Kurze Projektlaufzeit bei Cerion Wachswaren: Implementierung von Business Central in 4 Ländern

Ein Neustart in Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der Implementierung in mehreren Ländern: so lautete der Auftrag, den Projektleiter Meick Ehrenberger, Berater Patrick Vogt und Entwickler Daniel Heyng von Inway Systems im April 2022 übernahmen. Bis dahin hatte die Cerion Wachswaren GmbH in Deutschland und Österreich Microsoft Dynamics NAV 2016 im Einsatz, quasi den Vorgänger des geplanten Business Central. In Ungarn hingegen wurde BC, das bis dahin auf einem eigenen Tenant lief, bereits mit einem ungarischen Partner eingeführt. In Frankreich wurde bei Projektbeginn eine separate Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt, die von Business Central abgelöst werden sollte. Ziel von Cerion und Inway war es schließlich im Sommer Business Central mit einem Tenant in Deutschland und Österreich einzuführen und den Rollout bis Jahresende 2022 mit jeweils eigenen Tenants in Ungarn und Frankreich durchzuführen. In einer weiteren Projektphase war außerdem die Schnittstelle zum bisherigen Online-Shop von Cerion geplant.

Ein Migrationsprojekt im direkten Sinne war es am Ende nicht. „Der Grundstock war mit NAV sicherlich gesetzt“, so Berater Patrick Vogt, „darauf haben wir im Projekt auf jeden Fall aufgebaut. Dennoch sind wir mit Business Central auf der grünen Wiese gestartet.“ Der finale Startschuss fiel letztlich im April 2022. Vor allem im Mai war die Arbeit am Projekt von Cerion und Inway sehr intensiv. Die Cerion-Mitarbeiter nutzten ihre vorhandenen NAV-Kenntnisse sehr gut. So waren nur wenig Schulungen durch die Berater von Inway nötig und auch bei der Datenmigration war nur wenig Hilfestellung gefragt. „In dieser Hinsicht war das Projekt schon ein wenig anders, als wir es gewohnt sind.“, erzählt Patrick Vogt. „Frau Birmelin hat als Einzelkämpferin sehr viel selbst gemacht. Sie hatte in der Datenmigration bereits Erfahrung, also hat sie in der Cloud so vieles selbst gemacht, sodass wir auch hier nur unterstützen mussten.“ Als Berater und Entwickler konnten sich Patrick Vogt und Daniel Heyng damit voll auf das Customizing konzentrieren. Durch diese sehr gute Aufteilung der Aufgaben zwischen Cerion und Inway war eine ungewöhnlich kurze Projektlaufzeit möglich und nach einem sehr arbeitsintensiven Mai und Juni konnte Cerion bereits im Juli 2022 live gehen.

Wie bei jedem Projekt, gab es auch bei der ERP-Einführung bei Cerion den ein oder anderen spannenden Punkt - vor allem bei den Implementierungen in Ungarn und Frankreich. „Durch die Zusammenarbeit mit externen Partnern bei den Ländergesellschaften vor Ort hatten wir einige Themen nicht in der eigenen Hand. Wenn dann noch die ein oder andere Terminverschiebung hinzukommt, kommt man im Projekt schon mal ins Schwitzen.“, meint Patrick Vogt. Während dieser Phase des Projektes kam es auch zu Änderungen des Scopes. So wurde entschieden, den Umzug der ERP-Lösung auf nur einen Tenant, anstatt ursprünglich geplant, auf mehrere durchzuführen. Und auch lizenztechnisch war das Projekt rund im die Ländergesellschaften schon recht komplex. „Wir konnten am Ende aber eine gute Lösung für alle schaffen und obwohl wir bis kurz vor Weihnachten noch gezittert hatten, konnten wir am Ende pünktlich mit den Ländergesellschaften live gehen. Das war dann das Weihnachtsgeschenk für alle Beteiligten.“

Das Hauptziel des Projektes, nämlich alle Ländergesellschaften mit Business Central in die Cloud zu bringen wurde termingerecht erreicht – an allen Standorten. Aufgrund der besonders guten Zusammenarbeit und sinnvollen Aufteilung der Aufgaben zwischen dem Team von Cerion und Inway Systems, konnten vor allem die Gesellschaften in Deutschland und Österreich innerhalb kürzester Zeit live gehen. Der Go-Live für Frankreich und Ungarn konnte, wenn auch mit zwischenzeitlich hohem Termindruck, wie geplant stattfinden. „Wir haben sicherlich noch das ein oder andere offene Thema und innerhalb des Projektes gab es auch Punkte, die aus dem ursprünglichen Scope entfernt und verschoben wurden. Hier freuen wir uns nun umso mehr als langfristiger Partner für Cerion die Lösung noch weiter zu optimieren.“, so das Fazit von Patrick Vogt.