5 bis 10 Felder pro Dokument würden mit Copy + Paste befüllt.
• Auch bei eingehenden Dokumenten gäbe es viele manuelle Schritte (Ablage im DMS, paralleles Öffnen und Arbeiten im ERP, Eintragen der Buchungen von Hand …).

Bei ca. 1.000 Dokumenten pro Woche wären dass 5.000 bis 10.000 zu verschlagwortende Felder. Das kostet nicht nur Zeit, da sind auch Tipp- und Kopierfehler unvermeidlich. Sie sehen: Ein sehr fehleranfälliges Vorgehen.

Verbinden Sie hingegen ERP und DMS, sind Ablageorte und verschlagwortete Informationen stets korrekt und fehlerfrei. Denn es nutzt das beste digitale Archiv nur sehr wenig, wenn sich hier zu viele Dokumente befinden, die falsch benannt, falsch verschlagwortet oder an der falschen Stelle abgelegt sind.

Wie in den vorherigen Punkten gezeigt, benötigen Sie neben Ihrem Dynamics 365 ERP den Microsoft SharePoint oder die DMS-Lösung eines Drittanbieters, um Ihr Dokumentenmanagement zu automatisieren. Niemals sollten Sie versuchen Ihr ERP allein als digitales Archiv zu nutzen. Doch um von den in Punkt 2 beschriebenen Vorteilen zu profitieren, genügt es nicht, die beiden Systeme nur zu haben – Sie müssen diese auch intelligent miteinander verbinden.

Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen gibt es viele. Dabei ist jedes DMS anders und eine Schnittstelle, mit der alle Dokumentenmanagement-Systeme an Microsoft Dynamics 365 angebunden werden könnten, gibt es nicht. Microsoft selbst hat sich nie um DMS-Connectoren bemüht und es von Anfang an den Partner überlassen, diese Schnittstellen zu entwickeln.

Wir haben diese Lücke für mehrere etablierte DMS-Systeme bereits geschlossen und wollen diese auch in Zukunft für weitere DMS-Systeme schließen.

Sie möchten ein anders DMS wie beispielsweise Easy, D3, Starke, Otris oder einen anderen Drittanbieter mit dem ERP-System von Microsoft verbinden? Kommen Sie gerne auf uns zu und fragen Sie uns. Möglicherweise haben wir Ihr DMS sogar schon einmal angebunden. Auf alle Fälle haben wir durch die erfolgreiche Anbindung von vier DMS eine Menge Vorarbeit geleistet und im Laufe von ca. 20 Jahren ein universelles DMS-Framework geschaffen, das bei neuen – uns unbekannten – DMS eine sehr gute Ausgangslage darstellt. Somit ist der Weg zu neuen DMS-Schnittstellen für uns deutlich kürzer als für alle, die bei Null beginnen.

Mehr zu unserem DMS-Framework und warum wir damit bereits einen ¾-Vorsprung in der Entwicklung neuer DMS-Schnittstellen haben, lesen Sie hier: Universelles DMS-Framework für Microsoft Dynamics 365.

ERP und DMS sind zwei Kernprodukte der Digitalisierung. Jedes einzelne ist ein enormer Gewinn. Schafft man es darüber hinaus, beide intelligent miteinander zu verbinden, erreicht der Grad Ihrer Digitalisierung mit wenigen Handgriffen ein viel höheres Niveau.

Sofern Sie also ELO oder DocuWare zusammen mit Dynamics 365 im Einsatz haben, sollten Sie nicht zögern und beide Systeme mithilfe eines Connectors verbinden. Neben Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management haben wir auch für Business Central diese Connectoren als Out of the Box Lösung entwickelt.