Projekte abwickeln mit dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations
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Ob nach Aufwand, Zeit oder zum Festpreis: Für die Abwicklung von Projekten gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Über das Projektmodul im ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations lassen sich alle Projekttypen und Aufgaben (von der Ressourcenplanung bis zur Abrechnung) bereits im Standard vollumfänglich abbilden. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen ein paar Möglichkeiten, wie Projektleiter und Mitarbeiter das Projektmodul optimal einsetzen können.
Die Projekttypen in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations im Überblick
Folgende Projekttypen lassen sich im Projektmodul des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations und Microsoft Dynamics AX abbilden. Sie unterscheiden sich im Wesentlichen durch die Art ihrer Abwicklung:
Aufwandsprojekt:
In diesem Projekttyp werden alle Aufwände wie, Stunden, Ausgaben, Artikel und Gebühren auf ein Projekt gebucht. Diese Projektbuchungen werden dann dem Kunden in Rechnung gestellt. Dies erfolgt in vereinbarten Abrechnungszeiträumen (z.B. am Ende eines Monats, am Ende eines Quartals). Aufwandsprojekte sind meist am einfachsten in der Handhabe, da die Verwendung eines Vorkalkulationssystems nicht zwingend erforderlich ist.
Festpreisprojekt
Diesem Projekttyp liegt ein Fakturierungsplan zugrunde. Auf Grundlage dieses Plans werden dem Kunden Rechnungen gestellt. Diese erfolgen in der Regel nach dem Erreichen von im Vorfeld definierten Meilensteinen und nach dem Abschluss des gesamten Projektes. Um den Überblick über Aufwand, Gewinn und Verlust zu behalten, werden die Kosten im Projektmodul durch eine Vorkalkulationsfunktion verfolgt und gesteuert. Dabei kann die interne Bilanzierung auch nach bestimmten Prozentsätzen in der Fertigstellung des Projektes erfolgen und ist nicht an das Erreichen der Meilensteine gebunden.
Investitionsprojekt
Dieser Projekttyp wird in der Regel für wertschaffende, langfristige interne Projekte verwendet, bei denen für einen bestimmten Zeitraum erst einmal keine Einnahmen entstehen. Es werden die Kosten für Artikel, Stunden und Ausgaben erfasst. Auch hier werden die Kosten durch eine Vorkalkulationsfunktion verfolgt und gesteuert.
Kostenprojekte
Dieser Projekttyp wird in der Regel für kurzfristige interne Projekte verwendet. Wie beim Investitionsprojekt werden auch hier nur die Kosten für Artikel, Stunden und Ausgaben erfasst.
Interne Projekte
Bei internen Projekten (z.B. die Organisation eines Mitarbeiterevents) werden keine Umsätze erwartet. Man erfasst hier nur die entstehenden Kosten wie Arbeitsstunden und Ausgaben.
Zeitprojekte
Bei diesem Projekttyp werden nur Stunden erfasst. Meist handelt es sich um Stundenbuchungen, die nicht fakturierbar sind bzw. mit nicht produktiven Tätigkeiten verbunden sind (z.B. Erfassung von Krankheitszeiten).
Funktionen und Möglichkeiten
Viel Gestaltungsspielraum in der Projektplanung
Egal ob Mitarbeiter aus bestimmten Abteilungen, Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen oder Mitarbeiter mit bestimmten Rollen in einem Unternehmen für ein Projekt gebraucht werden: Über das Projektmodul in Dynamics AX / 365 hat jeder Projektleiter die Möglichkeit, die passenden Ressourcen für sein Projekt zu finden und zu bekommen. Hierfür gibt es in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations drei bewährte Methoden:
- Im Rahmen einer festen Buchung definiert der Projektleiter den gewünschten Mitarbeiter. Sofern dieser im ausgewählten Zeitfenster freie Kapazitäten hat, ist dieser für das Projekt fest eingeplant. Systemseitig sind Überbuchungen von Mitarbeitern erlaubt, wobei es innerhalb des Projektmoduls möglich ist, diese Entscheidungen bestimmten Rollen – z.B. den Teamleitern – zuzuweisen.
- Im Rahmen einer weichen Buchung frägt der Projektleiter einen gewünschten Mitarbeiter an. Bevor dieser für das Projekt fest eingeplant wird, ist jedoch noch eine Freigabe erforderlich – je nach Vergabe der Rechte muss diese der Mitarbeiter selbst bzw. der Team- / der Abteilungsleiter vornehmen.
- Im Rahmen einer Bedarfserzeugung kann der Projektleiter auch nach Mitarbeitern in Teams oder nach bestimmten Rollen im Unternehmen suchen. In diesem Fall erzeugt der Projektleiter eine allgemeine Anfrage nach „Zeit, Team oder Rolle“ im System, die dann die Team- bzw. die Abteilungsleiter mit tatsächlichen Ressourcen füllen müssen. Dabei kann der Projektleiter die Suche nach bestimmten Rollen bereits verfeinern und zusätzliche Merkmale und Qualifikationen (Zertifikate, Sprachkenntnisse und -Level, Führerschein etc.) definieren, vorausgesetzt diese wurden im ERP-System (z.B. im HR-Modul) gepflegt. So lassen sich für jedes Projekt die bestmöglichen Mitarbeiter finden.
Wichtig: Alle hier genannten Vorgehensweisen in der Projektplanung sind bereits im Standard von Dynamics AX / 365 enthalten. Ein zusätzliches Planungstool ist nicht erforderlich. Es gibt zudem noch zahlreiche Möglichkeiten, die Projektplanung individuell einzurichten und den eigenen Prozessen anzupassen – z.B. über das Einrichten von Workflows und Freigabeprozessen.
Umfassendes Projektcontrolling inkl. Nachverfolgung
Wo steht man gerade im Projekt? Wie ist der prozentuale und der absolute Fortschritt? Reicht das kalkulierte Budget und lohnt sich das Projekt finanziell überhaupt (noch)? In Form eines übersichtlichen Projektstrukturplans sowie von Abfragen haben Projektleiter jederzeit die Möglichkeit, im Projektmodul von AX / 365 for Finance and Operations den aktuellen Status Quo eines Projektes zu erkennen.
So kann jedes Projekt in mehrere Unterprojekte, bestehend aus Arbeitspaketen, Aufgaben und Teilaufgaben, aufgeteilt werden. Für jede Aufgabe lassen sich dann verschiedene Parameter definieren wie z.B.:
- der mit dem Kunden vereinbarte Aufwand im Stunden
- Kategorie und der mit dem Kunden vereinbarte Stundensatz in Euro (bzw. einer anderen Währung)
- Zeitraum, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
- der zuständige Mitarbeiter (je nach Projektplanungs-Methode)
Über die Nachverfolgungsansicht im Projektmodul kann der Projektleiter so sofort erkennen, welcher Aufwand bereits erbracht wurde. Da Stundensätze bei unterschiedlichen Aufgaben variieren können, lassen sich bei diesen „Status-Quo Abfragen“ sowohl die verbleibenden Stunden als auch die verbleibenden Kosten anzeigen. Diese sind stets aktuell, da Mitarbeiter Aufwände und Arbeitszeiten direkt auf die einzelnen Aufgaben eines Projektes buchen.
Mobile Zeiterfassung auf Projekte
Um die Status-Quo Abfragen sowie den Projektstrukturplan möglichst aktuell zu halten ist es erforderlich, dass Mitarbeiter Stunden, Ausgaben, Artikel und Gebühren möglichst tagesaktuell auf die anstehenden Projekte buchen. Da im Projektgeschäft viele Dienstleistungen außer Haus erfolgen (z.B. Schulungen, Einsätze beim Kunden, Reisetätigkeiten) ist eine mobile Zeiterfassung ein Muss.
Im Projektmodul von Microsoft Dynamics AX / 365 for Finance and Operations gibt es bereits im Standard eine App für Stundenbuchungen und Arbeitszeitnachweise, bei denen Mitarbeiter auf unterschiedliche Aufgaben innerhalb ihrer Projekte buchen können. Die Abrechnung von Reisekosten, Hotelgebühren oder anderweitigen Spesen, die in der Regel auch auf Projekte gebucht werden, lassen sich beim ERP-System von Microsoft ebenfalls über mobile Endgeräte einreichen.
Intercompany-Verrechnungen
Langfristige Projekte über mehrere eigenständige Niederlassungen hinweg: Da die Nähe zum Kunden ein wichtiger Wettbewerbsvorteil ist, sind diese Rahmenbedingungen bei Projekten vor allem IT- System- und IT-Beratungshäusern bestens bekannt. Doch die niederlassungs-übergreifende, interne Verrechnung muss keine Herausforderung sein.
Im Projektmodul in Dynamics AX / D365 werden dann Projekte in dem Mandanten der Niederlassung angelegt, die den Vertrag mit dem Kunden abschließt. Arbeiten nun Mitarbeiter anderer Niederlassungen am gleichen Projekt, erfolgt nach jeder Buchung automatisch eine Verrechnung zwischen den Mandanten – zu festen oder speziell für dieses Projekt vereinbarten Verrechnungspreisen.
Die Intercompany-Verrechnung lässt sich beim Projektmodul individuell einrichten. Auch hier gibt es die Möglichkeit, Workflows und Freigabeprozesse in den Prozess zu integrieren.
Arbeitserleichterung durch Integration in andere Module
Eine zusätzliche Arbeitserleichterung bietet die Integration des Projektmoduls in andere Module von Microsoft Dynamics AX / 365. So haben Sie die Möglichkeit, anstehende Geschäftsvorfälle direkt aus einem Projekt heraus anzustoßen und zu bearbeiten.
Fünf Beispiele:
Integration Finanzen
Eine enorme Arbeitserleichterung bietet beispielsweise die Integration ins Finanzmodul. Immer wenn die Projektmitarbeiter Stunden, Ausgaben, Artikel oder Gebühren erfassen, werden diese sofort auf die korrekten Sachkonten in der Finanzbuchhaltung gebucht. Dies unterstützt die Möglichkeit, Projekte in Echtzeit hinsichtlich Kosten und zu erwartenden bzw. künftigen Umsätzen auszuwerten. Sie sind somit unverzichtbar für jede Liquiditätsplanung.
Integration Einkauf
Benötigt ein Kunde im Rahmen des Projekts bestimmte Artikel, können die im Projektmodul aufgenommenen Anforderungen direkt im Einkauf bearbeitet werden. Hier kann dann z.B. ein Workflow angestoßen an dessen Ende beispielsweise eine Einkaufsanfrage oder eine Bestellung initiiert wird.
Integration Verkauf
Da in den meisten Fällen in Projekte auch Waren verkauft werden, kann direkt aus dem Projekt heraus die Lieferung mit der kompletten Lagerlogistik gesteuert werden. Verrechnet wird die Ware dann aus dem Projekt heraus.
Integration Produktion
Wird eigenproduzierte Ware im Rahmen des Projekts geliefert, so ist auch die komplette Terminierung aus dem Projekt heraus möglich.
Integration Anlagenbuchhaltung
Bei Projekten, die nachhaltige Werte schaffen (z.B. Anschaffung einer neuen Maschine, Bau einer Lagerhalle etc.) wird dieser nach Projektabschluss direkt ins Anlagevermögen (Anlagemodul in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations) überführt.
Fazit
Projekttyp definieren, Mitarbeiter und Ressourcen einplanen, Aufgaben und Zeiten festlegen: Wie in diesem Blogbeitrag gezeigt, lassen sich mit dem Projektmodul alle, für Ihre Projekte relevanten Schritte, direkt im ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations abbilden. Der Gestaltungsspielraum ist enorm und erlaubt zahlreiche Varianten ein Projekt zu planen und umzusetzen – und auch das Projekt-Controlling wird vollständig im ERP-System abgebildet. Neben einer mobilen Erfassung von Arbeitszeiten und Arbeitsschritten ist die Integration des Projektmoduls in andere Module in Microsoft Dynamics 365 ein besonders Plus. So können direkt aus dem Projekt heraus Workflows und Aufgaben für andere Geschäftsvorgänge initiiert werden - und Ihre Projekte werden noch effizienter.
