Projektabwicklung und Ressourcen-Management im Wandel
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Macht es eigentlich Sinn, ein vollumfassendes ERP-System für die Projektabwicklung und Ressourcenplanung zu nutzen?
Früher war alles besser!
Eine kleine Geschichte wie Projekte früher abgewickelt wurden und heute mit Hilfe vollintegrierter Projekt- und Ressourcenplanung abgewickelt werden.
1. Der Weg zum Projekt
Früher hatten wir für die Angebotserstellung eine Wordvorlage, die wir in stundenlanger Abstimmungsarbeit zwischen Vertriebsleiter und Vertriebsberater in akribischer Detailarbeit Wort für Wort angepasst haben. Den Kaffee gab es umsonst und war auch essentiell notwendig. Dabei waren diverse Rücksprachen mit den Fachabteilungen notwendig, ob die jeweilige Angebotsänderung so noch möglich ist. Verbindliche Terminzusagen wurden nun mit allen Abteilungsleitern abgestimmt, ob das Projekt so abgewickelt werden kann.
Heute haben die Fachabteilungen für alle Projektphasen Arbeitspakete in unterschiedlichen Ausprägungsstufen erstellt. Diese Pakete stehen als Projektangebotsvorlage bereits in strukturierter Form zur Verfügung.
Die Angebotserstellung erfolgt bequem im ERP basierend auf diesen Vorlagen. Die Detailarbeit erfolgt in der einfachen Anpassung der Komplexitätsstufen je Arbeitspaket. Eine Rücksprache mit Fachabteilungen ist nur noch selten notwendig, da eine Vordefinition bereits stattgefunden hat. Der potentielle Kunde bekommt nun ein fertig kalkuliertes Angebot und bereits einen validen Projektplan. Auf Wunsch kann der Plan bereits in dieser Phase gegen die aktuelle Auslastung der Projektressourcen geprüft, terminiert und vorabreserviert werden.
Nach Angebotserstellung wird automatisch eine Verkaufschance erstellt, die nun durch den Vertriebsberater und Berater zum Projekt hingeführt wird.
Der Kaffee ist immer noch umsonst, wird aber nun in einem kleinen Plausch an der Kaffeetheke getrunken.
2. Das Projekt ist da
Früher war nun der Zeitpunkt den High- und Detail-Level-Projektplan zu erstellen. Dabei kam mal Excel mal Project mal irgendwas anderes, je nach Vorlieben des jeweiligen Projektleiters, zum Einsatz. Nach Abstimmung mit dem Kundenprojektleiter ging es zu den Fachabteilungen um die Ressourcen zu planen. Jede Abteilung hat hier seine eigene, auf die Abteilung abgestimmte Excel-Datei, in der die Ressourceneinteilung erfolgt. Da zwischenzeitlich andere Projekte eingeplant wurden, muss der Projektplan jedoch wieder verschoben und erneut mit dem Kunden abgestimmt werden. Das Spiel begann von vorne.
Heute wird das Projektangebot auf Knopfdruck in ein Projekt umgewandelt. Die bidirektionale Microsoft Projekt-Integration visualisiert den Projektstrukturplan. Dieser wird nun ebenfalls mit dem Kundenprojektleiter abgestimmt. Die Ressourcenplanung erfolgt auf Basis der Projektreservierung. Fertig!
3. Let’s Work
Früher wurde nach einer erfolgreichen Arbeitswoche der Excel-Wochenbericht von jedem Mitarbeiter ausgefüllt und pünktlich und vorbildlich am Freitagabend abgegeben. Nun hat der Projektleiter zusammen mit dem Projektoffice alle Excel-Listen zusammengeführt und entsprechend in einer Hauptdatei nach Phasen und Paketen gruppiert. Die Mitarbeiter, die den Bericht doch nicht ausgefüllt hatten, wurden höflich per E-Mail darum gebeten. Nach erneutem Zusammenführen konnten nun endlich die Projektaufwandsnachweise an den Kunden gesendet werden. Nach einigen Tagen Abstimmungsaufwand zwischen unserem- und dem Kundenprojektleiter wurde das Ergebnis an die Finanzbuchhaltung übergeben, die jetzt die Rechnung an den Kunden erzeugte.
Heute füllen die Mitarbeiter im ERP oder der Zeiterfassungs-App online oder offline ihre Stunden immer noch pünktlich und vorbildlich am Freitagabend aus. Mit der Ausdehnung der Pünktlichkeit über die ganze nächste Woche ist das nun so eine Sache, da pünktlich am Montagmorgen um 8:00 Uhr der Eskalationsworkflow für fehlende Stundenerfassung an die Abteilungs- und Projektleiter versandt wird. Die zweite Eskalationsstufe am Dienstag um 8:00 Uhr zum Management möchte ich nicht weiter beleuchten.
Es werden nun automatisch die Projektaufwandsnachweise erzeugt und der Projektleiter hat sofort den Überblick über Budgetverbräuche, Fertigstellungsgrade (diese wurden auch in der Stundenbuchung der Mitarbeiter hinterlegt), Abweichungen und potentielle Verschiebungen.
Die Rechnung wird im ERP automatisch nach 3 Tagen ohne Wiederspruch erzeugt. Die Leistungsverrechnung von Mitarbeiter einer anderen verbundenen Gesellschaft erfolgt automatisch.
4. Projektanpassungen
Vorweg: Ein Projekt ohne Anpassung gibt es nicht wirklich. Mit unvorhergesehenem muss immer in irgend einer Form umgegangen werden.
Früher: Ein Projektmitarbeiter fällt durch einen Unfall krankheitsbedingt länger aus. Die Fertigstellung seiner Arbeitspakete ist jedoch essentiell. Nun wurde mit der Personalabteilung stundenlang nach Mitarbeitern recherchiert, die für das Projekt und die benötigte Rolle geeignet sind, um anschließend mit dem Abteilungsleiter festzustellen, dass der Mitarbeiter für das nächste Jahr komplett ausgebucht ist. Irgendwie haben wir es aber hinbekommen.
Heute: Jetzt schlägt uns das ERP in der gleichen Situation Mitarbeiter für das Projekt vor, die nach Ihren Fähigkeiten (Neudeutsch Skill Matrix) am ehesten für das Projekt geeignet sind, die gewünschte Erfahrung mitbringen und auch noch Zeit haben… und das übergreifend über Unternehmensverbünde. Falls keiner passt, werden Alternativen bewertet oder externe Mitarbeiter auf Basis ihrer Fähigkeiten mit einbezogen.
5. Projektholpersteine
Früher: Wir arbeiteten kontinuierlich im Projekt, bis eines Tages die Buchhaltung die Projektleitung informierte, dass bereits die 4. Mahnung an den Kunden versendet wurde und die Aufwände für ein halbes Jahr nicht bezahlt wurden. Wenn die Arbeitsleistung nun eingestellt wird, sitzen die Mitarbeiter nun ohne Projekt da. Was tun?
Heute: Durch die Buchhaltungsintegration ist der Projektleiter über die Zahlungsmoral des Kunden stets auf einen Blick bei der Projektsteuerung informiert. Eine Projektabstimmung mit dem Kunden kann rechtzeitig erfolgen. Wenn es Liquiditätsengpässe beim Kunden gibt, kann das Projekt rechtzeitig darauf angepasst werden. Darüber hinaus ist durch die Projektplanung eine automatische Liquiditätsplanung möglich.
6. Erfolgreicher Projektabschluss
Früher: Vor dem Projektabschluss mussten wir tage- und nächtelang alle Excel-Dateien zusammenführen und mit den Rechnungen abgleichen. Der Kunde lobte uns, wies aber auch auf unsere diversen Versäumnisse hin, die er in Nachlässen und Nacharbeiten abgebildet haben wollte. Die Arbeiten haben wir nun tage- und nächtelang beseitigt und das Projekt zu einem erfolgreichen Ende gebracht.
Heute: Die Projekt- und Ressourcenübersicht erfolgt auf Knopfdruck. Das Dashboard gibt hierzu den Einstiegsüberblick. Durch die Taskverwaltung sowohl unserer Aufgaben, als auch die des Kunden, kann ein vollständiges Bild dargestellt werden. Der Kunde applaudiert nun, weist aber auch wieder auf unsere Versäumnisse hin. Ein Blick in das Tasksystem und auf seine Versäumnisse bei der Projektmitwirkung heben unsere jedoch wieder auf. Wenn auf beiden Seiten kräftig gehobelt werden muss, fällt nun mal auf beiden Seiten etwas Späne .
Das Projekt ist erfolgreich und die Nächte, bzw. eine Nacht kann zum Feiern des erfolgreichen Projektabschluss verwendet werden.
War denn nun früher wirklich alles besser?...oder wollen Sie doch wissen welche ERP-Lösung dahintersteckt?
