Dokumente und Belege richtig ablegen und archivieren: mit dem 365 / AX Connector for ELO

1. Aus Ihrer Erfahrung: Wie organisieren Unternehmen heutzutage die Ablage wichtiger Dokumente?

Viele Unternehmen haben bezüglich Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente noch immer kein fertiges und konsistentes System. Oftmals existiert ein bunter Mix aus digital archivierten Daten und Dokumenten in klassischen Leitzordnern. Neben dem Papierarchiv, in dem vorzugsweise Eingangsbelege gesammelt, sortiert und abgeheftet werden, erfolgt die Ablage von Ausgangsbelegen dann im Filesystem von Windows, in E-Mail-Postfächern oder im ERP-System. Oftmals liegen die Daten gar auf unterschiedlichen Festplatten. Leider ist dies noch immer gängige Praxis in Unternehmen. Viele Mitarbeiter – vom Sachbearbeiter bis zum Abteilungsleiter – verbringen deshalb einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten.
 

2. Wissen Sie grob, um wieviel Zeit es sich hier handelt?

Wir haben einmal über einen längeren Zeitraum getestet und ausgewertet, wie lange Mitarbeiter für die Suche nach Dokumenten benötigen, die nicht zentral abgelegt sind. Hier dauert die Suche im Schnitt 5 Minuten länger. Bei 2 Suchvorgängen pro Stunde und pro Abteilung kommt man alleine pro Tag auf ca. 1,5 Stunden Arbeitszeit, die der Abteilung verloren geht. Auf den Monat hochgerechnet sind dies 30 Stunden bzw. 360 Stunden pro Jahr. Extrem viel Zeit also.  

Dabei gibt es, um dies zu verhindern, ein paar zentrale Kriterien, die jedes Unternehmen beim Archivieren wichtiger Dokumente berücksichtigen sollte.
 

3. Wie lauten diese Kriterien für gute Archivierung?

Eine gute Archivierung sollte diese Kriterien erfüllen:

• Die Dokumente sind zentral an einem Ort gespeichert bzw. hinterlegt.
• Die Dokumente sind optimal sortiert und verschlagwortet und werden ohne langes Suchen schnell gefunden.
• Jeder Mitarbeiter weiß, wo die für Ihn relevanten Dokumente liegen und hat entsprechenden Zugriff.
• Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen.
• Und das wichtigste: Die Dokumente sind revisionssicher und damit rechtskonform abgelegt.

4. Warum ist Revisionssicherheit so wichtig?

Das zentrale Kriterium für das Aufbewahren von Dokumenten ist in der Tat die Revisionsicherheit. Das heißt das archivierte Dokument muss jederzeit exakt so aussehen wie bei der Erstellung oder der Ablage. Klingt banal, ist aber keine Selbstverständlichkeit. Denn sämtliche Ausgangsbelege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. lassen sich auch Jahre später noch aus dem eigenen ERP-System ziehen. Viele Unternehmen nutzen oder missinterpretieren diese Möglichkeit als Dokumenten-Archivierung. Das ist fatal, denn hat sich in diesem Zeitfenster irgendetwas verändert – beispielsweise Geschäftsform, Logo, Adresse – so finden sich diese Änderungen auf dem neuen Dokument wieder. Damit ist dieses Dokument keine identische Kopie und entspricht weder den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung (GoB) noch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
 

5. Raten Sie deshalb zu einem Archiv in Papierform?

Nein. Es ist zwar richtig, dass die Original-Belege in Papierform per Definition immer revisionssicher sind, allerdings gibt es zusätzlich zu den vorhin beschriebenen Kriterien für eine gute Archivierung noch zwei weitere Punkte, die bei Papier nicht gegeben sind: Platzsparend und redundant. Und auch das schnelle Auffinden oder ein paralleler Zugriff ist bei Papier nur bedingt der Fall.

Platzsparend
Für kleine- und mittelständische Unternehmen sind 1.000 Belege pro Woche wie Eingangs- und Verkaufsrechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften etc. längst Realität. Selbst bei nur zwei Seiten pro Dokument sind dies 6 voller Leitz-Ordner pro Woche. Jeder Leitz-Ordner ist ca. 8 cm breit und 32 cm hoch. Typische Aktenregale mit den Maßen 1 m Breite, 2 m Höhe und 30 cm Tiefe sind somit innerhalb von 10 Wochen komplett voll. Bei einem Papierarchiv benötigen Sie pro Jahr also wenigstens 5 Aktenregale.

Alternativ könnte man nur „die wichtigen“ Dokumente in Papierform archivieren und den Rest elektronisch; dann hat man jedoch wieder ein unübersichtliches Misch-System.

Redundant
Ein weiterer Nachteil von Papier ist auch die Gefahr von technischen Schäden. Feuer, aber auch ein Rohrbruch bei einem Archiv im Keller können alle Papierdokumente mit einem Schlag vernichten.

Mit einem digitalen Archiv – Stichwort Cloud – lassen sich beide Punkte sehr einfach lösen. Dokumente digital, mit wenigen Klicks direkt im eigenen ERP-System zu finden: Das wäre die Zielvorstellung.

Übrigens: Digital archiviert entspricht ein Aktenregal in etwa einem Gigabyte. Mit zwei 100 GB Festplatten oder dem entsprechenden Cloud-Speicher haben Sie für mindestens 10 Jahre ausgesorgt.

6. Sie sagten gerade digitale Dokumente mit wenigen Klicks im eigenen ERP-System finden. Wie kann man dieses Ziel erreichen?

Mit Hilfe eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wie z.B. ELO professional, Docuware, D3 oder Windream. Hier gibt es viele Anbieter. Per Drag & Drop lassen sich in DMS-Systemen Dokumente zentral ablegen und archivieren. Je nach Ihrer IT-Infrastruktur sind die Daten dann entweder auf Ihrem Server oder in der Cloud. Ein schnelles Auffinden garantieren Volltextsuche innerhalb der Dokumente sowie eine gute Verschlagwortung der abgelegten Dokumente. Sie sehen: Alle wichtigen Kriterien sind damit sicher erfüllt.

Optimal ist es dann natürlich, wenn Sie Ihr DMS-System mit Ihrem ERP-System verbinden. Dann laufen große Teile der Ablage und Archivierung völlig automatisch. Mit dem 365 / AX Connector for ELO haben wir ein Add-On für Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations entwickelt, das genau dies kann.

7. Warum nutzen Sie für Ihren Connector das DMS von ELO?

Seit etwa 10 Jahren sind wir Business-Partner der Firma ELO Digital Office GmbH. Für den deutschsprachigen Raum ist ELO das führende Produkt und steht für effizientes Dokumentenmanagement. Hier haben wir mit der Entwicklung unserer Lösung begonnen. Seit über 5 Jahren ist der 365 / AX Connector for ELO erfolgreich bei unseren Kunden im Einsatz.
Zusätzlich zu einem Connector for ELO arbeiten wir gerade an einem flexiblen DMS-Framework mit dem wir nahezu alle DMS-Systeme einbinden können. Dann haben wir auch Connectoren für alle anderen DMS-Systeme. Noch für dieses Jahr geplant sind Connectoren für Docuware, Easy, D3 und Windream.
 

8. Im Laufe weniger Jahre gelangen sicherlich Tausende von Dokumenten ins DMS-Archiv. Wie schafft man es, hier den Überblick zu behalten und die gesuchten Dokumente auf Anhieb zu finden?

Wichtig für das schnelle Auffinden sind Indexierung und eine gute Verschlagwortung (Tagging). Diese Metainformationen können im DMS an jedes hochgeladene Dokument angehängt werden. Über diese Informationen muss man sich einmal im Vorfeld Gedanken machen, danach werden Dokumente des gleichen Typs immer nach diesem Muster verschlagwortet.

Ein Beispiel:
Bei Rechnungen hat es sich bewährt, immer diese Information mit anzugeben: Rechnungsnummer, Kundennummer, Buchungsdatum, Kundenname, Auftragsnummer und Rechnungsbetrag. Auch wenn Sie nur ungefähr wissen, wonach Sie suchen, führt dieses Tagging zusammen mit der Volltextsuche dazu, dass Sie Ihr gesuchtes Dokument in kürzester Zeit finden werden.

9. Kling sehr aufwändig, alle Dokumente zu verschlagworten. Ist es das?

Aufwändig ist es nur, wenn Sie alle Dokumente manuell verschlagworten. Davon rate ich ab. Mit den bereits erwähnten Connectoren können Sie diesen Vorgang nämlich zum größten Teil automatisieren. Im Falle des 365 / AX Connector for ELO werden Ausgangsbelege aus Ihrem Microsoft ERP-System vollautomatisch verschlagwortet und strukturiert in ELO archiviert. Eingangsbelege werden über Barcodes mit dem korrespondierenden Buchungsvorgang in Ihrem Microsoft ERP-System verknüpft. Da die Barcodes manuell angebracht werden, sprechen wir bei Eingangsbelegen von einer teilautomatischen Archivierung.

10. Können Sie den Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsbelegen im Zusammenspiel mit dem 365 / AX Connector for ELO noch etwas konkretisieren?

Gerne. Beginnen wir ganz allgemein: Im Rahmen des Archivierens gibt es immer zwei Arbeitsschritte

1. Das entsprechende Dokument muss im DMS gespeichert werden
2. Die Datei muss innerhalb des DMS mit bestimmten Schlagwörtern gekennzeichnet werden. Hierfür gibt es für jeden Dokumententyp ein Template.

Ausgangsbelege
Bei Ausgangsbelegen laufen beide Schritte völlig automatisiert ab.

Anhand eines Beispiels erklärt:
Wir erstellen eine Rechnung. Quelle dieses Dokumentes ist unser eigenes ERP-System. Wird diese Rechnung dann im ERP-System verbucht, wird ein PDF-Beleg generiert. Jetzt kommt der Dynamics Connector for ELO ins Spiel. Er legt dieses PDF, so wie es in diesem Augenblick ist – Stichwort Revisionssicherheit – vollautomatisch und unter Berücksichtigung der definierten Verschlagwortung für Rechnungen, im DMS ab. Ohne manuell einzugreifen, gelangt das Dokument ins ELO-Archiv – inklusive aller vorab definierten Metadaten.

Eingangsbelege
Bei Eingangsbelegen läuft nur der zweite Schritt automatisch ab. Das Speichern im ELO-DMS sowie das Anbringen eines eindeutigen Kriteriums ans Dokument – wir empfehlen hierfür die Nutzung eines Barcodes / Strichcodes – sind manuelle Tätigkeiten.

Anhand eines Beispiels erklärt:
Wir erhalten eine Eingangsrechnung von einem Kreditor – egal ob als Brief oder PDF. Dieses Dokument wird nun manuell mit einem Strichcode versehen und ins DMS hochgeladen. Noch sind hier keinerlei Schlagworte hinterlegt – lediglich der eindeutige Strichcode ist dem Dokument zu diesem Zeitpunkt zugeordnet.
Wird diese Eingangsrechnung dann im ERP-System bearbeitet, erscheint ein neues Feld: „Strichcode“. Hier wird die Nummer des Strichcodes eingegeben. Auch dies ist noch eine manuelle Tätigkeit. Beim Verbuchen sucht der 365 / AX Connector for ELO nun mit Hilfe des Strichcodes das entsprechende Dokument mit gleichem Strichcode im DMS und ergänzt danach die Verschlagwortung vollautomatisch.

11. Ist man bei der Wahl der Merkmale, die man verschlagworten möchte, völlig frei?

Ja. Es gibt im DMS für jeden Dokumententyp eine Verschlagwortungsmaske. Diese ist frei konfigurierbar und wird dann über den 365 / AX Connector for ELO mit den entsprechenden Feldern im ERP-System gemappt.

12. Benötigt man zusätzlich eine OCR-Software?

Nein. Diese Funktionalität ist bereits in ELO vorhanden. 

13. Welche Vorteile ergeben sich aus der Verknüpfung von DMS und ERP-System?

Kein langes Suchen, alle Daten liegen zentral an einem Ort, das Archiv ist revisionssicher, rechtskonform und platzsparend, jeder Mitarbeiter weiß wo die Dokumente liegen und ein gleichzeitiger Zugriff auf Dokumente ist möglich: Dies allein sind die Vorteile, die Ihnen bereits eine DMS-Lösung bietet.

Hinzu kommen jetzt noch die Vorteile der Verknüpfung von DMS und ERP-System mit dem 365 / AX Connector for ELO. Ablage, Archivierung und Verschlagwortung erfolgt automatisch bzw. teilautomatisch – und damit fehlerfrei. Die Automatisierung ist darüber hinaus eine deutliche Ersparnis von Zeit, Arbeitsaufwand und Geld.
 

14. Müssen Mitarbeiter dann immer mit zwei Systemen arbeiten, ERP-System und ELO-DMS?

Nein, denn es gibt einen weiteren großen Pluspunkt, dieser Verknüpfung. Auf alle Dokumente und Geschäftsvorgänge haben Sie ab dann auch direkt über Ihren ERP-Client Zugriff. Ohne Ihr ELO-DMS zu öffnen, können Sie das Archiv durchforsten. Äußerst hilfreich sind beispielsweise frei konfigurierbare Suchbuttons, die Sie an verschiedenen Stellen im ERP-System anbringen können. Angezeigt werden Ihnen natürlich auch sämtliche Dokumente (zum Großteil Eingangsbelege), die nicht über das ERP-System archiviert wurden.

Eingehende Rechnungen und Lieferscheine erscheinen dann zum Beispiel bei der Bestellung und beim Lieferanten; ausgehende Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen finden Sie beim Auftrag und beim Kunden.