Dynamics 365 for Project Service Automation – mehr Effizienz in Projekten
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Dynamics 365 for Project Service Automation (PSA) ist der Prozessbereich in Dynamics 365 für projektbasierte Unternehmen.
Dynamics 365 for PSA ist ein eigenes Programm (App) innerhalb Dynamics 365. Die App ist Teil des Customer Engagement Plans und somit vollständig in Microsoft Dynamics 365 eingebettet. In der Cloud-Version greifen Sie direkt über Office 365 auf den Prozessbereich zu.
Funktionen und Möglichkeiten
Zusätzlich zu dem gesamten Vertriebsprozess für Projekte beinhaltet die App Prozesse und Funktionen für folgende Schritte im Projekt:
- Projekt-Vertragsmanagement
- Projekt-Planung
- Ressourcen-Management
- Zeit- und Kosten-Management
- Zusammensetzung und Zusammenarbeit des Teams
- Projekt-Abrechnung
- Analysen und Auswertungen
Diese Mitarbeiter profitieren besonders von der Möglichkeit, Workflows in Dynamics 365 for PSA individuell und flexibel zu definieren:
- Projekt-Manager
- Ressourcen-Manager
- Kundenbetreuer
- Key Account Manager
- Mitarbeiter im Projekt-Team
Dynamics 365 for Project Service Automation – ein erster Überblick
Bereits am Menü von Dynamics 365 for PSA (siehe Abb.) erkennt man den bereitgestellten oder möglichen Workflow. Da Dynamics 365 for PSA auf Dynamics 365 for Sales basiert, kann natürlich der gesamte Vertriebsprozess abgebildet werden.
- Interessenten generieren (Lead / Verkaufschancen)
- Angebot erstellen und nachverfolgen Angebote / Projektverträge)
- Ressourcen abhängig von deren Skills und Zeiten einplanen (Zeitplanübersicht, Ressourcen, Ressourcennutzung, Ressourcenanfragen, Ressourcenanforderungen, Ressourcenbuchungen)
- Projektabwicklung / -bearbeitung, Steuerung und Zusammenarbeit im Team (Projektvorlagen, Ressourcenrollen)
- Projektzeiterfassung mit Ausgaben (Zeiteinträge, Ausgaben)
- Projektfaktura gem. Projektvertrag (Rechnung, Buchungsstatus, Projektvertragsmeilensteine)
- Auswertungen und Analyse (Berichte)
Interessenten generieren und Angebot erstellen
Wenn Sie die den Interessenten generiert haben (z.B. aus Ihren Leads oder Verkaufschancen), erstellen Sie das Angebot. Dabei ist es möglich, das Angebot auch auf Grundlage einer Projektabschätzung, d.h. einer groben – oder auch detaillierten – Projektplanung zu erstellen. Diese Planung kann natürlich nach Auftragserteilung auch als Projektplan übernommen werden.
Geschäftsprozess und Workflow
Unter dem Menüpunkt Projekt werden alle notwendigen Informationen aufgelistet. Beachten Sie hier den Geschäftsprozess im oberen Bereich des Projektformulars (grüne Pfeile). Der Geschäftsprozess zeigt stets den aktuellen Fortschritt des Workflows. Der Workflow ist dabei für jedes Projekt frei definierbar. Jeder Pfeil steht für eine Phase im Projekt. Pro Phase ist vorgegeben, welche Informationen vorhanden sein müssen, damit das Projekt in die nächste Phase geschoben werden kann.
Ein Beispiel:
Das unten dargestellte Projekt wurde neu erstellt und wird zur Projektabschätzung verwendet. Es befindet sich ganz am Anfang und noch wurde kein Angebot erstellt. Folgende Informationen sind beim Projekt hinterlegt:
- der Projektvertrag (kaufm. Informationen)
- die Schätzungen
- der / die zugeordneten Vertriebsmitarbeiter
- das Projektteam
- Elementare Informationen zur Projektsteuerung und natürlich eine aussagekräftige Darstellung des aktuellen Status
Projektstrukturplan
Ähnlich wie in Microsoft Office Project kann der Projektstrukturplan (PSP) mit Abhängigkeiten und Dauer erstellt werden. Im PSP können den einzelnen Projektvorgängen Ressourcen zugeordnet (gebucht) werden. Alternativ kann dies abhängig von der benötigten Rolle auch automatisch erfolgen.
Einplanung von Ressourcen
Neben der direkten Ressourcenplanung im Projektstrukturplan kann der Ressourcen-Manager selbstverständlich auch außerhalb des Projekts Ressourcen einplanen. Die Suche nach den richtigen Mitarbeitern kann dabei nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen:
- nach Verfügbarkeit
- nach Skills
Bei der Buchung werden die beiden Buchungsarten hart und weich unterschieden. Die Buchungsart hart ist dabei mit einer festen Einplanung, die Buchungsart weich mit einer Reservierung gleichzusetzen.
Natürlich ist auch ein umgekehrtes Vorgehen möglich, d.h. Sie suchen z.B. als Teamverantwortlicher bzw. Ressourcen-Manager ein Projekt für Ihre Teammitglieder.
Projektzeit erfassen und Freigabe-Workflow
Im Projekt planen und erfassen Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten und erbrachter Leistung auf Projektvorgänge. Hierbei ist es möglich, interne und externe Buchungstexte zu erfassen. Die Zeiteinträge werden über einen Workflow zur Freigabe weitergereicht und können erst nach Genehmigung (z.B. durch den Projektleiter) auf das Projekt verbucht werden.
Kalenderansicht
Für Teammitglieder ist es wichtig, einen einfachen und guten Überblick über alle gebuchten Zeiten zu haben. Insbesondere dann, wenn die Fakturierungsrate in den persönlichen Zielen verankert ist – und so ggf. noch einen variablen Gehaltsbestandteil darstellt.
In Dynamics 365 for PSA zeigt eine Kalenderansicht auf einen Blick, wo der entsprechende Mitarbeiter gerade steht.
Projektsteuerung
Ein weiteres wichtiges Thema im Rahmen der Projektabwicklung ist die Projektsteuerung. Für den Projektleiter ist hierzu eine detaillierte Sicht des aktuellen Projektstatus notwendig. Neben den umfangreichen Auswertungsfunktionen auf Basis von PowerBI, kann auch direkt innerhalb des Projektes ausgewertet werden.
Innerhalb der Projektnachvervolgung gibt es in Dynamics 365 for PSA zwei Ansichten:
- Aufwand
- Kosten
Bei der Kostenansicht werden selbstverständlich die unterschiedlichen Preise pro Rolle und Mitarbeiter berücksichtigt.
Projektabrechnung
Die gebuchten Zeiten/Leistungen werden dem Kunden gem. der vereinbarten Abrechnungsperiode in Rechnung gestellt. Der Fakturaprozess ist hierbei abgebildet, wobei die darauffolgenden Prozesse (Gutschrift, Mahnung, usw.) in Ihrer kaufmännischen Lösung erfolgen muss.
Microsoft bietet hier standardmäßig die Integration in seine ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 for Finance und Operations. Natürlich geht die Integration über den reinen Fakturaprozess hinaus, sodass auch folgende Daten ausgetauscht werden.
- Projektbezogene Angaben
- Finanzanschlag /Forecasts
- Tasks
- Kostenkategorien
- Spesenabrechnungen
- Abrechnungen
- Kauforder
Fazit:
Mit Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation bietet Microsoft ein vollumfängliches Programm, welches Unternehmen bei Projekten wertvolle Unterstützung durch erprobte Prozesse bereitstellt.
Vom ersten Angebot bis zur Projektanalyse: Sämtliche Phasen des Workflows sind in der App vollständig abgebildet – und lassen sich individuell und projektspezifisch anpassen. Ressourcen können so optimal eingesetzt werden, Meilensteine und das Projektziel bleiben stets im Blick. Als Teil der umfassenden Businness-Lösung Microsoft Dynamics 365 ist auch die reibungslose Übergabe aller relevanten Daten aus Dynamics 365 for PSA in Ihr CRM (Dynamics 365 for Sales) und Ihr ERP-System (Dynamics 365 for Finance and Operations) gewährleistet.
Sie möchten mehr über Dynamics 365 for PSA sowie die Möglichkeiten von Microsoft Dynamics 365 erfahren: Dann besuchen Sie gerne eines unserer kostenfreien Webinare.