16. Mai 2022

Neuheiten in Business Central aus der Wave 1 / 2022: Echtzeit-Anzeige von Buchungsfehlern bei Belegen

Marco Niecke, Daniel Krüttgen

Viele interessante Neuerungen sind seit April 2022 mit der Release Wave 1 für Business Central hinzugekommen. Mit der Anpassung von Reports mit Hilfe von Microsoft Excel haben wir Ihnen bereits eines der neuen Features ausführlich vorgestellt. Heute erweitern wir diese Liste und zeigen Ihnen die neu hinzugekommene Infobox „Beleg prüfen“, die wir uns ebenfalls ausführlich angesehen haben. Es handelt sich hierbei um eine neue Echtzeit-Ansicht, die den Sachbearbeitern und dem Backoffice-Team die alltäglichen Buchungsvorgänge enorm erleichtert.

Rote und blaue Meldungen

Wann immer in Business Central Belge erfasst werden (z. B. Einkaufs- oder Verkaufsrechnungen) oder ganz allgemein Buchungen erfolgen, gibt es für die Sachbearbeiter zwei Arten von Benachrichtigungen: Fehlermeldungen (rot) und Hinweis-Meldungen (blau). Bevor wir zu der neuen Infobox „Beleg prüfen“ in Business Central kommen, sehen wir uns diese beiden Benachrichtigungsarten etwas genauer an.

Fehlermeldungen

Rote Meldungen bei einer Buchung in Business Central sind Fehlermeldungen. Sie zeigen einen konkreten Fehler oder eine Inkonsistenz im Datensatz auf. Dies führt dazu, dass ein Sachbearbeiter die Buchung so nicht durchführen kann. Erst wenn der Fehler behoben ist, kann die Buchung erfolgen.

Auch wenn es unseren Business Central Experten etwas schwergefallen ist, absichtlich Fehler in Buchungen einzubauen, haben wir ein paar mögliche Fehler simuliert, die zu dieser roten Fehlermeldung führen. Diese Fehler, die eine Buchung verhindern, sind unter anderem:

Das Buchungsdatum liegt außerhalb des Buchungszeitraumes.
Es wurde ein Artikel ausgewählt, der gesperrt ist (z. B. bei auslaufenden Artikeln).
Es wurde ein Sachkonto ausgewählt, das nicht direkt bebucht werden darf.
Es kommt zu Inkonsistenzen bei der Steuer – wenn z. B. die Anschrift eines Debitors auf ein Drittland lautet und im System nicht hinterlegt ist, wie in diesem Fall mit der Steuer zu verfahren ist.
Oder ganz allgemein: relevante Daten für die Buchung fehlen oder wurden aufgrund von Tippfehlern nicht erkannt.

In all diesen Beispielen ist eine Buchung nicht möglich bevor der Fehler nicht behoben wurde.

Hinweis-Meldungen

Blaue Meldungen bei der Buchung in Business Central sind Hinweis-Meldungen. Sie geben dem Sachbearbeiter gewisse Auskünfte, welche dieser vor einer Buchung überprüfen kann. Trotz Hinweis-Meldungen sind Buchungen aber durchführbar.

Auch hier haben wir einige Szenarien konstruiert und ein paar Beispiele für (blaue) Hinweis-Meldungen gesammelt. Diese erscheinen zum Beispiel, wenn:

der Lagerbestand aktuell nicht ausreichend ist – z. B., wenn man eine Rechnung über mehr Ware geschrieben hat, wie diese aktuell auf Lager ist.
ein Debitor einen überfälligen Saldo hat – z. B., wenn der Sachbearbeiter einem Kunden eine Rechnung schreibt, bei dem zu diesem Zeitpunkt noch Forderungen offen sind.
das maximale Kreditlimit eines Debitors überschritten wurde.

In all diesen Beispielen kann oder sollte der Sachbearbeiter den zugrunde liegenden Fall prüfen, er kann die Buchung jedoch durchführen.

Was genau ist nun neu in Business Central?

Bereits vor den Neuerungen der Wave 1 / 2022 bekamen Sachbearbeiter die blauen Hinweis-Meldungen in Echtzeit angezeigt. Wurde eine entsprechende Angabe im Rahmen einer Buchung gemacht, erschienen diese Meldungen sofort ganz oben am Beleg – verbunden mit der Möglichkeit sich weitere Details zu dieser Benachrichtigung anzusehen. Hier bleibt alles beim Alten.

Neu ist die Ansicht der roten Fehlermeldungen. Vor den Neuerungen der Wave 1 / 2022 gab es hierfür keine Infobox und somit keine Echtzeit-Ansicht. Sachbearbeiter mussten ihre Buchung jedes Mal „auf gut Glück“ fertig stellen und sahen erst nach dem Klick auf „buchen“, ob sie bis hierhin alles richtig gemacht haben.

War dies der Fall, ging die Buchung erfolgreich durch.
Gab es einen Fehler, öffnete sich ein separates Fenster, auf dem die Fehler aufgelistet waren.

Um diese Fehler in der Buchung zu beheben, musste der Sacharbeiter zuerst das Fenster schließen, um zurück zur eigentlichen Buchung zu gelangen. Er musste sich die Fehler also entweder merken, notieren oder sich davon einen Screenshot anfertigen. Dies war umständlich und aufwändig, vor allem dann, wenn es mehrere Fehler in einer Buchung gab.

Infobox Beleg prüfen zeigt nun auch Fehler in Echtzeit

Durch die Infobox Beleg prüfen, die man sich seit der Wave 1 / 2022 einblenden lassen kann, gibt es diese Informationen nun auch in Echtzeit.

Angezeigt wird diese Infobox rechts, direkt neben den Eingabefeldern. Wann immer ein Sachbearbeiter hier einen Fehler macht – und sei es ein Tippfehler, der ja meist eine Inkonsistenz der Daten zur Folge hat – erscheint sofort eine entsprechende Fehlermeldung in der Infobox. Erst wenn hier alle Fehlermeldungen korrigiert sind, kann gebucht werden. Und dann hat der Sachbearbeiter auch die Garantie, dass die Buchung auf Anhieb korrekt durchlaufen wird.

Infobox Beleg prüfen zeigt nun auch Buchungs-Fehler in Echtzeit

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