07. April 2022

Partnerschaft auf Augenhöhe: Inway führt Business Central bei Secalflor ein

Iris Degen, Thomas Raiß

15 Tage Budget und der Auftrag, Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) zu implementieren – so lautete der Startschuss eines ERP-Projektes voller Dynamik, das einige Herausforderungen bereithielt und eine langfristige Kundenbeziehung hervorbrachte.

Am Anfang war …

Die Secalflor GmbH verfolgt eine Expansionsstrategie: Das Unternehmen möchte in kurzer Zeit stark wachsen und innerhalb der kommenden fünf Jahre weltweit sieben Produktionsstandorte errichten. Im Rahmen der dafür zu schaffenden Strukturen wurden ein Managementsystem und mit EspressoNet ein „veredeltes“ M365 mit dem Ziel eines Digitalisierungsgrades 4 eingeführt. Das ERP-System fehlte noch. Welches genau es werden sollte, das stand nicht von Beginn an fest. International einsetzbar sollte es sein und den prozessualen Anforderungen aus dem Managementsystem Rechnung tragen.

Schnell kristallisierte sich heraus, dass Microsoft Dynamics 365 Business Central die passende Lösung ist. Vor allem die Möglichkeiten zur Individualisierung im Standard als auch die volle Integration in die Microsoftwelt und das übrige IT-Umfeld bei Secalflor überzeugten Geschäftsführer Ole Hülsemeyer und sein Team.

Über Secalflor

Secalflor ist ein Start-up mit 25 Jahren Erfahrung in den Bereichen Nachhaltigkeit und effektive Ressourcennutzung durch Renaturierung. Die heutigen Gesellschafter waren auf die Panels aufmerksam geworden und haben den einstigen Gründer dafür gewinnen können, sein Wissen unter dem Namen Secalflor wieder einzubringen. Die heutige Gesellschaft wurde Ende 2019 ins Leben gerufen. Zwischen 2020 bis ins Frühjahr 2021 wurde die alte Halle erworben, die Produktionslinie aufgestellt und die Probeproduktion begann. Seit Mai 2021 ist Ole Hülsemeyer als Geschäftsführer tätig, um die notwendigen Strukturen zu schaffen, die Produktion zu professionalisieren sowie Vertrieb und Expansion zu beginnen.

Aus Steinen kann man Schönes bauen

Für einen klassischen Mittelständler wie Secalflor, erschien auch für das Inway Team, Business Central die passende Lösung zu sein. Und schon nach den ersten Gesprächen war klar: „Es war nicht nur das Projekt und der Kunde, sondern mit BC auch das Produkt, bei dem wir mit Herzblut dahinterstanden“, so Thomas Raiß, betreuender Projektleiter bei Inway.

Referenz Inway Secalflor - Implementierung von Business Central, Projektteam

Ein Projekt ohne Herausforderungen? Eine Illusion, das wissen auch die erfahrenen Berater des Projektes Thomas Raiß, Daniel Krüttgen, Tobias Gotzen und Thomas Berndt. “

Die Secalflor GmbH befindet sich aktuell noch im Aufbau, die Strukturen entwickeln sich erst nach und nach“, sagt Thomas Raiß. „Dass ein stringentes Vorgehen nach Schema F in diesem Fall nicht möglich ist, das war uns fast von Anfang an klar. Die innerhalb der Einführung nötige Dynamik und Agilität war von Beginn an spürbar.“

Dynamischer Projektverlauf

Von dem Maß an Dynamik, dass letzten Endes im Projekt notwendig war, waren alle Projektbeteiligten dann doch überrascht. Die Anforderungen sind stetig gewachsen oder haben sich im Laufe des Projektes nochmals deutlich geändert. Hier lag es an den Projektbeteiligten, flexibel zu bleiben, regelmäßig umzudenken und bei Bedarf neu zu definieren. Was dabei am besten weitergeholfen hat? „Dass wir super dynamisch und super agil auf den Kunden zugegangen sind, ihn abgeholt haben und auf seine Bedürfnisse eingegangen sind“, so Thomas Raiß. Die Anforderungen wurden am Ende genauso dynamisch aufgenommen, wie sie aufkamen, mit dem Ziel, diese optimal im Standard umzusetzen oder mindestens standardnah eine Lösung zu finden. So hat sich das Team von Inway hin und wieder bewusst dazu entschieden, vom Standard abzuweichen – hinsichtlich des Systems, aber auch vom Best Practice Prozess. „Wir passten diesen individuell an die Findungsphase des Kunden an, sodass wir die Einführung schlussendlich innerhalb des geplanten Budgets und noch vor dem eigentlichen Termin abschließen konnten.“

Change-Management

Auch oder deshalb, weil sich bei Secalflor vieles noch in der Findung befindet, war das Change-Management eine weitere Herausforderung: Rollen, Strukturen, Prozesse – so manches musste neu geschaffen werden. Auch bereits Vorhandenes musste überdacht und ggf. geändert werden, mit dem Ziel die Dinge so zu etablieren, dass sie hinterher nicht nur auf dem Papier stehen, sondern auch gelebt werden. „Hier half uns vor allem unser vertrauensvoller Umgang miteinander und unser gegenseitiges Verständnis weiter, solche Hürden gemeinsam zu nehmen und zu lösen“, so Thomas Raiß. „Denn auch bei uns als Inway befanden wir uns im Bereich BC teilweise noch beim Aufbau unserer internen Strukturen. Hier trafen wir auch unsererseits auf einen verständnisvollen Kunden und wir schafften es, eine gegenseitige Vertrauensbasis aufzubauen, die eine gute Grundlage für das Einführungsprojekt und die weitere Zusammenarbeit darstellt.“

Schulungs- und Dokumentationsbedarf

„Um ehrlich zu sein, den Schulungsbedarf hatten wir anfangs ein wenig unterschätzt“, gibt Thomas Raiß zu. Denn erst im weiteren Verlauf des Projektes wurde klar, dass viele künftige Anwender von Secalflor das erste Mal in ihrem Leben Berührungen mit einem ERP-System hatten. Auch die technische Affinität war bei den Usern sehr unterschiedlich ausgeprägt. Mit dem passenden Maß an Ruhe und Geduld und den entsprechenden Schulungsmaßnahmen – remote und vor Ort – wurden schlussendlich alle Anwender in Business Central eingearbeitet. Einige Schulungsveranstaltungen wurden zudem aufgezeichnet, sodass sie langfristig zur Verfügung stehen und die Basis als Hilfe zur Selbsthilfe darstellen. Auch Ole Hülsemeyer von Secalflor sieht die Schulung seines Teams rückblickend als größte Herausforderung, „doch da auf beiden Seiten sehr erfahrene Projektleiter tätig waren, ist der Fortschritt in großen Schritten möglich gewesen.“

Individuelles Dokumentationshandbuch

Auch der Dokumentationsaufwand war außergewöhnlich. So bot Inway als besonderen Service für Secalflor speziell auf deren Wunsch ein individuell auf deren Prozesse geschriebenes Dokumentationshandbuch an, das am Ende knapp 300 Seiten füllte. „Dieser Aufwand stand nicht von Beginn an auf der Agenda“, so Thomas Raiß. Doch Secalflor war bereit, das benötigte Budget zur Verfügung zu stellen. So umfasste der Service von Inway am Ende neben der Schulung der Anwender auch die vollständige Dokumentation sowie die Tests und die finale Abnahme des neuen ERP-Systems.

Was am Ende bleibt … Ziel erreicht: Go-Live nach weniger als 6 Monaten

Das ursprüngliche Ziel der Secalflor GmbH lautete, das ERP-System in Phasen einzuführen und es nach und nach auf die Tochterunternehmen auszurollen. Dank der kurzen Projektlaufzeit für die Phase 1 war diese fast zwei Monate vor dem geplanten GoLive beendet und Microsoft Dynamics 365 Business Central wurde zum Stichtag 1:1 produktiv gesetzt. Und nachdem diese erste Phase so gut lief, konnten Inway und Secalflor bereits die nächsten Schritte gemeinsam gehen und weitere Projektphasen beginnen. So wurden am Ende aus ursprünglich einem Projekt mit 15 Tagen Budget bereits mehrere Projekte mit 150 Tagen umgesetzt. Das Ergebnis: Im Mutterhaus des Unternehmens in Deutschland sind nach nicht einmal mehr sechs Monaten die Bereiche Einkauf, Verkauf inkl. CRM, Finanzbuchhaltung und Bestandsbuchungen im Einsatz. Das Controlling und die Produktion sind bereits in Planung. Auch in den Tochterunternehmen in Spanien und Kroatien werden Verkauf und CRM im April eingeführt. „Wir haben großes vor und brauchen dafür einen Partner, der das mitgeht – auch international. Diesen Partner haben wir mit der Inway gefunden“, reflektiert Geschäftsführer Ole Hülsemeyer das Projekt.

Für das Team der Inway um Berater Thomas Raiß war „die Umsetzung außerordentlich spannend und hat am Ende sehr viel Spaß gemacht. Die Zusammenarbeit mit Secalflor war partnerschaftlich und stets auf Augenhöhe, sodass wir uns auf weitere Projektphasen freuen.“