Finanzperiodenabschluss im ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance
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So wird die unbeliebteste Tätigkeit zur einfachen Routine
Und monatlich grüßt das Murmeltier:
Es ist vermutlich der unbeliebteste Regel- und Serientermin in der Finanzbuchhaltung schlechthin: der Finanzperiodenabschluss am Ende eines Monats.
Sämtliche Finanzen des vergangenen Monats und die entsprechenden Konten müssen in wenigen Tagen abgestimmt und abgeschlossen werden. Es sind viele kleine, teils komplexe Schritte erforderlich, bis Differenzen gefunden und ausgeglichen sind und die Bilanz am Ende stimmt. Oftmals sind bei dieser regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeit mehrere Mitarbeiter für mehrere Tage geblockt. Überstunden und lange Arbeitstage sind ebenfalls keine Ausnahme. Unbeliebter sind da eigentlich nur der Finanzperiodenabschluss am Ende eines Quartals und der Finanzperiodenabschluss am Ende eines Jahres.
Doch das muss nicht so sein! Denn mit dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance lassen sich Finanzperiodenabschlüsse und alle hier relevanten Aufgaben systemisch abbilden, koordinieren und strukturiert abarbeiten. So sparen Ihre Mitarbeiter viel Zeit und alle Tätigkeiten werden von Anfang an in der richtigen Reihenfolge zum richtigen Zeitpunkt erledigt. Wie das funktioniert und welche Möglichkeiten Sie mit Dynamics 365 Finance haben, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
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Was macht den Finanzperiodenabschluss so kompliziert?
Wer es nicht aus eigener Erfahrung kennt, kann es vermutlich schwer nachvollziehen, warum Finanzperiodenabschlüsse so zeitaufwändig und unbeliebt sind. Im Folgenden ein paar Einblicke, für alle, die es noch nicht selbst durchlebt haben:
- Beim Finanzperiodenabschluss kommen verschiedene Personen zusammen und müssen zu verschiedenen Zeitpunkten unterschiedliche Aufgaben erledigen – die alle voneinander abhängen, mal mehr mal weniger.
- Viele der zahlreichen Einzelaufgaben sind äußerst komplex, vieles ist mit konkreten Fristen versehen und darf weder zu früh begonnen noch zu spät erledigt sein.
- Es muss permanent sehr viel abgestimmt werden und alle Mitarbeiter müssen äußerst präzise arbeiten und dürfen sich keine Fehler erlauben.
Warum ist ein systemgestützter Finanzperiodenabschluss mit Hilfe von Dynamics 365 Finance von Vorteil?
Ein systemgestütztes Abarbeiten aller Aufgaben, die für den Finanzperiodenabschluss anstehen, erleichtert das Bewältigen der enormen Anzahl an Aufgaben ungemein. Denn im Dynamics 365 ERP – Microsoft Dynamics 365 Finance – sind alle offenen Aufgaben festgehalten, in der richtigen Reihenfolge mit den richtigen Fristen und korrekt miteinander verkettet.
Hier öffnet der Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung am Morgen des ersten Tages des Abschlusses sein ERP und sieht im System alles, was es an diesem Tag für ihn zu tun gibt – und ab wann er was tun darf. Und wenn er auf eine Aufgabe klickt, landet er auch gleich an der Stelle im System, an der er die Aufgabe erledigen muss. Ein Navigieren in die entsprechenden ERP-Masken ist nicht notwendig. Dies spart sehr viel Zeit, Klick- und Sucharbeit. Zwar bleiben komplexe Aufgaben auch systemgestützt komplexe Aufgaben, der Mitarbeiter kann sich im Rahmen des Finanzperiodenabschlusses aber stetes auf die gerade anstehende Aufgabe konzentrieren. Er muss sich um keine Fristen, keine Prioritäten und keine Reihenfolgen der offenen Punkte Gedanken machen. Er muss nach dem Erledigen einer Aufgabe das Ergebnis nicht aufwändig kommunizieren, sondern einfach eine Liste an offenen Punkten strukturiert abarbeiten – von oben nach unten.
Auch für den Abteilungsleiter der Finanzbuchhaltung ist die Arbeitsweise mit Dynamics 365 Finance von Vorteil, denn er erhält zu jedem Zeitpunkt eine detaillierte Übersicht über erledigte und unerledigte Aufgaben und wie sich diese auf die Kollegen verteilen. Identifiziert er einen Flaschenhals, kann er eingreifen, Kollegen unterstützen und Aufgaben neu verteilen.
Wie funktioniert der Finanzperiodenabschluss mit Dynamics 365 Finance?
1. Einmalige Vorarbeit: Pläne und Vorlagen
Um den Finanzperiodenabschluss strukturiert abarbeiten zu können, muss in einem ersten Schritt ein Plan bzw. eine Vorlage im Dynamics 365 ERP angelegt werden. Vorlagen gibt es für Finanzperiodenabschlüsse, die
- monatlich
- quartalsweise
- halbjährlich
- jährlich
erfolgen.
Für das Befüllen dieser Vorlagen mit den entsprechenden Aufgaben gibt es zwei Wege: Entweder man startet „auf der grünen Wiese“ und erstellt eine frische Vorlage, oder es existieren bereits Pläne aus anderen Systemen. Dann kann man diese im alten System exportieren (Excel / CSV) und im Rahmen eines Datenmigrationsprojektes in Dynamics 365 Finance importieren. Einmal fertiggestellt, können Pläne und Vorlagen zu jeder benötigten Abschlussperiode abgerufen werden.
Mehr zum Thema Datenmigrationsprojekt in Dynamics 365 lesen Sie hier auf unserem Blog.
Doch egal, ob Sie den Plan direkt im System erstellen, oder eine vorhandene Vorlage anpassen und importieren: Ihr ERP-Partner wird Sie bei diesem Schritt gerne unterstützen.
Um Pläne und Vorlagen anzulegen, sind Sie in Dynamics 365 Finance äußerst flexibel.
Die gängigsten Aufgaben wie
- Kontrolle der offenen Einzelposten,
- Prüfen von Bilanzen,
- Verbuchung des Kontoauszugs vom letzten Kalendertag des Monats,
- Umbuchung kreditorischer Debitoren und debitorischer Kreditoren,
- Abgrenzung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen,
- Endgültige Abstimmung der Bankunterkonten,
- Etc.
lassen sich systemisch abbilden und mit der entsprechend Bearbeitungsmaske im ERP direkt verlinken.
Darüber hinaus können Sie
- Abschlussrollen definieren und Aufgaben und Rechte den einzelnen Mitarbeitern zuordnen,
- Zeitfenster definieren, in denen eine Aufgabe begonnen und abgeschlossen sein muss,
- Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen, miteinander verketten und Reihenfolgen definieren und
- Meilensteine beim Abarbeiten von Aufgaben definieren.
2. Finetuning der Aufgaben: Zeitpläne und Kalender
Haben Sie alle Aufgaben festgelegt, müssen Sie für diese noch definieren, mit welchem Vorlauf oder Nachlauf zum Tag X diese erledigt sein müssen. Tag X bezeichnet hier den Tag, an welchem Sie die Finanzperiode, sprich den Monat, das Quartal, das Jahr finanztechnisch abschließen werden. In der Regel ist dies der letzte Tag im Monat.
So ist es üblich, viele Aufgaben recht frühzeitig anzugehen – 4 bis 5 Tage vor Tag X also wie z. B. für Personalkosten, Rückstellungen und sämtliche Buchungen. Das Abschließen mancher Punkte wie der vollständige Ausgleich offener Posten hingegen kann in der Regel erst 1 bis 2 Tage nach Tag X abgeschlossen werden.
Für die Definition dieses Zeitfensters sind Sie in Microsoft Dynamics 365 Finance völlig frei und können für Vorlauf und Nachlauf beliebig viele Tage wählen. Je nach Finanzperiode (Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr) können diese Zeitfenster auch variieren. Hilfreich beim Finanzperiodenabschluss ist dabei die Integration eines Kalenders, in welchem neben den Wochenenden auch alle gesetzlichen Feiertage enthalten sind. Bei Aufgaben, die für einen Quartalsabschluss 5 Tage vor Tag X erledigt sein müssen, werden dann Feiertage und Sonntage beim Anlegen der Frist automatisch berücksichtigt. Wobei Sie im System selbst festlegen, wie Samstage (oder auch Sonntage und Feiertage) bei dieser Frage zu behandeln sind. Alle Aufgaben werden gemäß Ihren Vorlauf- bzw. Nachlaufzeiten korrekt terminiert, um dann in der Phase der Abarbeitung zum exakt richtigen Zeitpunkt in der Aufgabenliste des Mitarbeiters zu erscheinen.
3. Abarbeiten: Strukturiertes und systemgestütztes Abschließen der Finanzperiode
Alle Mitarbeiter, die beim Finanzperiodenabschluss beteiligt sind, bekommen eine Abschlussrolle zugeteilt. Diese könnte beispielsweise so aussehen,
- dass ein Mitarbeiter nur seine Aufgaben sehen und abarbeiten kann.
- Oder seine Rolle hat mehr Rechte und der Mitarbeiter sieht neben seinen eigenen auch alle übergeordneten Aufgaben und kann diese entsprechend anpassen, neu anlegen, oder anderen Kollegen zuweisen.
Jetzt werden den Rollen Aufgaben und Mandanten zugeordnet. Welche Aufgaben dies sein können, haben wir weiter oben bereits beschrieben. Dann erfolgt die Phase, in der alle Aufgaben „abgearbeitet“ werden.
- Es gibt im Hauptbuch den entsprechenden Arbeitsbereich „Finanzperiodenabschluss“, in den die beteiligten Mitarbeiter täglich schauen und hier den jeweiligen Plan auswählen.
- Hier werden nur die Aufgaben angezeigt, die am entsprechenden Tag fällig sind. In Dynamics 365 Finance ist es sogar möglich, Aufgaben erst ab einer bestimmten Uhrzeit anzeigen zu lassen.
- Der Mitarbeiter klickt jetzt nur noch auf die Aufgabe der Liste, landet auf der entsprechenden Maske und schließt den offenen Punkt hier ab.
- Aufgaben, die erledigt sind, werden dann vom Mitarbeiter als erledigt markiert. Manchmal ist dies erst möglich, wenn ein weiterer Kollege dies geprüft oder freigegeben hat (Vier-Augen-Prinzip).
Sind alle Aufgaben erledigt, generiert der Abteilungsleiter aus dem System heraus einen Abschlussplan und die Finanzperiode ist buchhalterisch abgeschlossen.
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Fazit
Mit Einsatz des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance nehmen Sie dem Thema Finanzperiodenabschluss ab sofort den großen Schrecken. Denn wie gezeigt, sind vorhandene Pläne schnell importiert und Vorlagen vollständig angelegt. Damit sind Sie Monat für Monat, Quartal für Quartal oder auch Jahr für Jahr optimal gerüstet, um die entsprechenden Perioden finanztechnisch und buchhalterisch fehlerfrei abzuschließen. Vor allem die Tatsache, dass Ihre Mitarbeiter aus der Aufgabenliste direkt auf die ERP-Masken gelangen, auf denen Sie die Aufgaben auch gleich erledigen können, hat sich als enorme Zeitersparnis erwiesen. Wer jedenfalls den Unterschied kennt zwischen herkömmlicher Vorgehensweise und der mit Dynamics 365 Finance, der möchte die Möglichkeit, des systemischen, strukturierten Abarbeitens der offenen Punkte nicht mehr missen.
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