Was ist ein ERP-Testsystem und warum sollten Sie es nutzen?
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Überflüssig, zeitaufwändig, teuer: Nicht selten sind dies die Argumente, die Unternehmen gegen den Betrieb eines ERP-Testsystems vorbringen. Vor allem dann, wenn im Live-Betrieb des produktiven Systems alles funktioniert, fragen sich Mitarbeiter oft, warum Sie diesen zusätzlichen Aufwand betreiben, und ein ERP-Testsystem regelmäßig nutzen sollen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir den Aufwand für das Betreiben und die Vorteile eines aktiv genutzten ERP-Testsystems gegenüber und zeigen Ihnen, welchen entscheidenden Mehrwert ein aktuelles Testsystem für Ihr produktives ERP-System bietet.
Der Unterschied zwischen ERP-Testsystem und ERP-Produktivsystem
Ein ERP-Testsystem ist eine Kopie des produktiven ERP-Systems, mit dem Sie täglich arbeiten. Die gesamte Produktiv-Umgebung mit allen Funktionen und Einstellungen wird zu einem bestimmten Zeitpunkt eingefroren und im Testsystem abgebildet. Alle Daten, Prozesse und Workflows stehen hier für Tests, Weiterentwicklungen, Implementierungen neuer Prozesse und Fehleranalysen bereit.
Welchen Aufwand hat das Unterhalten eines ERP-Testsystems?
Das Unterhalten eines ERP-Testsystems ist natürlich nur sinnvoll, wenn man es pflegt, aktuell hält und für verschiedene Szenarien auch einsetzt. Dies verursacht – logischerweise – zunächst einmal einen zeitlichen Mehraufwand:
- für die Systemadministratoren, die das ERP-Testsystem bereitstellen und die Daten aktuell halten
- für die Fachabteilungen, die sich neben dem Tagesgeschäft für die Arbeit mit dem ERP-Testsystem Zeit einplanen
Natürlich verbraucht ein zweites funktionierendes System auch Ressourcen wie zum Beispiel:
- CPU
- Arbeitsspeicher
- Plattenspeicher
Im Idealfall ist dies durch ein Upsizing der virtuellen Umgebung sehr einfach zu bewerkstelligen – bei echter verbauter Hardware wird es aber etwas komplizierter. Hier müsste für eine vollständige Testumgebung jede Maschine ein zweites Mal angeschafft werden.
Nicht zu vergessen: Auch für ein ERP-Testsystem sind Lizenzen erforderlich. Je nach ERP-System und Anbieter können hier zusätzliche Kosten entstehen.
Welche Vorteile hat der regelmäßige Einsatz eines ERP-Testsystems?
Fehlerbehebung ohne Risiko
Bei einigen Vorgängen im ERP-System – z.B. bei Buchungen der Finanzbuchhaltung – werden automatisch Belege erstellt, die Sie nicht einfach löschen oder aus dem System nehmen können. Werden im Produktivsystem Fehler entdeckt, sollten Sie im Rahmen der Fehlerbehebung unbedingt auf Ihr ERP-Testsystem wechseln. Nur hier können Sie Fehler ohne Risiko nachstellen, analysieren und beseitigen.
Um bei dem Beispiel der Finanzbuchhaltung zu bleiben: Hier kann es Ihnen egal sein, ob bei den Tests und der Fehlerbehebung widersprüchliche Buchungsbelege entstehen, die Sie nur mit Storno oder Gegenbuchungen geradebiegen können. Kein Wirtschaftsprüfer wird Ihre zu Testzwecken erstellten Belege prüfen.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess ohne Risiko
Mit Hilfe eines aktuellen ERP-Testsystems verhindern Sie, dass sich bei einigen Spezialfällen Work-Arounds etablieren, die nur außerhalb der ERP-Software gelöst werden können (z.B.: durch Aufschreiben oder durch Zuruf). Dies fördert die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer Prozesse und dient der permanenten Verbesserung und Ihrer ERP-Lösung.
Dies gilt vor allem dann, wenn es sich um noch nicht definierte Sonderfälle handelt, bei denen unterschiedliche Fachbereiche betroffen sind. Nur im Testsystem besteht die Möglichkeit, neue Ideen „am lebenden Objekt“ auszuprobieren und im Projekt-Team den neuen Standard-Prozess vollständig zu betrachten – ohne das Risiko zu haben, dass diese Tests im Produktivsystem Spuren hinterlassen.
Wichtige Erfahrungen mit Backups und Restores sammeln
Ein Restore aus einem Backup wiederherzustellen ist keine alltägliche Aufgabe. Ob es so abläuft wie geplant und wie Sie dabei vorgehen, sollten Sie keinesfalls im Produktivsystem „live“ ausprobieren. Im ERP-Testsystem bekommen Sie vorab Antworten auf wichtige Fragen wie:
- Wie lange steht bei einem Backup das System nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung?
- Auf was haben die Nutzer in diesem Zeitraum Zugriff?
- Ist es möglich während der Backup-Phase (eingeschränkt) an bestimmten Projekten weiterzuarbeiten?
- Wie lange dauert es bis alles wieder voll funktionsfähig ist?
Integration neuer Schnittstellen testen
Im Laufe eines ERP- Release-Zyklus ist es notwendig, immer wieder neue Systeme zu implementieren. Mögliche Gründe:
- Geschäftsprozesse werden erweitert
- Anbindungen zu neue Kunden, Partnern, Lieferanten
- Standardschnittstellen oder die Verbindung zum Logistik-Dienstleister ändern sich
Auch die Integration neuer Schnittstellen testen Sie nicht im Live-Betrieb, da dies ggfs. ungewollte Fehler oder Seiteneffekte mit sich bringen kann.
Verhalten von Patches und Updates testen
Patches und Hersteller-Updates sind dazu gedacht, vorhandene Probleme zu beheben. Aber auch hier können Seiteneffekte auftreten. Jeden Patch, den die Systemadministratoren vorab in Ihr ERP-Testsystem einspielen, erlaubt Aussagen auf das Zeitverhalten und Abhängigkeiten zu anderen Modulen. Und nur in einem Testsystem kann danach ausführlich überprüft werden, ob die gewünschte Änderung des Patches sich so verhält wie gewünscht.
Mitarbeiter gewinnen und behalten Ihre Routine
Wurden bei der ERP-Einführung noch Test-Szenarien entwickelt, alle Prozesse beleuchtet und das System auf Herz und Nieren geprüft, so geht dieses Wissen nach der Einführung sukzessive verloren. Mitarbeiter nutzen das Produktivsystem fürs Tagesgeschäft und alle Prozesse, die monatlich oder seltener stattfinden (z.B.: Inventur, Jahresabschluss) geraten in Vergessenheit und werden nur nach „Fahrplan“ abgearbeitet.
In einem Testsystem lassen sich Abläufe und Buchungen für Monatsabschlüsse ohne Konsequenzen durchspielen. Durch das regelmäßige Testen der Anwendung und der Prozesse gewinnen Fachabteilung und Systemadministratoren neue Routine und Vertrautheit mit dem System.
Upgrade auf neues Release gelingt besser
Das Upgrade des ERP-Systems auf eine neue Version wird von vielen Mitarbeitern als bedrohlich wahrgenommen. Schließlich ist die letzte ERP-Einführung schon lange her und viel Wissen und Erfahrung aus dieser Zeit ist verloren gegangen. Die Folge: Der Wiederstand der Beteiligten zum System-Wechsel nimmt zu. Im schlimmsten Fall wird ein dringend notwendiges neues Release nicht getestet und nie eingeführt.
Nutzen Fachabteilungen und Administratoren regelmäßig das ERP-Testsystem, sind die Hürden für ein Upgrade deutlich geringer. Das neue Wissen von damals ist zur Routine geworden und wichtige Updates, Patches oder Releases gelingen mit deutlich geringerem Aufwand. Dies spart viel Zeit, da alle Fachabteilungen das ERP-System bereits kontinuierlich weiterentwickeln und für nachfolgende Veränderungen aufgeschlossener und besser gewappnet sind.
Fazit:
Der ROI für das regelmäßige Nutzen eines ERP-Testsystems für Fehlerbehebung, Analysen und Weiterentwicklung von Prozessen ist klar gegeben – erschließt sich oftmals aber erst auf den zweiten Blick.
Solange das Tagesgeschäft läuft und
- keine neuen Prozesse erforderlich sind,
- Sonderfälle bei Workflows noch nicht identifiziert wurden,
- keine Fehler auftreten,
- keine Patches oder Updates anstehen,
- alle Schnittstellen auf dem aktuellen Stand und keine Erweiterungen geplant sind,
mag die Pflege eines ERP-Testsystems noch als Mehraufwand erscheinen. Doch sobald einer der gerade aufgezählten Fälle Eintritt, ist ein aktuelles ERP-Testsystem, sowie das Wissen und die Erfahrung mit Test-Szenarien enorm wichtig.
Darüber hinaus gibt es noch einen entscheidenden Vorteil:
Mitarbeiter – vor allem aus der Systemadministration und den Fachabteilungen – behalten und gewinnen Routine im Umgang mit dem ERP-System – jenseits des Tagesgeschäfts. Kontinuierliche Weiterentwicklung der ERP-Lösung und Verschlankung der Prozesse und sind beinahe zwangsläufig, da alle Abteilungen für Veränderungen und Verbesserungen aufgeschlossen sind.
Vor allem dann, wenn von Herstellerseite ein neues Software-Release angekündigt wird, ist es von unschätzbarem Vorteil, eine Mannschaft zu haben, die die aktuelle Software-Version in vollem Umfang beherrscht. Denn dann ist das Einspielen wichtiger Updates, Service-Releases und Patches ins Produktivsystem ebenfalls reine Routine.
Warum es so bedeutend ist, alle Hersteller-Updates ins Produktivsystem einzuspielen lesen Sie in unserem Blogbeitrag: „8 Gründe, warum Sie Ihr ERP-System aktuell halten sollten“
Das ERP-Testsystem Microsoft Sandbox
Microsoft hat die Bedeutung eines ERP-Testsystems früh erkannt und bietet mit der Microsoft Sandbox allen Dynamics 365 for Finance and Operations Nutzern ein ERP-Testsystem, für das Nutzer keine zusätzlichen Lizenzen kaufen müssen. Jeder Nutzer des ERP-Produktivsystems nutzt hier kostenfrei das ERP-Testsystem.
