Migration in die Cloud: Von Microsoft Dynamics AX auf Microsoft Dynamics 365
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Sie haben noch Microsoft Dynamics AX 2009 oder Microsoft Dynamics AX 2012 im Einsatz und möchten in die Cloud migrieren? Lesen Sie in diesen Blogbeitrag, welche Möglichkeiten der Migration für Sie in Frage kommen und wie Sie sich jetzt schon optimal darauf vorbeiten. Wenn Sie darüber hinaus noch weitere Informationen erhalten möchten, wie die technische Umsetzung der Migration tatsächlich aussehen kann, laden Sie sich direkt unser komplettes Whitepaper zum Thema Migration in die Cloud herunter.
SOLLEN SIE IN DIE CLOUD MIGRIEREN: JA – UNBEDINGT!
Bevor wir uns der ersten Analyse Ihres Altsystems zuwenden, vorab einmal ein paar grundlegende Gedanken darüber, ob Sie in die Cloud wechseln sollten.
Auf unserem Blog finden Sie dazu bereits mehrere informative Beiträge wie:
- Eine Darstellung, warum Lösungen aus der Cloud sicherer sind
- Vor- und Nachteile von cloudbasierten ERP-Systemen
Hier finden Sie zahlreiche Argumente über Vorteile und Möglichkeiten, die Ihnen Cloud-Lösungen bieten – insbesondere beim Einsatz von Business Lösungen wie Dynamics 365.
Ihre Vorteile noch einmal kurz zusammengefasst
Wenn Sie mit Ihrem ERP-System (Microsoft Dynamics AX) in die Cloud gehen, haben Sie folgende Vorteile:
- Eine flexible, skalierbare und erweiterbare SaaS-ERP-Lösung als Grundlage.
- Alle Prozesse und Daten sind zentralisiert in einer homogenen Umgebung angesiedelt und werden mit weiteren Services der Microsoft Plattform – wie z. B. Field Service und CRM (Dynamics 365 Sales) – ergänzt.
- Ein sehr schnelles Onboarding verbunden mit einer schnellen Time-to-Value.
- Lead2Cash – Über die Cloud lassen sich vollständig End-to-End Prozesse abbilden, die weit über reine ERP-Funktionen hinaus gehen.
- Überdurchschnittlich hohe Sicherheit der Rechenzentren und Cloud-Anbieter.
- Hochverfügbarkeit – laut Microsoft Service SLAs 99,9%.
- Sie arbeiten mit dem Leader in der ERP-Technologie-Wertematrix von Nucleus Research (sowie in 40 weiteren Quadranten von teilweise anderen Analysten).
- Dynamics 365 One-Version – Sie haben keine Abhängigkeiten mehr von einzelnen Support Lifecycles. Alle Updates und Verbesserungen werden automatisch und im Hintergrund durchgeführt.
SO BEREITEN SIE DEN WECHSEL VON AX IN DIE CLOUD VOR
ANALYSE DES ALTEN SYSTEMS
Keine zwei AX-Systeme sind gleich. Anpassungen, kundenspezifische Abläufe sowie der Einsatz von Branchenlösungen oder Erweiterungen von Drittanbietern machen jedes System individuell. Damit beim Umstieg von AX in die Cloud die Anpassungen in die neue Umgebung erhalten bleiben, müssen Sie – zusammen mit Ihrem Partner – Ihr System sichten und im Hinblick auf das anstehende Update prüfen.
Zu diesen Prüfungen gehören unter Anderem:
- Branchenlösungen und Add-Ons von Drittanbietern
- Aktueller Update-Stand Ihres derzeitigen Systems
- Notwendige Schnittstellen
WAS SIE BEIM RE-ENGINEERING BEACHTEN SOLLTEN
Eine Migration in die Cloud bedeutet einen grundlegenden Wechsel der Technologie. Damit Sie Ihre noch notwendigen Anpassungen in die neue Umgebung mitnehmen können, ist ein Re-Engineering der Anpassungen notwendig.
1. Branchenlösungen und Add-Ons von Drittanbietern
Branchenlösungen und Add-Ons von Drittanbietern müssen neben Microsoft Dynamics AX nun auch für Microsoft Dynamics 365 verfügbar sein. In der Regel ist dies der Fall und Drittanbieter stellen fertige Pakete mit der aktualisierten Version ihrer Lösung für Upgrades in die Cloud bereit. Es gibt immer weniger Ausnahmen. In solchen Fällen stehen aber so gut wie immer gute Alternativen aus der Microsoft AppSource, dem App-Store für BizApps, zur Verfügung.
2. Nicht mehr vorhandene Funktionen
Beim Sprung in die Cloud besteht auch die Möglichkeit, dass einige Funktionen technisch überholt sind, nicht mehr benötigt werden oder durch andere ersetzt werden. Dies ist am häufigsten bei Nutzern von AX 2009 der Fall, also bei Kunden, die schon sehr lange kein Update mehr durchgeführt haben.
Für diese Funktionen gibt es in der aktuellen Cloud-Lösung Microsoft Dynamics 365 gute – und in der Regel deutlich leistungsfähigere – Alternativen.
Um die beiden häufigsten Beispiele zu nennen:
- Da Microsoft Dynamics 365 komplett webbasiert ist, gibt es hier keinen Desktop Client
- Die in AX 2009 verwendete Funktion zum Layout von Geschäftsbelegen wie z. B. Rechnungen, kann durch die neuen Funktionen der Configurable Business Documents ersetzt werden oder eben dort, wo solche nicht vorhanden sind, muss diese durch die SQL Reporting Services (SSRS) ersetzt werden.
In der Analysephase ermitteln Sie zusammen mit Ihrem ERP-Partner alle nicht mehr vorhandenen Funktionen. Auch Microsoft bietet hierfür ein hilfreiches Tool bzw. listet Ihnen sämtliche aktualisierte Funktionen hier übersichtlich auf.
3. Schnittstellen
Das Wechseln in die Cloud macht auch ein Re-Engineering bestimmter Schnittstellen erforderlich. Dies betrifft vor allem Schnittstellen, die auf lokale Systeme zugreifen. Aber auch hierfür gibt es zahlreiche Alternativen und Lösungsansätze:
- Fertige Integratoren direkt von Microsoft oder von Drittanbietern (beispielsweise dem Inway ELO/Docuware Connector)
- Microsoft Power Platform
- Microsoft Azure als Gesamtpaket
- On Premises Data-Gateway
Simple Import- und Export-Schnittstellen lassen sich bei Microsoft Dynamics 365 oft ohne großen Programmieraufwand (Low Code, No Code) über PowerApps umsetzen. Beispiele hierfür zeigt der Artikel „Prozesslücken schließen mit Common Data Service und PowerApps“.
DIE MIGRATIONSWEGE VON AX IN DIE CLOUD
Es gibt es drei Möglichkeiten von Microsoft Dynamics AX in die Cloud zu migrieren. Diese möchten wir Ihnen im Folgenden kurz skizzieren. Welches für Sie der einfachste und schnellste Weg ist, ermitteln Sie zusammen mit Ihrem Partner im Rahmen der Analyse:
1. Klassisches Upgrade
Eine echte, vollständige Migration ist ausgehend von AX 2012 R2 oder R3 möglich bzw. sinnvoll. In beiden Fällen müssen alle CUs (Cumulative Updates) eingespielt sein. Ältere Umgebungen müssen zunächst auf diesen Versionsstand migriert werden, bevor ein Übergang in die Cloud möglich ist.
Der größte Vorteil eines klassischen Upgrades ist die Tatsache, dass alle vorhandenen Daten vollständig übernommen werden. Dazu müssen lediglich die Anpassungen im Code reengineered und auf die aktuelle Technik umgestellt werden. Der notwendige Konzeptionsaufwand ist dadurch vergleichsweise gering. Anpassungen, die auf nicht mehr unterstützten Funktionen beruhen, werden neu konzipiert.
Dies bedeutet im Umkehrschluss aber, dass sämtliche Altlasten erhalten bleiben. Insbesondere inkonsistente Datenbestände, die ein Upgrade beeinflussen können, müssen im Vorfeld gegebenenfalls bereinigt werden. Eine Anpassung oder Optimierung von Funktionsabläufen im Rahmen eines Upgrades ist nicht vorgesehen.
2. Neustart
Dieser Weg ähnelt einer Neueinführung eines ERP-Systems. Hier werden Ihre Prozesse neu betrachtet und auf den ERP Standard der aktuellen Systemgeneration angepasst. Altlasten können dabei sehr gut aus der Welt geschafft werden. Im Vergleich zur Einführung eines Konkurrenzproduktes, d. h. einer vollkommen anderen Lösung, profitieren Sie sehr stark von den Ähnlichkeiten zwischen altem und neuem System, es gibt viele Synergien, die genutzt werden können. Prozesse laufen zum großen Teil wie zuvor, sodass sich Key-User lediglich an eine neue Oberfläche gewöhnen müssen.
Der Neustart wird gerne gewählt, wenn es im Altsystem zu viele Anpassungen und Altlasten gibt. Dieser „saubere Neubeginn“ erfordert mehr konzeptionelle Detailarbeit als ein Upgrade. In den meisten Fällen lohnt es sich aber, da dies zu einer deutlichen Optimierung Ihrer Prozesse führt.
Lange Zeit gab es von Microsoft Dynamics AX 2009 auf Microsoft Dynamics 365 keinen direkten Migrationspfad. Von AX 2009 in die Cloud ging nur über den Zwischenschritt AX 2012. Das war zwar technisch möglich, aber wirtschaftlich selten rentabel. Seit kurzem jedoch bietet ein von Microsoft entwickeltes Tool auch AX 2009 Nutzern die Möglichkeit, ohne diesen Zwischenschritt in die Cloud zu migrieren. Damit gibt es auch für AX 2009 Anwender jetzt eine Alternative zur Option „Neustart“, die Sie zusammen mit Ihrem Partner prüfen sollten.
3. Kombination aus Upgrade und Re-Implementierung
Bei der Kombination werden Daten und Anwendungen unterschiedlich behandelt:
- Daten und Datenstrukturen werden weitestgehend vollständig auf D365 migriert
- Anwendungen hingegen werden auf die neue Technologie gebracht und standardnah neu aufgesetzt
Bei diesem Vorgehen wird das Beste aus beiden Vorgehensweisen vereint. Dieser Weg bedarf ebenfalls einer umfangreichen Analyse von Datenbeständen und Anwendungen. Die Datenstrukturen des Altsystems müssen dafür nahe genug am Standard sein. Ebenso dürfen die grundlegenden Prozessabläufe des Altsystems nur in gewissen Grenzen angepasst sein. Ob dieser Weg praktikabel ist, muss im Einzelfall entschieden werden.
All diese Vorüberlegungen sind Teil der Analysephase, die am Anfang des Migrationsprozesses in die Dynamics 365 Cloud stehen. Nachdem Sie – zusammen mit Ihrem ERP-Partner – Ihren optimalen Weg gefunden haben, steht als nächster Schritt die technische Umsetzung an.
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