Fragebogen: Vergessene Funktion in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations

Alle Elemente, die man benötigt, um einen guten Fragebogen zu konzipieren, sind in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations vorhanden. So können Sie beim Erstellen standardisierter Fragebögen aus allen möglichen Fragetypen (geschlossen, offen, halboffen, bedingt) wählen – und haben hierbei pro Fragetyp mehrere Optionen.

Fragetypen in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations: Beispiele und Möglichkeiten

• Geschlossene Fragen mit Vorgabe von Antwortmöglichkeiten in Form von Kästchen – gerne genommen für eine einfache Ja/Nein-Abfrage oder einer Bewertungsmatrix mit Zahlen/Schulnoten.
• Geschlossene Fragen mit Vorgabe von Antwortmöglichkeiten in Form eines Dropdown-Menüs.
• Geschlossene Fragen, bei denen eine Mehrfachnennung von Antwortmöglichkeiten erlaubt bzw. nicht erlaubt ist.
• Halboffene Fragen mit der Möglichkeit auf Freitexteingabe.
• Offene Fragen mit ausschließlicher Freitexteingabe.
• Bedingte Fragen (Hier entscheidet die gegebene Antwort, mit welcher Frage bzw. Fragebatterie die weitere Befragung weitergeht).

Dabei können zu jeder Frage auch Medien hinterlegt werden. Fragen können sich dann z.B. direkt auf ein Bild oder eine Grafik beziehen. Es ist auch möglich, Fragen bzw. Antwort-Optionen vorab als Zahlen-, Daten- oder Summen-Felder zu definieren. Auf diese Weise lassen sich die Antworten im Anschluss an die Befragung einfacher im ERP-System abbilden und auswerten.

Fragebögen konzipieren

Alle Nutzer von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations können mit den notwenigen Rechten ausgestattet werden, um das Modul Fragebogen zu nutzen und Befragungen zu konzipieren. Aber auch innerhalb des Moduls – und das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber vielen Stand-Alone-Lösungen – sind verschiedene Berechtigungen und Hierarchien möglich. So ist es beispielsweise vorstellbar, dass sich ein Mitarbeiter um Konzept, Erstellung und Durchführung der Umfrage kümmert, während die Rechte für den Einblicke in die Ergebnisse und die Auswertung bei einem anderen Mitarbeiter liegen.

Um an der Befragung im Anschluss teilnehmen zu können, genügt eine einfache Lizenz. Werden beispielsweise Arbeitszeiten, oder der Urlaub der Mitarbeiter in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations erfasst, sind diese Lizenzen sowieso vorhanden. Sobald eine Umfrage angelegt und den entsprechenden Personen zugewiesen wurde, werden die relevanten Mitarbeiter aus dem System heraus per E-Mail informiert.

Anonym oder nachvollziehbar

Je nach Wunsch lassen sich Umfragen so konzipieren, dass die Ergebnisse anonymisiert, oder in Verbindung mit dem Namen des jeweiligen Mitarbeiters dargestellt werden.

Einsatzgebiete für das Modul Fragebögen

Für die Umfrage über das Modul Fragebögen sind mehrere Anwendungsbereiche vorstellbar. Ein paar Beispiele:

• Befragung von Mitarbeitern – Mitarbeiterfeedback, Zufriedenheitsbefragungen, Terminabstimmungen, kontinuierliches Einholen von Verbesserungsvorschlägen etc.
• Befragung von externen Partnern und Lieferanten – Zufriedenheit, Verfügbarkeit, Einschränkungen, Konditionen von Rückvergütungsprogrammen, Rabatten, Rahmenverträgen etc.
• Mitarbeiterprüfungen – Multiple-Choice- und Freitext-Aufgaben. Hier wäre es beispielsweise möglich einen Schwellwert zu definieren, bei der ein Mitarbeiter den Test bestanden hat. Ebenfalls ist es möglich, die Fragen zu Randomisieren (in willkürlicher Abfolge zu bringen) bzw. nur einen bestimmten Teil aus einem Pool von Fragen einzuspielen.

Checklisten erstellen

Ein weiteres und gerne genutztes Szenario ist das Abbilden von Checklisten über das Modul Fragebögen.

• Für Einkauf und Lager u.a. zur Prüfung von Verpackung, Inhalt, Preis, Abwicklung, Hygiene (z.B. bei der Verpackung von Lebensmitteln) etc.
• Für die Qualitätssicherung u.a. zur Beurteilung einzelner Filialen in puncto Ware, Sicherheit, Service etc.