Success Story: Automatisierung der Finanzbuchhaltung bei Liqui Moly durch die Bank Automation Suite (BAS) von Inway Systems
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94% Erkennungsrate beim Ausziffern sämtlicher Zahlungseingänge – von Händlern, End- und Geschäftskunden
Egal ob an Tankstellen, in Werkstädten, Baumärkten auf Online-Plattformen oder im Fachhandel: Weltweit vertreiben mehrere Tausend Händler und Reseller die über 4.000 verschiedenen Produkte von Liqui Moly. Zusätzlich betreibt der Vollsortimenter einen eigenen, gut sortierten Webshop für End- und Geschäftskunden.
Das Ergebnis: Eine hohe vier- bis fünfstellige Anzahl an Verkäufen und Zahlungseingängen pro Tag, die zuverlässig und zeitnah von der Finanzbuchhaltung ausgeziffert und gegen offene Posten ausgeglichen werden müssen. Sowohl die Käufe von Endkunden als auch die Vorauszahlungen von Geschäftskunden gehen dabei auf dem gleichen Konto ein.
Da ein manuelles Prüfen und Ausziffern von Zahlungseingängen sehr zeitintensiv und fehleranfällig ist, soll dieser Vorgang automatisiert ablaufen – und das bereits ab dem Tag, an dem Liqui Moly mit Microsoft Dynamics AX ein neues ERP-System in den Livebetrieb genommen hat.
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Herausforderungen: Automatisierung des Zahlungsverkehrs über PayPal und Payone und Erkennungsregeln ohne Verwendungszweck
Bei diesem Projekt gab es im Wesentlichen drei Herausforderungen:
- Parallel zur Neueinführung eines ERP-Systems, ein Projekt, das Liqui Moly größtenteils selbst bzw. mit mehreren externen Dienstleistern durchführte, sollte die Bank Automation Suite vollständig mit eingerichtet werden und mit dem GoLive zur Verfügung stehen.
- Eine weitere Herausforderung war die Einrichtung der Erkennungsregel, da viele der täglich eingehenden Kleinstbeträge, die vor allem von Endkunden über den Webshop kommen, keine eindeutigen Verweise im Verwendungszweck enthalten.
- Darüber hinaus war es für Liqui Moly wichtig, auch den Zahlungsverkehr über Bezahldienstleister wie PayPal oder Payone automatisiert abzuwickeln.
Lösungen: Enorme Zeitersparnis dank hoher Erkennungsrate
Clevere Arbeitsteilung
Als Partner von Liqui Moly entwickelte sich im Laufe des BAS-, sowie des ERP-Projektes eine stimmige Rollenaufteilung. Während Liqui Moly weite Teile Ihrer Neu-Einführung von Dynamics AX selbst vorantrieb, übernahm Inway hier wichtige Teilaufgaben wie z.B. die Einrichtung des Finanzmoduls, der Debitoren, Kreditoren sowie des Hauptbuches. Mitarbeiter von Liqui Moly wurden von Inway geschult, Workshops von Inway abgehalten und sämtliche Tests sowie auch der Go-Live begleitet. Durch diese Aufgabenteilung war die Bank Automation Suite parallel zum gesamten ERP-System schnell implementiert und ab Minute 1 nach dem Go-Live ebenfalls voll einsatzbereit.
Ausweitung der Erkennungsregel
Die Schwierigkeit bei der Einrichtung der Erkennungsregeln beschränkte sich größtenteils auf die Zahlungseingänge bei Endkunden. Für die Zahlungseingänge aus dem Liqui Moly Webshop wurden die Erkennungsregel folglich so ausgeweitet, dass alle Felder des Kontoauszuges durchsucht wurden.
Gab der Käufer im Verwendungszweck keine Rechnungsnummer an, so wurde auf die Transaktions-ID ausgewichen. So kam man bei Liqui Moly schließlich auf eine Erkennungsrate von 94%. Das heißt von 1.000 Posten auf dem Kontoauszug ordnet die Bank Automation Suite bei Liqui Moly 940 korrekt zu. Was bleibt sind 60 Posten, bei denen eine eindeutige Zuweisung nicht möglich ist und ein manueller Schritt notwendig wird. Da ist die Zeitersparnis aber bereits enorm.
Individuelle Schnittstelle für PayPal und Payone
Inway entwickelte für Liqui Moly eine individuelle Lösung: Eine Schnittstelle, über welche die Auszugsformate der Online-Bezahldienstleister PayPal und Payone eingelesen werden können. Standardmäßig konnte die Lösung die weltweit gängigen Bankformate MT940, Camt.053 und BAI2. Da aber PayPal sowie Amazon Pay immer häufiger nachgefragt wurden, sind diese Formate seit 2020 nun auch im Standard der Bank Automation Suite. Formate, die (noch) nicht in der Bank Automation Suite enthalten sind, lassen sich im Übrigen jederzeit schnell und einfach ergänzen.
Über die Liqui Moly GmbH
Die Liqui Moly GmbH mit Hauptsitz in Ulm ist weltbekannter Hersteller hochwertigster Schmierstoffe, Motoröle, Additive, Fahrzeugpflegeprodukte, chemischer Reparaturhilfen sowie Service-, Klebe- und Dichtprodukten. Mit über 4.000 Artikeln bietet Liqui Moly für jedes Fahrzeug auf der Welt die exakt passenden Produkte und erhöht damit die Lebensdauer von Motoren und Aggregaten.
Kernfunktionen der Bank Automation Suite
- Automatisierung der Finanzbuchhaltung durch Einlesen von Bank-Kontoauszügen
- Ausgleich von Kundenzahlungen und Avise automatisch gegen offene Posten
- Korrektes Verbuchen aller wiederkehrender Buchungen wie Geldabgängen oder Lastschriften
- Skonto-Zuordnung unter Berücksichtigung von Kulanztagen
- intelligente Erkennungsrate unterstützt durch eine zusätzliche OCR-Analyse
- Online-Bezahldienstleister wie PayPal oder Amazon Pay im Standard
- Intercompany- bzw. Mandantenübergreifende Verarbeitung der Kontoauszüge und Verrechnung
Weitere Informationen
Weitere Informationen zur Automatisierung Ihrer Finanzbuchhaltung für Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics 365 finden Sie auf unserer Add-On Seite zur Bank Automation Suite. Hier finden Sie eine informative Videoserie, wichtige FAQs sowie einen Rechner, mit dem Sie den Return on Investment dieses cleveren Add-Ons für Ihr Projekt bequem berechnen können. Gerne können Sie auch untenstehendes Formular für Ihre Fragen nutzen.
