Wie würde ChatGPT ein ERP-System auswählen und einführen – und was muss die KI noch lernen?

Wir meinen dazu:

Wie soeben angedeutet, bringt eine allgemeine Frage nach Tipps und Tricks zur ERP-Auswahl an ChatGPT erst einmal wenig nützliche Ergebnisse. Zwar erhielten wir auf unsere erste Frage 18 Punkte (= Überschriften inkl. einem kurzen ergänzenden Zwei- bis Vierzeiler zu jeder Überschrift), es waren jedoch Allgemeinplätze wie

• Bedarfsanalyse durchführen
• Budget festlegen
• Vertragsverhandlung (Verhandeln Sie Verträge sorgfältig)
• Verschiedene ERP-Anbieter vergleichen
• Schulungsprogramme für Mitarbeiter planen
• Change-Management planen

Was noch auffiel: Viele der 18 Tipps zur ERP-Auswahl beschäftigten sich ganz konkret mit Features und Funktionen des zukünftigen ERP-Systems auf die man achten sollte wie z. B.:

• Auf Benutzerfreundlichkeit achten
• Integrationen in die eigene Systemlandschaft
• Umsetzung branchenspezifischer Anforderungen
• Möglichkeiten der mobilen Nutzung
• etc.

Wichtige Tipps – bzw. die entscheidenden ersten Schritte – in einem ERP-Auswahl-Projekt fehlten in der Antwort komplett. Erkenntnis: Vermutlich erst mal ein Layer 8 Problem und wir haben mit der falschen Frage begonnen. Fragen wir etwas anders.

Wir meinen dazu:

16 Schritte (Überschriften inkl. Zwei-/Vierzeiler) hatte ChatGPT uns nun vorgeschlagen. In chronologischer stimmiger Reihenfolge. So beginnt laut ChatGPT ein Auswahlprojekt mit

• der Bildung eines Projektteams (Schritt 1),
• der Festlegung von Zielen und Anforderungen (Schritt 2)
• und endet mit der Implementierung von Change-Management Strategien (Schritt 16).

Die Auswahl des ERP-Systems sowie die Vertragsverhandlungen und Unterzeichnung waren übrigens die Schritte 12 und 13.

Gut, da wir aus unserer Praxis wissen, dass es vor der Zusammenstellung des Projektteams (Schritt 1) – bzw. wenigstens parallel dazu – weitere, wichtige Schritte geben sollte, die in dieser Auflistung nicht vorkamen, folgt nun die erste Detailfrage.

Wir meinen dazu:

Auf diese Frage hat sich ChatGPT nun 8 Aufgaben ausgedacht. Genannt wurden:

• Klare Geschäftsziele definieren
• Budgetplanung
• Bedarfsanalyse
• Priorisierung der Anforderungen
• Recherchephase
• Anbieterauswahl
• Anforderungsdokumentation
• Angebotsanfragen

Über die ersten Punkte bis zur Recherchephase könnte man ja noch streiten. Oder obliegt die klare, detaillierte Ausarbeitung der Ziele, die genaue Bedarfsanalyse und die Priorisierung der Aufgaben nicht auch dem Projektteam, das an dieser Stelle noch gar nicht gebildet ist? Egal. Definitive Aufgaben des Projektteams hingegen waren wenigstens die zweite Hälfte der gelisteten Antworten.

Eigentlich seltsam, da in der Antwort auf Frage 2 all diese Punkte auch schon aufgetaucht sind, und zwar nach der Bildung des Projektteams. Wirklich sicher scheint sich ChatGPT hier also nicht zu sein.

Aber noch immer fehlen uns ein paar sehr wichtige Rahmenbedingungen und Weichenstellungen, die ganz an den Anfang eines ERP-Auswahlprojektes gehören. Welche Rahmenbedingungen das sind? Wir fragen ChatGPT jetzt wirklich ganz konkret.

Wir meinen dazu:

Und was glauben Sie? 14 Vorschläge haben wir bekommen und konnten tatsächlich an zweiter, fünfter und siebter Stelle finden, was sich unserer Erfahrung nach als wirklich wichtige Rahmenbedingungen gezeigt haben. Das meinte ChatGPT:

• Management-Unterstützung: Die Führungsebene muss die Bedeutung des Projektes erkennen und notwendige Ressourcen bereitstellen.
• Klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Parteien regelmäßig über den Fortschritt und wichtige Entscheidungen informiert werden.
• Ressourcenplanung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen (u. a. Mitarbeiter) während des Projektes zur Verfügung stehen.

Wichtige Punkte? Da eine Begründung fehlt, klingt es doch eher wie Allgemeinplätze, oder? Dennoch, genau diese Punkte sind entscheidend. Aber vergleichen Sie: Wenn wir darüber schreiben bzw. reden klingt das so:

• Management-Unterstützung: Es ist für das Gelingen essenziell, dass das ERP-Projekt von ganz oben – der obersten Führungsebene Ihres Unternehmens – initiiert, hoch priorisiert und jederzeit uneingeschränkt unterstützt wird. Alle Fragen wie Budget, Verantwortlichkeiten (…) müssen von der Geschäftsführung in Schriftform festgelegt werden. Das ERP-Projekt genießt dann höchste Priorität. Andere Projekte müssen hintenangestellt werden.
• Klare Kommunikation: Begleiten Sie Ihr ERP-Projekt von Anfang an durch gutes internes Marketing. Auf diese Weise entkräften Sie Ängste und Sorgen, die in dieser Phase des Projektes völlig normal sind.
• Ressourcenplanung: Ein ERP-Projekt bindet viele wichtige Mitarbeiter Ihres Unternehmens über einen längeren Zeitraum. Diese müssen während der Dauer des Projektes zwingend in Ihrem Tagesgeschäft entlastet werden. ERP-Projekt, vor allem in der Phase der ERP-Einführung und Tagesgeschäft parallel funktioniert nicht.

An dieser Stelle schlagen wir meistens 5 bis 10 konkrete Maßnahmen vor, wie gutes internes Marketing aussehen kann. Und wir haben auch 5 bis 10 Beispiele aus unserer Praxis parat, wie die Entlastung der Mitarbeiter (Key-User) gelingt. Aber fragen wir das doch als nächstes ChatGPT.

Wir meinen dazu:

Wir bekommen 13 Vorschläge – wie immer sind es Überschriften und ein kurzer Zwei- / Dreizeiler dazu. Es war die bis dahin kreativste Antwort von ChatGPT in unserem Gespräch. Zugegeben, wir hatten noch nie einem Unternehmen empfohlen, via

• Pressemeldungen,
• Facebook,
• LinkedIn und Co.

über ihr ERP-Projekt zu berichten, oder eine eigene Landingpage zu designen, welche den Fortschritt dokumentiert. Aber wir lassen uns diese Ideen gerne einmal durch den Kopf gehen. @ChatGPT: Vielen Dank für diesen Impuls.

So direkt gefragt, waren unter den verbleibenden Vorschlägen dann aber doch viele gute Ideen dabei – allen voran der Projektnewsletter und das Einrichten eines Change-Managements, verbunden mit Wegen, wie man Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Ideen einzubringen, Bedenken zu äußern oder wie man am besten ihre Impulse mitnimmt. Dennoch, so meinen wir, haben wir wenigstens zwei bis drei wirklich gute Ideen mehr im Köcher, auf die ChatGPT nicht gekommen ist. Vergleichen Sie hierzu gerne unsere Vorschläge zu begleitendem Marketing-Maßnahmen und fragen Sie ChatGPT einfach mal selbst.

Wir meinen dazu:

Bevor wir uns die 12 Vorschläge von ChatGPT ansehen, hier kurz einen Satz zur Einordnung der Frage. Natürlich ist die Entlastung der Key-User erst im Rahmen der ERP-Einführung relevant. Da beginnen sich die Termine und projektbezogenen Aufgaben dieser Mitarbeiter zu häufen. Dennoch gehört der Punkt weit an den Anfang, da mögliche Weichen frühzeitig gestellt werden müssen.

Denn manche der Vorschläge von ChatGPT wie z. B.

• Einstellung neuer Mitarbeiter und Aushilfskräfte
• Schulungen und Know-how-Transfer
• Umverteilung von Aufgaben
• Flexibilisierung von Arbeitszeiten
• Einstellen externer Experten für das ERP-Projekt (z. B. ERP-Freelancer)
• Einführung von Zeitmanagement-Tools

benötigen Vorlauf.

Ist ein Key-User erst einmal im Projekt eingespannt, ist es vermutlich zu spät, einen neuen Mitarbeiter zu suchen, mit dessen Auswahl und Einarbeitung der betroffene Key-User womöglich selbst noch beschäftigt sein wird.

Somit sollte die Entlastung von Key-Usern im ERP-Projekt bereits ganz am Anfang geplant und mitgedacht werden. ChatGPTs Ideen waren hier durchaus brauchbar und decken sich auch mit unseren Vorschlägen – auch wenn die KI nicht alles an Möglichkeiten genannt hatte, was uns im Projekt schon an Ideen begegnet ist.

Wir meinen dazu:

Jetzt, da wir zufriedenstellend geklärt haben, welche Schritte zusammen mit der Bildung des Projektteams ganz an den Anfang gehören, schauen wir uns das Projektteam etwas genauer an.

Mit

• Expertise im Projektmanagement,
• ERP-Expertise,
• IT-Expertise,
• Finanzexpertise,
• Kenntnissen der Geschäftsprozesse,
• Compliance-Kenntnissen,
• Kenntnissen im Dokumentations-, Kommunikations- und Datenmanagement,
• Wissen und Erfahrung im Change-Management

sowie ein paar weiteren Kenntnissen mehr nennt ChatGPT eine sehr umfangreiche, 11 Punkte umfassende Liste an Kompetenzen und Fähigkeiten.

Wir meinen dazu: Natürlich schadet es nicht, wenn im Projektteam all das Know-How vorhanden ist – in der Praxis wird man dieses Dream Team vermutlich nicht bekommen. Das ist auch gar nicht notwendig, denn viel von dem erforderlichen Wissen (Projektmanagement, IT-, ERP- und Finanz-Expertise z. B.) hat auch der Implementierungspartner. Wirklich unabdingbar sind quasi nur

• Kenntnisse der wichtigsten Prozesse der eigenen Fachabteilungen

Auf die Frage nach den Fähigkeiten, nennen wir deshalb in unserer Veranstaltung lieber eine Liste mit „Soft Skills“ wie IT-Affinität, Teamfähigkeit, Offenheit für Neues etc. Im ERP-Auswahl Team sollten übrigens Mitarbeiter aus allen beteiligten Fachabteilungen vertreten sein. Abteilungsleiter, Teamleiter oder deren Stellvertreter sind in der Regel geeignete Kandidaten für diesen Job.

Wir meinen dazu:

Die Rahmenbedingungen sind geschaffen, wichtige Weichen gestellt und das bestmögliche Projektteam ist gefunden. Wir überspringen nun ein paar Punkte wie Bedarfsanalyse, Findungsphase erste Abstimmungen des Projektteams und nähern uns mit Frage 8 dem Kern des Auswahl-Prozesses.

Doch schon wieder scheint die Frage zu allgemein oder nicht klar genug und wir haben das Gefühl, alles in der Antwort auf Frage 8 schon mal bei anderen Antworten gelesen zu haben. 13 Vorschläge umfasst die Antwort und eigentlich ist es nur Punkt Nr. 4, der auf das eingeht, was wir mit der Frage wissen wollten. Wir zitieren:

„4. Recherche von ERP-Partnern

Führen Sie eine umfassende Recherche durch, um potenzielle ERP-Partner zu identifizieren. Dies kann Online-Recherche, Empfehlungen von Branchenkollegen und die Überprüfung von Anbieterverzeichnissen einschließen.“

Da wir genau das gerne etwas ausführlicher gewusst hätten, stellen wir die Frage erneut, etwas spezieller und schauen, ob die Antwort auch konkreter geht. Denn auf Googlen und andere Fragen, wären wir sicher alle gekommen.

Wir meinen dazu:

Wir versuchen es mit einer Doppelfrage, um ChatGPT zweifelsfrei zu signalisieren, was wir wissen möchten. Und siehe da, wir bekommen 11 Quellen und sogar noch einen Tipp zur ersten Kontaktaufnahme. Natürlich durfte der Tipp „Online-Recherche“ und „Suchmaschine“ nicht fehlen. Dennoch finden sich mit „Anbieterverzeichnissen, Branchenverbänden, Foren, Portalen, Fachmessen, Online-Communities, Fachzeitschriften und Anbieter-Websites“ und den zugehörigen kurzen Erklärungen dazu ein paar gute Anhaltspunkte.

Natürlich könnte man auch an dieser Stelle noch ergänzen, z. B. mit

• Namen und Titel von IT- und ERP-Fachzeitschriften, mit guten Marktübersichten oder Einkaufsführern, sowie Titeln von Branchen-Zeitschriften mit relevanten IT- oder ERP-Schwerpunkten.
• Namen von Fachmessen, auf der ERP-Anbieter ausstellen und Ihre Systeme zeigen.
• Eine Liste der größten Player auf dem Markt und der am häufigsten eingesetzten ERP-Lösungen (immerhin gibt es derzeit ca. 500 verschiedene ERP-Lösungen allein in Deutschland).
• Eine konkrete Liste von Portalen, Branchenverbänden und Anbieter-Websites mit hilfreichen Infos zur ERP-Auswahl.

In den ein oder anderen unserer Klartext-Veranstaltungen zeigen wir konkrete Anlaufstellen und nennen auch Namen von Portalen, Zeitschriften und Co. Oft ist es aber auch so, dass die IT / ERP-Verantwortlichen in einem Unternehmen selbst schon einen gewissen Grundstock an Wissen mitbringen. Hier sind Impulse und Denkanstöße oftmals völlig ausreichend. 

Darüber hinaus empfehlen wir auch: Besuchen Sie Messen, Veranstaltungen, Webinare, abonnieren Sie Newsletter, IT- und ERP-Fachzeitschriften und halten Sie bei den Zeitschriften Ihrer eigenen Branche (diese haben Sie vermutlich alle im Abo) Ausschau nach Ausgaben mit IT- und ERP-Schwerpunkt.

ERP-Auswahlberater werden von ChatGPT in dieser Antwort nicht genannt, was wir erst einmal positiv bewerten. Wir selbst empfehlen den meisten Unternehmen ebenfalls die ERP-Auswahl ohne Auswahlberatung zu stemmen.

Wir meinen dazu:

Ob nun durchs Googlen, über Portale und Fachzeitschriften, den Besuch von Veranstaltungen und Messen, oder über Kontakte, Empfehlungen und lokale Gegebenheiten: Am Ende Ihrer Recherchephase haben Sie viele mögliche Systeme und interessante Anbieter zusammengetragen. Wir haben ChatGPT ein letztes Mal gefragt und wollen wissen, wie es an dieser Stelle weitergeht.

Leider, und hier schließt sich ein bisschen der Kreis zu Frage 1, lässt sich mit der letzten Antwort sehr wenig anfangen. 17 Punkte lieferte diese, von „Anforderungen priorisieren“ bis zu „Überwachung und Optimierung“. „Auswahl treffen“ ist übrigens Punkt 8, „Implementierungsplanung vorbereiten“ Punkt 9. Dies zeigt uns, dass sich über die Hälfte der Antworten schon gar nicht mehr mit der ERP-Auswahl, sondern bereits mit der Einführung und dem Support beschäftigt. Zum Abschluss leider etwas an der Frage vorbei.

Natürlich müssen die wichtigsten Kriterien definiert und alle Anforderungen priorisiert werden, als Vorbereitung und Briefing der Termine mit den potenziellen Partnern.

• Aber wie viele Anbieter lädt man ein?
• Was sollen die Anbieter präsentieren?
• Wie geht es nach der ersten Runde weiter?
• Und wann ist die Auswahl abgeschlossen?

Ginge es nach ChatGPT, so würden die Anbieter – zumindest laut seiner Antwort auf Frage 10 – gar nicht persönlich präsentieren, sondern nur schriftliche Angebote abgeben. Ob das womöglich zielführender ist als Präsentation, Systemvorstellung und Kennenlernen beim Kunden sei mal dahingestellt, es entspricht einfach nicht der gängigen Praxis.

Vermutlich hätte ChatGPT bei entsprechender Nachfrage auch die obigen Fragen zufriedenstellender beantwortet. Allerdings ist das Kontingent erschöpft denn wir wollten der KI ja maximal 10 Fragen stellen. Testen Sie die KI gerne selbst und haken Sie bei Interesse an diesen Stelle nach – oder Sie lesen noch etwas weiter und wir geben Ihnen schon einmal unsere Antwort auf die verbliebenen Fragen.