Mitarbeit eigener Entwickler am ERP-Projekt - Teil 2
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4 Tipps für eine optimale Zusammenarbeit der Entwicklungsteams
Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems kommt es im Dynamics AX / 365 Umfeld häufig vor, dass Entwickler im eigenen Unternehmen die Entwickler des Implementierungspartners als Vollzeitkräfte unterstützten. Auch erfahrene Entwickler ohne Dynamics AX/365-Erfahrung können die Einführung des neuen ERP-Systems unterstützen.
Welche Vorkenntnisse Ihre Entwickler benötigen, um gewinnbringend am eigenen ERP-Projekt mitzuarbeiten, haben wir Ihnen in unserem letzten Blogbeitrag beschrieben: Mitarbeit eigener Entwickler am ERP-Projekt: Wichtige Voraussetzungen und was Sie inhouse umsetzen können.
Herausforderungen in der Zusammenarbeit
Dies sind die wesentlichen Herausforderungen, die im Rahmen einer Zusammenarbeit zwischen den Entwicklern von Kunde und Partner auftreten:
- Die Arbeit erfolgt dezentral, von unterschiedlichen Standorten aus. Nicht immer können die Entwickler des Partners beim Kunden vor Ort sein.
- Entwickler von Kunden und Partner haben noch nicht zusammengearbeitet. Die Teamarbeit muss sich erst einspielen.
- Die Teams müssen eine gemeinsame Projektmethodik erarbeiten und etablieren – oftmals unter engem zeitlichen Rahmen.
- Gemeinsame Kommunikationswege und Methoden müssen sich erst finden und ebenfalls etablieren.
Zusammenarbeit der Entwicklerteams
Wichtig: Bei der Koordination der Entwicklerteams nehmen Sie Ihren ERP-Partner in die Pflicht. Dieser hat in zahlreichen Projekten viel Erfahrung gesammelt und kennt die erfolgreichsten Strategien und Vorgehensweisen.
Unserer Erfahrung nach sind die folgenden vier Schritte die wichtigsten:
- Projektmethodik festlegen – wie koordinieren wir
- Entwicklungsrichtlinien definieren – wie arbeiten wir
- Verantwortungsbereiche definieren und abgrenzen – wer macht was
- Kommunikationsregeln aufstellen – wer redet mit wem
Schritt 1: Projektmethodik festlegen
Einer der ersten Punkte, die Sie entscheiden müssen, ist die Frage nach der Projektmethodik. In anderen Worten: Wie managen, koordinieren oder führen Sie das gemeinsame Projekt?
- Sie müssen einen technischen Projektleiter/Entwicklungsleiter bestimmen. In der Praxis wird dieser vom Partner, gestellt – mit einem Hauptansprechpartner beim Kunden. Ist das Entwicklerteam des Kunden größer wie das des ERP-Partners (der ERP-Partner ist beispielsweise nur unterstützend tätig), kann es auch sinnvoll sein, den Entwicklungsleiter beim Kunden anzusiedeln.
- Agiles Vorgehen oder Wasserfall: Beide Entwicklerteams müssen sich auf eine gemeinsame Projektmethodik verständigen und die entsprechenden Spielregeln einhalten. Für ein ERP-Projekt empfehlen wir ein eher agiles Vorgehen mit kurzen Entwicklungszyklen.
- Auch Ihre Arbeitswerkzeuge müssen Sie definieren. Hierunter zählt z.B. die Visual Studio Team Services (VSTS) von Microsoft, aber auch ihre Kommunikations-Werkzeuge (z.B. Skype for Business, TeamViewer, Microsoft Teams etc.) müssen festgelegt werden.
- Für interne Abstimmungen müssen Sie Regeltermine definieren, beispielsweise einen wöchentlichen Jour fixe für alle Teams und Konferenzen auf Ebene der Team- und Entwicklungsleiter.
Schritt 2: Entwicklungsrichtlinien definieren
Parallel zur Festlegung, wie Sie das ERP-Projekt managen, definieren Sie auch Ihr Handwerkszeug und legen damit fest, wie Sie arbeiten.
- Sie bestimmen, welche Entwicklungswerkzeuge zusätzlich zu VSTS zum Einsatz kommen.
- Sie definieren die Regelungen zur Versionskontrolle (z.B: Branching Strategie) und legen fest, nach welcher Vorgehensweise neue Versionen / Anpassungen des Produktes in Betrieb genommen werden.
- Auch die Feststellung eines Coding Styleguide (z.B. Namenskonventionen) steht am Anfang an.
- Abstimmung über Best Practices: Sowohl von Microsoft selbst als auch von Ihrem ERP-Partner gibt es Vorgehensweisen, die erfahrungsgemäß am besten funktionieren. Anhand dieser stimmen Sie das konkrete Vorgehen ab.
- Ebenfalls wichtig: Regelungen für Code- und Design-Review müssen festgelegt werden, z.B. die Frage wer und wie viele kontrollieren und nach welcher Strategie. Wir empfehlen stets den Partner reviewen zu lassen, vor allem dann, wenn sich der Entwickler des Kunden neu in ein Themengebiet eingearbeitet hat.
Schritt 3: Verantwortungsbereiche definieren und abgrenzen
Sind sich ERP-Partner und Kunde von Anfang an darin einig, dass beide Seiten entwickeln möchten, dann ist die Absprache „wer macht was“ Pflicht.
- Im Optimalfall nehmen sich Entwicklungsleiter von Kunde und Partner die Zeit und finden heraus, welche Kompetenzen vorhanden sind und was der Entwickler machen will. Dementsprechend werden die Entwickler unterschiedlichen Teams und Themenkomplexen zugeordnet, beispielsweise dem Erstellen von Berichten oder der Vergabe von Berechtigungen. Bei entsprechenden ERP und AX / 365 Kenntnissen kann das Entwicklerteam auch Anpassungen innerhalb der Programmlogik des ERP-Systems vornehmen.
- Wichtig: Ordnen Sie jeden Entwickler nur einem Team und einem Themenkomplex zu und betreiben Sie hier kein Multi-Tasking. Eine Sonderrolle nehmen der Softwarearchitekt und der Entwicklungsleiter ein.
- Der Softwarearchitekt ist der technische Supervisor des ERP-Projekts, der darauf achtet, dass die Lösungen der einzelnen Entwicklerteams harmonieren und nicht auf unterschiedlichen Berechnungslogiken basieren. Der Softwarearchitekt hat stets den Überblick, welche Teams mit welchem Ansatz an welchen Lösungen arbeiten. Auch der Posten des Softwarearchitekten wird – analog zum Entwicklungsleiter – meist vom ERP-Partner übernommen.
- Vergessen Sie nicht zu definieren, wie die Aufgaben vergeben werden, nach dem Push- oder Pull-Prinzip – sprich bekommen Entwickler Tasks zugewiesen, oder holen sie sich diese eigenständig von einer zentralen Aufgabenverwaltung bzw. beim Team- oder Entwicklungsleiter ab.
Schritt 4: Spielregeln für die gemeinsame Kommunikation aufstellen
Wer redet mit wem, wann und worüber? Dies zu bestimmen ist eher ein Prozess, der sich im Laufe des Projekts findet und einspielt. Um sicherzugehen, dass Informationen zielgerichtet weitergegeben werden, sollten Sie sich hierüber aber schon im Vorfeld abstimmen und Gedanken dazu machen.
- Wie kommt Ihr ERP-Partner an Informationen, wer ist bei welchen Fragen sein Ansprechpartner?
- Wer ist gegenüber wem im Projekt rechenschaftspflichtig?
- Wer gibt Features frei, wer entscheidet?
- Welche Kommunikationswege und ggfs. Kommunikationsregeln gibt es?
- Wie wird eskaliert?
Im Grunde genommen sind dies ähnliche Regeln, die auch für die interne Kommunikation jedes Unternehmens gelten.
Fazit
Projektmethodik festlegen, Entwicklungsrichtlinien und Verantwortungsbereiche definieren und Kommunikationsregeln aufstellen: Beim ersten Lesen klingt eine erfolgreiche Koordinierung Ihres Entwicklerteams mit dem Ihres ERP-Partners einfacher, als es sich in der Realität oftmals darstellt. Es ist vor allem die versteckte Komplexität, die Sie nicht unterschätzen sollten. Wichtig ist deshalb bei all den Schritten, dass Sie einen Partner an Ihrer Seite haben, der eine Zusammenarbeit beider Entwicklerteams fördert und bei Dynamics AX / 365 Projekten auch praktiziert. Denn um die hier beschriebenen vier Schritte optimal umzusetzen, sind Best Practice Strategien und das Wissen um zielführende Vorgehensweisen unerlässlich.
Welche Vorkenntnisse Ihrer Entwickler benötigen, um gewinnbringend am eigenen ERP-Projekt mitzuarbeiten, lesen Sie in unserem Blogbeitrag: Mitarbeit eigener Entwickler am ERP-Projekt: Wichtige Voraussetzungen und was Sie inhouse umsetzen können.
