5 Möglichkeiten den Bestell- und Freigabeworkflow in Dynamics AX und 365 passgenau einzurichten

Wir zeigen Ihnen in diesem Blogbeitrag die Unterschiede zwischen integriertem Bestell- und Freigabeworkflow und Fremd-Workflows über Dritt-Software. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen 5 Möglichkeiten, wie Sie Ihren Bestell- und Freigabeworkflow in Microsoft Dynamics AX / 365 passgenau konfigurieren.

Anwendungsbeispiele für den internen Freigabe- und Bestellworkflow

Freigabe- und Bestellworkflows kommen u.a. zum Einsatz, wenn:

• Ein produzierendes Unternehmen die benötigten Rohstoffe, Werkstoffe bestellt
• Handelsunternehmen für Ihre Distribution neue Ware bestellen
• interne Bestellungen in Unternehmen anstehen z.B. Hard- und Software, für (neue) Mitarbeiter

Anhand dieser Beispiele erkennen Sie, dass bereits in kleinen und mittelständischen Unternehmen Freigabe- und Bestellworkflows regelmäßig angestoßen werden. Oftmals laufen diese für unterschiedliche Posten parallel. Umso entscheidender ist es also, dass diese Prozesse gut funktionieren und direkt aus Ihrem ERP-System heraus bearbeitet werden.

Unterschiede zwischen integrierten Workflows mit AX / 365 und Fremd-Workflows

Bei der Anbindung Ihres ERP-Systems an Dritt-Software, mit der Sie Freigabe- und Bestellworkflows abbilden, müssen Sie ein paar Kompromisse eingehen, die Sie in Ihrer Arbeit einschränken.

• Die Rechtestruktur Ihres ERP-Systems wird von externen Workflow-Tools nicht immer ausreichend berücksichtigt. Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger; Wer darf worauf buchen … In Microsoft Dynamics 365 legen Sie hier Ihre Grundlagen und Prozesse fest. Doch das, was Sie hier definierten, wird bei Fremd-Workflows nicht automatisch 1:1 umgesetzt und Sie müssen zusätzlichen manuellen Aufwand akzeptieren - oder Kompromisse eingehen.
• Uneinheitliches Wording: Felder im ERP-System haben oft andere Namen wie die gleichen Felder in externen Tools.
• Doppelte Benutzerverwaltung: Zusätzlich zu Ihrem ERP-System müssen Sie noch Lizenzen für Ihr Workflow-Tool bezahlen und beide Systeme verwalten.

In Summe führen diese Einschränkungen oft dazu, dass Work arounds notwendig werden, die außerhalb beider Systeme laufen. Bei einem integrierten Freigabe- und Bestellworkflow, wie bei Microsoft Dynamics AX / 365 for Finance and Operations, ist dies nicht der Fall.

2. Regelung der Verantwortlichkeiten

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Verantwortlichkeiten in AX und 365 abzubilden.

Ein paar Beispiele:

• Der Prüf- und Freigabeschritt für eine Position wird einer bestimmten Person / Funktion im Unternehmen zugewiesen.
• Der Prüf- und Freigabeschritt für eine Position wird einer Gruppe zugewiesen – die Freigabe eines Mitarbeiters der Gruppe genügt.
• Der Prüf- und Freigabeschritt für eine Position wird einer Gruppe zugewiesen – die Freigabe aller Mitarbeiter der Gruppe / einer festgelegten Anzahl von Mitarbeitern der Gruppe ist erforderlich. Es gilt das Gruppen- bzw. Vieraugenprinzip.
• Auch delegieren ist möglich: Der Prüf- und Freigabeschritt wird einer Person / Funktion zugewiesen. Diese kann selbst freigeben, oder muss die Freigabe delegieren.

3. Erinnerungs-Regeln

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Vorkehrungen für den Fall zu treffen, dass der Freigabeprozess ins Stocken gerät oder sich niemand zuständig fühlt.

• Reminder einrichten: Die betreffende Person / Gruppe, bekommt nach einer von Ihnen definierten Frist einen Reminder – per E-Mail oder einen Vermerk direkt auf dem AX / 365 Dashboard.
• Automatische Neuzuweisung: Wenn eine Person / Gruppe in einer bestimmten Zeit nicht reagiert, wird der Freigabeprozess automatisch neu zugewiesen – z.B. an eine höhere Ebene.
• Eskalieren: Gerät eine Freigabe- und Bestellungsprüfung trotz Reminder zu sehr in Verzug, gibt es in AX / 365 mehrere Optionen, einen Eskalationsprozess anzustoßen. So bekommt beispielsweise der Vorgesetzte dann eine Info-Mail, wenn ein Prüf- bzw. Freigabeprozess zu lange unbearbeitet liegen bleibt oder verzögert wird.

4. Automatische Benachrichtigungsfunktion einrichten

Sie haben die Möglichkeit, aus AX / 365 heraus Benachrichtigungen, Anweisungen und Informationen zum Freigabe- und Bestellworkflow automatisiert zu versenden.

Ein paar Beispiele:

• Nach initiierter Bestellung: Bestellbestätigung an den Initiator, Prüfungsaufforderung an die zuständige Person (Gruppe) per E-Mail.
• Nach abgeschlossener Bestellung: Initiator der Bestellung erhält Feedback zum Status.
• Auch die unter Punkt 3 beschriebenen Prozess-Schritte (Reminder, Neuzuweisung und Eskalation) lassen sich automatisiert einrichten.

Die Benachrichtigung erscheint dann als Pop-up auf dem Nutzer-Dashboard in AX / 365 oder kommt per E-Mail.

5. Grafischer Designer

Prozess-Schritte, Aktionen, Bedingungen: Mit dem grafischen Designer gestalten Sie die Freigabe- und Bestellworkflows einfach per Drag and Drop. Hierfür stehen Ihnen in AX / 365 mehrere Elemente zur Verfügung, die Sie in eine beliebige Reihenfolge bringen, die entsprechenden Parameter hinterlegen und dann miteinander verbinden. Beim Anlegen zeigt Ihnen AX / 365 gleich an, ob der Workflow korrekt angelegt wurde, oder ob noch Angaben fehlen.