Datenmigration: Die Werkzeuge in Microsoft Dynamics 365
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Wie kommen meine vorhandenen Stammdaten sauber und vollständig in das neue ERP-System?
Wie hoch ist der Aufwand – und das Risiko Daten beim Import zu verlieren?
Oftmals sind es auch Fragen wie diese, die Entscheider zu lange davon abhalten, frühzeitig auf ein neues ERP-System umzusteigen. Dabei sind Datenimport- und Datenexportfunktionen längst ein integraler Bestandteil jedes modernen ERP-Systems. Wo früher noch für jede Entität eine Schnittstelle programmiert, bzw. ein spezielles Importprogramm gestartet werden musste, werden heute Excel-Dokumente, Textdateien oder auch ganze Datenbanken mit wenigen Klicks ins System importiert.
Am Beispiel von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag, wie einfach Datenimport- und Datenexport-Projekte in Microsoft Dynamics 365 ablaufen. Ferner zeigen wir Ihnen Werkzeuge, die den Datenimport vereinfachen.
In Dynamics 365 gibt es für alles eine Entität
Entitäten an sich ist ein eher theoretisches Konstrukt. An einem Beispiel erklärt: Der Datensatz Firma besteht aus Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Ansprechpartner, Vertriebsgebiet etc. Dabei sind Name, Straße etc. Attribute der Entität Firma. Über die Entität „Firma“ kann man z.B. einen neuen Mandanten anlegen.
Mit über 2.300 Entitäten im Standard ist Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations für fast jeden erdenklichen Datensatz gerüstet. Über die Entitätsmodul-Ansicht sind diese dargestellt und in Kategorien aufgeschlüsselt. Neue Entitäten und Attribute lassen sich jederzeit ergänzen.
Anbei eine Liste von Entitäten, die ziemlich sicher in jedem ERP-Projekt auftauchen:
- Debitoren
- Kreditoren
- Kontenrahmen
- Globales Adressbuch
- Produkte
- Offene Posten
- Jahresverkehrszahlen
- Bestände
Datenverwaltung ist ein eigener Menüpunkt
Für alle Datenimport- bzw. Datenexportprojekte gibt es in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations mit „Datenverwaltung“ einen zentralen Einstiegspunkt. In diesem Arbeitsbereich greifen Sie auf alle Entitäten zu. Importieren können Sie u.a. folgende Formate:
- Excel
- CSV
- XML
- Textdateien (unterschiedlich formatiert)
- Zip
5 Werkzeuge in Dynamics 365, die den Datenimport erleichtern
Beispieldaten
Für jede Entität können in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Beispieldaten generiert werden. Zuerst legen Sie alle benötigten Attribute fest und exportieren dann die Entität samt Beispieldaten z.B. als Excel-Liste. Anhand der Inhalte und der Überschriften erkennen Sie, welche Informationen beim Datenimport welchen Feldern zugeordnet werden müssen.
Unser Tipp: Legen Sie zusammen mit Ihrem Berater die ersten Datensätze pro Entität mit der Hand an. Auf diesem Wege identifizieren Sie Pflichtfelder und schaffen gleichzeitig eine eindeutige Vorlage für Ihren Datenimport.
Default-Einstellung
Hat die Entität, die Sie importieren, bei einem bestimmten Attribut immer den gleichen Wert (z.B.: Sprache, Mehrwertsteuergruppe, Land etc.), können Sie dieses Feld in Dynamics 365 auf Default setzen. Die so markierten Felder füllen sich automatisch und müssen für den Import nicht in der Quelldatei aufbereitet werden.
Umrechnungs-Einstellung
In Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations erfolgt der Datenimport in zwei Schritten.
- Daten werden vom Quellfeld ins Stagingfeld geschrieben. Das Stagingfeld ist ein Zwischenfeld in welchem eine erste grobe Prüfung der Daten erfolgt (z.B. steht im Feld Postleitzahlt eine fünfstellige Nummer, sind Länder-Abkürzungen korrekt etc.).
- Ist der Datensatz formal korrekt, gelangt die Information aus dem Stagingfeld ins Zielfel
Über die Umrechnungs-Einstellung können Sie bestimmen, dass Daten aus dem Stagingfeld zuerst „umgerechnet“ oder angepasst werden, bevor diese ins Zielfeld geschrieben werden. So machen Sie beispielsweise Bruttopreise aus Nettopreisen, Meter aus Längenangaben in Zentimeter etc.
Automatische Nummernvergabe
Bei Feldern, in denen automatisiert Nummern vergeben werden (z.B. bei Bestell-, Rechnungs-, Auftrags- und Kundennummer), haben Sie drei Möglichkeiten:
- Basierend auf den Parametern im Nummernkreis werden individualisierte Nummer neu generiert und vergeben. Dies kann zur Folge haben, dass sich z.B. Kunden- und Produktnummern ändern.
- Vorhandene Nummern werden 1 zu 1 importiert. Weitere Nummern werden individuell vergeben.
- orhandene Nummern werden 1 zu 1 importiert. Jetzt wird der Nummernkreis für das entsprechende Feld aktiviert und Nummern, die ab dann neu ins System gelangen werden automatisch generiert.
Zusammenfassen mehrerer Entitäten in Vorlagen
In Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations werden unter dem Menüpunkt Vorlagen mehrere Datenentitäten sinnvoll in einer Vorlage zusammengefasst. 31 dieser Vorlagen hat Microsoft klassifiziert. Neben diesen Standardvorlagen lassen sich auch, eigene Vorlagen erstellen und benutzen.
Mithilfe jeder Vorlage können in Microsoft Dynamics 365 mehrere Entitäten zusammen exportiert oder importiert werden. In diesem Fall müssen Sie nicht pro Entität ein eigenes Importprojekt erstellen.
Anwendungsbeispiel:
Im Rahmen eines ERP-Projektes werden Daten meist zuerst in ein Testsystem gespielt. Auch hier können Sie die Daten Ihrer Entitäten pflegen und Attribute aktualisieren. Möchten Sie diese Arbeit nicht doppelt machen, können Sie die „sauberen Daten“ des Testsystems auch mit Hilfe einer Vorlage in die Produktivumgebung übertragen. Anstelle eines Importprojektes pro Entität importieren bzw. exportieren Sie dann mehrere Entitäten auf einmal.
Noch ein paar Hinweise zum Datenimport und Export:
- Wenn Sie Daten aus einem anderen ERP-System in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations importieren, machen Sie für jede Entität ein eigenes Importprojekt.
- Legen Sie pro Entität die ersten Datensätze mit der Hand an.
- Beim Export können Sie alle Entitäten in einem Projekt zusammenfassen.
- Sie erhalten dann eine Zip-Datei, in der Sie pro Entität eine eigenständige Liste mit allen Daten haben.
Fazit:
Vollständige und gut gepflegte Daten sind das zentrale Kapital eines jeden Unternehmens. Daten aus dem alten ERP-System zu holen und sie so aufzubereiten, dass sie ins neue ERP-System importiert werden, ist deshalb bei Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations sehr einfach und sicher gelöst. 2300 vorgefertigte Entitäten, viele Werkzeuge, sowie einem eigenen Arbeitsbereich für Import- und Exportprojekte erleichtern diese Arbeit. Um ein Gefühl für die Logik in Microsoft Dynamics 365 zu bekommen genügt es dem Kunden oftmals, zusammen mit dem Berater die ersten Datensätze pro Entität mit der Hand anzulegen. So wird der Kunde gleichzeitig auf dem neuen System geschult und kann spätestens nach dem Echtstart Import- und Exportprojekte eigenständig durchführen.
