Success Story: Schweizer Start-up Avantyard führt ERP-System Business Central in Eigenregie ein – in nur 30 Tagen

Sich von einem Partner ein ERP-System einrichten zu lassen, um danach einfach nur damit zu arbeiten, war für Peter Ruppeiner keine Option. Das Start-up wollte das ERP-System nicht bloß anwenden, sondern im Rahmen der Ersteinführung die Software gleich richtig kennen-, anwenden und verstehen lernen.

Inspiriert vom Blogbeitrag „ERP-System Business Central selbst einführen – in 6 Schritten“, wollte Avantyard genau diesen Weg gehen und fand in Inway Systems einen optimalen Partner. Eine Einführung von Business Central durch Hilfe zur Selbsthilfe: Viele von Inway Systems angebotenen Workshops und Coachings basieren genau auf dieser Philosophie.

Zwar handelte es sich bei der Einführung von Business Central beim Start-up Avantyard um ein eher kleines ERP-Projekt mit wenigen Usern, in welchem im ersten Schritt auch größtenteils nur Standard-Funktionen von BC implementiert wurden. Die Herausforderung bestand jedoch darin, dass Avantyard „ihr ERP-System“ komplett selbst implementieren bzw. bei jedem Schritt der Inbetriebnahme aktiv mitarbeiten wollte.

„Keiner von uns hatte Vorerfahrung mit ERP-Systemen“, so Peter Ruppeiner. „Wir wussten natürlich, dass es Enterprise Resource Planning Software gibt und, dass sie uns beim Automatisieren unserer Prozesse helfen kann. Wir selbst waren allerdings noch nie bei einem ERP-Projekt dabei. Andererseits lieben wir IT und wollten das System selbst einführen. Wir waren von Anfang an sehr optimistisch, dass wir das auch schaffen würden.“

Business Central lässt sich automatisch einrichten. Importiert man anschließend die Stammdaten, hat man in kürzester Zeit ein eingerichtetes mit Stammdaten gefülltes System, anhand dessen man beispielsweise Abläufe zeigen oder auch Prozesse verknüpfen und weiterentwickeln kann. Vorteil: Die Einrichtung erfolgt schnell und manuelle Fehler werden ausgeschlossen. In den meisten Projekten kommt es zu dieser Vorgehensweise. Nachteil: Wurde ein System automatisiert eingerichtet, ist es vor allem für ERP-unerfahrene Kunden deutlich schwerer, die Zusammenhänge all der Zahlen, Daten, Tabellen und Felder im ERP zu erkennen und zu verstehen. Deshalb wurde bei Avantyard bewusst auf diese automatisierte Vorgehensweise verzichtet. Das System wurde händisch eingerichtet. Schritt für Schritt wurden Stammdaten manuell hinzugefügt.

Workshops: Step bei Step mit Theorie und Q & A

Dabei erfolge die Einrichtung von Anfang an in Form eines dynamischen Workshops. Berater von Inway Systems zeigten den Mitarbeitern von Avantyard jeden einzelnen Schritt. So wurden beispielsweise in den ersten drei Workshopeinheiten Artikelkarten, Debitoren, Kreditoren und Kontenpläne händisch eingerichtet. Alle Funktionen des jeweiligen Bereiches wurden dabei betrachtet und erklärt. Ergänzt wurden die Ausführungen oftmals mit Theorie. Nachfragen wie „was sind oder warum benötigen wir Buchungsgruppen, was müssen wir bei Kontenplänen und Bilanzen berücksichtigen, etc.“ wurden im Laufe des Workshops immer wieder beantwortet.

So konnten die Mitarbeiter von Avantyard nicht nur sehen, welchen Einfluss z. B. das Anlegen von Debitoren auf die bereits eingerichteten Konten oder die Buchungsgruppen hatte, sie konnten es auf diese Weise auch viel einfacher verstehen.

Am Ende des Tages gibt’s Hausaufgaben

Um das gezeigte Wissen zu verfestigen, gab es am Ende jeder Workshopeinheit eine kleine Hausaufgabe. Diese waren zum Beispiel:

• Nummernserien erzeugen,
• Buchungen durchführen und dabei Posten und Konten kontrollieren,
• Debitoren und Kreditoren erzeugen,
• Artikel erzeugen und bestellen.

Meist lagen zwischen den einzelnen Workshopeinheiten drei bis vier Arbeitstage. Genug Zeit also für Avantyard, das Gelernte zu Wiederholen und zu verfestigen. Oftmals merkten die Mitarbeiter erst bei den Hausaufgaben, dass es an der ein oder anderen Stelle doch noch Schwierigkeiten, Probleme oder offene Fragen gab. Diese wurden dann zum Beginn der folgenden Einheit besprochen.

Dynamischer Workshop ohne festes Konzept

Auf diesem Weg tasteten sich Inway und Avantyard sukzessive voran bis zum fertigen System. Da die Mitarbeiter von Avantyard viele Fragen stellten und sehr schnell lernten, war das System nach 8 Workshopeinheiten mit insgesamt ca. 40 Stunden fertig implementiert. Auch Dennis Appelt, BC Berater bei Inway war überrascht, dass es am Ende so schnell ging. „Am Anfang hatte ich Ablauf und Inhalte der Workshopeinheit noch genau geplant, aber bereits in der zweiten Einheit bin ich von diesem Plan abgewichen. Die Roadmap hatte ich dann nur noch im Hinterkopf. Der Kunde bestimmte das Tempo, in dem wir das System einrichten. Und nachdem die Unsicherheiten – die bei der Einführung einer Software mit so vielen Möglichkeiten ja durchaus verständlich sind –abnahmen, ging es erstaunlich schnell.“