Was muss eine gute Business Intelligence Lösung können?
Teilen:
Zuverlässige und aussagekräftige Daten: Für viele Unternehmen spielt die Auswertung ihrer täglichen Zahlen eine immer bedeutendere Rolle. Um intelligente Business-Entscheidungen zu treffen, wird es immer wichtiger, Daten aus unterschiedlichen Quellen in Echtzeit zu erhalten und diese zusammenzuführen; gut strukturiert und übersichtlich aufbereitet.
Hier kommen verstärkt Business Intelligence Lösungen (BI / BI-Lösungen) zum Einsatz, welche die traditionelle Auswertung durch Tools wie Excel sukzessive ersetzen.So liefern BI-Lösungen mit wenigen Klicks das, was Analysten und Controller früher über Tage und Wochen händisch mit Excel, PowerPoint und Co. erstellen mussten: hilfreiche und zuverlässige Auswertungen und Analysen für intelligente Unternehmens-Entscheidungen – und das in Echtzeit und mit Echtzeit-Daten und hochwertigen und anschaulichen graphischen Analysen.
In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einen Überblick über 7 wichtige Kriterien, die eine gute Business IntelligenceLösung erfüllen muss. Anschließen zeigen wir Ihnen, wie die Business Intelligence Lösung von Microsoft – Microsoft Power BI – hier abschneidet.
Überblick technische Grundlagen für BI-Lösungen: Data Warehouse, Data Lake, direkte Anbindung
Bevor wir uns den gerade erwähnten Kriterien zuwenden, starten wir mit einem Überblick über die technischen Grundlagen, auf denen Business Intelligence Lösungen aufgesetzt werden.
1. Data Warehouse
Ein Data Warehouse ist eine zentrale und gut strukturierte Datenbank. Sie ist optimiert für Daten, die aus mehreren unterschiedlichen Quellen, unterschiedlichen Systemen kommen und dann für Analysen aller Art benötigt werden. Hierfür werden die Daten in einem so genannten ETL-Prozess (Extract Transform Load) aus den unterschiedlichen Fremd-Systemen exportiert, nach einem bestimmten Prinzip vereinheitlicht, bereinigt und ins Data Warehouse importiert. Ein Data Warehouse kann neben den grundlegenden bereinigten Daten auch aggregierte Werte beinhalten und häufig ausgeführte Abfragen schnell und effizient durchführen.
2. Data Lake
Der Data Lake ist eine Art großes Sammelbecken für jegliche vorhandene Daten in einem Unternehmen. Ohne diese zu bereinigen oder zu vereinheitlichen, werden alle Daten zunächst vollständig in diesem digitalen Archiv gespeichert. Die Grundidee des Data Lakes: Alle Daten werden erst einmal gesammelt und danach für die Auswertung und die Analyse aufbereitet. Ein Data Lake kann sowohl strukturierte Daten aus Datenbanken (Zeilen und Spalten) sowie auch unstrukturierte Daten (E-Mails, Dokumente, Bild- und Ton-Dateien) enthalten. Der Data Lake ist ein sehr neues Konzept, das vor allem im Hinblick auf Big Data seine Stärken ausspielt. Mehr wie beim Data Warehouse besteht hier die Gefahr, wichtige Zusammenhänge aus den Augen zu verlieren.
Ohne kontinuierliche Abfragen und Datenpflege kann so aus dem Data Lake auch ein Data Swamp (Datensumpf) werden, dessen Daten sich für Business-Analysen nicht mehr sinnvoll verwenden lassen.
3. Direkte Anbindung
Neben Data Warehouse und Data Lake hat man beim Einsatz von Business Intelligence Lösungen auch die Möglichkeit, verschiedene Datenquellen direkt anzubinden und die Daten in der BI-Lösung selbst aufzubereiten. Für eine Analyse werden die Daten dann entweder aus den angeschlossenen Datenquellen importiert und in die BI-Lösung kopiert, oder direkt und ohne Zwischenspeicherung von der Datenquelle als Data Stream bezogen. Beide Verfahren nehmen viel Zeit in Anspruch. Deshalb bietet sich eine direkte Anbindung in der Praxis nur dann an, wenn die Datenmengen, die für die Business-Analyse vorgesehen sind, überschaubar bleiben.
4. Kombination
Natürlich lassen sich die erwähnten Modelle beim Einsatz einer BI-Lösung auch kombinieren. Oft genutzt ist die Kombination aus Data Lake und Data Warehouse. Hier werden Daten zunächst gemäß dem Prinzip Data Lake gesammelt und anschließend gemäß Data Warehouse Voraussetzungen nachbearbeitet und strukturiert. Dies erfordert meist viel manuellen Einsatz, ist aber eine effiziente Maßnahme, die das Entstehen eines Datensumpfes verhindert.
Die wichtigsten Kriterien für eine gute Business Intelligence Lösung
Sind die technischen Voraussetzungen geklärt, geht es darum, eine für Sie gute Lösung zu finden, mit deren Hilfe Sie jederzeit aussagekräftige und gewinnbringende Analysen erhalten. Die folgenden 7 Kriterien erachten wir dabei als sehr wichtig.
1. Erweiterbarkeit
Die Digitalisierung und Automatisierung von Business-Abläufen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Aus Erfahrung wissen wir: Für viele Firmen ist die Einführung eines ERP-Systems nur der erste Schritt. Es folgen CRM, DMS, HR-Tool, Marketing-Automation sowie die Anbindung diverser, weiterer, meist branchenspezifischer IT-Lösungen. Folglich sind Ihre Systeme von heute, deren Zahlen und Daten Sie mittels BI-Lösungen analysieren und auswerten möchten, vermutlich nicht Ihre Systeme von morgen.
Ihre BI-Lösung sollte deshalb einfach zu warten und einfach zu erweitern sein. Neue Spalten, Zeilen und Tabellen sollten sich ebenso mühelos ergänzen lassen, wie komplett neue Systeme. In puncto Erweiterbarkeit haben modular aufgebaute Lösungen meist einen enormen Vorteil, da sich neue Systeme hier deutlich einfacher anbinden lassen als bei integralen oder monolithischen BI-Lösungen.
Erweiterbarkeit bei Power BI
Power BI ist die Business Intelligence Lösung von Microsoft, die einzelnen Mitarbeitern, Teams oder dem gesamten Unternehmen zur Verfügung steht. Sie ist darauf ausgelegt, mit den anderen Produkten von Microsoft ideal zu interagieren. Die Möglichkeit, Daten aus dem gesamten Microsoft Ökosystem für die eigenen Analysen mit einzubeziehen und die Lösung zu erweitern, ist bei Power BI damit schon per Definition gegeben.
Was ist mit Daten aus Drittsystemen?
Als ein Teil der Microsoft Power Platform profitiert Power BI von aktuell über 600 fertigen Connectoren, mit denen sich andere Systeme (von Maschinendaten, M2M, Drittanbietern wie Facebook, LinkedIn bis hin zu Mitbewerbern wie SAP und salesforce) einfach und bequem ins Ökosystem von Microsoft – und damit auch in Microsoft Power BI – integrieren lassen.
Hier profitiert Microsoft eindeutig von der hohen Qualität seiner Produkte und seiner marktbeherrschenden Stellung, da sämtliche relevante Drittanbieter bereits vor Jahren eigene Connectoren für das Ökosystem von Microsoft entwickelt haben – nicht zuletzt, um selbst die Tools und Services von Microsoft (wie z.B. Power BI) zu nutzen. Egal mit welchen Systemen Sie also in Zukunft Ihre IT-Landschaft erweitern möchten, es ist sehr wahrscheinlich, dass für die Integration in Power BI ein fertiger Connector bereits existiert.
2. Nutzerfreundlichkeit
Nutzerfreundlichkeit, das Kriterium schlechthin, das für gute Software gilt, gilt für BI-Lösungen noch einmal verstärkt. Vermitteln Name („Business Intelligence Lösungen“) sowie Funktionsbeschreibung („liefert hochwertige, gewinnbringende Business-Analysen mit Daten aus allen Systemen“) doch den Eindruck, bei BI-Lösungen handele es sich um eine sehr komplizierte Software, die Expertenwissen voraussetzt. Dies ist aber bei den meisten modernen Lösungen nicht unbedingt der Fall.
Nutzerfreundlichkeit von Power BI
„Unsere Lösung ist benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen“: Um an dieser Stelle nicht all zu viele Marketing-Sätze zur Benutzerfreundlichkeit von Software zu wiederholen, berichten wir einfach kurz aus unserer Alltags-Erfahrung mit Microsoft Power BI.
Nach einer kurzen Einweisung und minimalem Schulungsaufwand waren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unserer Kunden in der Lage, BI-Analysen und Auswertungen eigenständig zu ziehen. Auch das Erstellen eigener Berichte – mit neuen Zahlen und Daten – gelang mühelos. Viele Mitarbeiter wurden nach ihrer Einführung kreativ und fanden in den Business-Daten interessante Zusammenhänge, die ohne Power BI vermutlich niemals gefunden worden wären. Je einfacher sich also eine BI-Lösung bedienen lässt – und unsere Erfahrung zeigt, dass dies bei Power BI eindeutig der Fall ist – desto mehr werden Ihre Mitarbeiter dieses Tool einsetzen. Und desto eher entdecken sie Korrelationen und Zusammenhänge, in denen neues Potential für Ihr Unternehmen steckt.
„Mit Power BI zu Arbeiten macht wirklich Spaß! In Kundenschulungen ist das meist einer meiner ersten Sätze. Einige meiner Schulungsteilnehmer erinnern sich daran und bestätigen mir das in einer späteren Projektphase erleichtert.“
Céline Robin | Software Developer | Power BI-Expertin
Low-Code / No-Code Philosophie
Um nach diesem kleinen Erfahrungsbericht aber doch noch einen Fakt zu nennen: Power BI – sowie immer mehr Produkte aus dem Microsoft-Ökosystem – basieren auf der Low-Code / No-Code Philosophie. Das heißt minimale bis keinerlei Kenntnisse über Entwicklung und Programmierung sind notwendig, um die Produkte eigenständig anzupassen und zu erweitern.
3. Visualisierung
Wie gerade gezeigt, ist es sehr wichtig, dass die BI-Lösung intuitiv und einfach zu bedienen ist. Ebenso wichtig ist es aber auch, dass die Ergebnisse der Analysen anschaulich, übersichtlich und auf den Punkt gebracht dargestellt sind. Denn die einfachste Bedienung ist nutzlos, wenn das ausgegebene Analyse-Chart im Ergebnis so unübersichtlich ist, dass es keiner versteht. Übersichtliche Auswertungen und unterschiedliche Möglichkeiten der Auswertungen sind folglich ein weiteres, wichtiges Kriterium für gute BI Lösungen.
Visualisierung bei Power BI
Standardmäßig werden derzeit 37 graphische Varianten so genannte Visuals zur Visualisierung in Power BI bereitgestellt (Stand: 13.7.2022). Egal, ob für interaktive und umfassende Berichte oder für Business-Analysen: Diese 37 so genannten Visuals genügen in der Regel den meisten Analyse-Anforderungen und sind ein optimales Grundgerüst für hochwertige Business-Auswertungen.
Individuelle Bearbeitung
Bei den einzelnen Diagrammtypen selbst lassen sich Achsen und die Beschriftung beliebig anpassen. Verschiedene Stile und Darstellungsformen innerhalb eines Visual-Typs sind hingegen etwas eingeschränkt.
Weitere Visuals für Power BI im AppStore
Wer mehr möchte, findet im AppStore von Microsoft eine große Auswahl an weiteren Visual-Varianten. Diese lassen sich einfach herunterladen und dem Sortiment hinzufügen.
4. Sicherheit (extern und intern)
Performante BI-Lösungen bekommen Sie aus der Cloud und genießen hier die Sicherheit, die Ihnen die Cloud auf allen Ebenen bietet. Welche Bereiche das sind und warum die Cloud unserer Meinung nach immer sicherer ist als On-Prem Lösungen, lesen Sie hier: https://www.inway.de/blog/warum-loesungen-aus-der-cloud-sicherer-sind
Hosten Sie die Lösung im eigenen Rechenzentrum, so ist die externe Sicherheit Ihrer BI-Lösung so gut, wie die Ihrer eigenen IT-Infrastruktur. Was die externe Sicherheit betrifft, sind Faktoren relevant, die außerhalb der eigentlichen Software zu finden sind.
Hinsichtlich interner Sicherheitsaspekte können Sie hingegen Ihre BI-Lösung prüfen, und mit anderen Lösungen vergleichen wie ein umfassendes internes Berechtigungssystem. Welche Mitarbeiter haben Zugriff auf die Analysen der BI-Lösung, welche Daten und Analysen dürfen von wem verwendet, bearbeitet, verändert, geteilt, gelöscht oder betrachtet werden: Sind diese internen Sicherheitsaspekte für Sie relevant, so achten Sie auf ein gutes internes Berechtigungssystem.
Sicherheit von Power BI
Dem allgemeinen Part über externe Sicherheit ist hier nur hinzuzufügen, dass Rechenzentren, die von Microsoft betrieben werden, mit zu den besten weltweit zählen und das der Sicherheitsstandard hier sehr hoch ist. Darüber hinaus werden die Geschäftsdaten deutscher Kunden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert – für viele Unternehmen ist dies aufgrund interner Compliance-Anforderungen ein wichtiger Aspekt.
Berechtigungssystem von Power BI
Hinsichtlich der internen Sicherheit entspricht das interne Berechtigungssystem von Power BI dem Standard, den Sie z.B. aus anderen Produkten der Dynamics 365 Welt kennen.
- Welcher Mitarbeiter analysiert?
- Wer liest (und was darf er alles lesen)?
- Wer integriert neue Daten oder Systeme?
- Wer verändert oder löscht vorhandene Berichte?
- Wer gibt Berichte frei?
Für all das haben Sie bei Power BI vielfältige Möglichkeiten in der Vergabe von Rechten – vermutlich mehr, als Sie benötigen.
Row Level Security
Ergänzend zum internen Berechtigungssystem gibt es für Microsoft Power BI die Möglichkeit, Zugriffe auf Auswertungen „auf Zeilenebene“ (Row Level) zu definieren. Hier lassen sich unterschiedliche Rollen anlegen (z. B. Mitarbeiter, Teamleiter, Standortleiter, Geschäftsführer). Diesen Rollen werden unterschiedliche Daten zur Ansicht (oder zur Bearbeitung) zugeordnet. Gemäß vordefinierter Kriterien werden die Daten dann vorgefiltert.
So sieht beispielsweise:
- ein Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Daten
- ein Teamleiter alle Daten und Auswertungen seines Teams
- ein Standortleiter alle Daten und Analysen seines Standortes
- ein Geschäftsführer alle Zahlen, Daten und Analysen des gesamten Unternehmens
Auch in der Einrichtung der Filter und Regeln der Row Level Security sind Sie – wie immer in Dynamics 365 – äußerst flexibel und können Rollen und Kriterien nach Belieben definieren.
5. Performance
Vor allem dann, wenn Sie regelmäßig große Datenmengen für Ihre Auswertung benötigen, spielt die Performance Ihrer Lösung eine wichtige Rolle. Dauern die Auswertungen zu lange, verliert die Lösung an Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Natürlich sind Art, Umfang und Qualität Ihrer Daten sowie die technische Grundlage für Ihre BI-Lösung (Data Warehouse, Data Lake oder direkte Anbindung) die wichtigsten Stellschrauben, mit denen Sie die Performance steigern können. Allerdings haben einige BI-Lösungen darüber hinaus Herangehensweisen entwickelt, um die Perfomance zusätzlich zu verbessern. Die Verarbeitung von Datenmodellen in-memory ist hier beispielsweise eine gute Option, um die Geschwindigkeit bei der Auswertung großer Datenmengen noch einmal zu verbessern.
Performance von Power BI
Wie im allgemeinen Part gezeigt, ist die Performance Ihrer BI-Lösungen in erster Linie davon abhängig, ob Art, Umfang und Qualität Ihrer Daten mit dem technischen Unterbau harmonieren.
Bei Power BI sind Sie bei der Wahl oder der Anpassung des technischen Unterbaus flexibel und können damit die eigenen Anforderungen optimal umsetzen. Auch bietet Ihnen die Lösung unterschiedliche Optionen, Daten für Ihre Analysen zu verarbeiten. Diese können Sie für einen schnellen Zugriff entweder in die Cloud importieren oder als Stream von der Datenbank abfragen. Auch eine Kombination ist möglich. Für den Import hält Power BI gute Komprimierungsverfahren bereit, was vor allem bei Big Data ein Plus für die Performance bedeutet.
Die Verarbeitung von Datenmodellen in-memory bietet Power BI natürlich.
6. Big Data
Natürlich sollte Ihre Lösung auch bei einer großen Menge an Daten – auch unstrukturiert und semistrukturiert– performant arbeiten. Wie bei der Gegenüberstellung der technischen Grundlagen gezeigt, ist dies eher eine Frage des Grundgerüsts, auf dem Sie Ihre BI-Lösung aufsetzen. In einem Konzern, in dem eine Vielzahl an Daten anfällt, achten sollten Sie bei Ihrer BI-Lösung darauf achten, dass Sie diese auf einen Data Lake aufsetzen oder kombinieren Sie Data Lake mit Data Warehouse.
Big Data bei Power BI
Wie schon im letzten Punkt gezeigt, spielt Ihr technischer Unterbau bei Microsoft Power BI keine Rolle. Sie können Power BI auf Data Warehouse, Data Lake oder eine Kombination aus beiden aufsetzen. Auch die direkte Anbindung von Systemen ist möglich. Sie sind in Ihrer Entscheidung völlig frei.
7. Preis-Leistung
Da Unternehmen wirtschaftlich entscheiden, darf der Preis oder das Preis-Leistungsverhältnis als zentrales Entscheidungskriterium nicht fehlen. Wichtig sind in diesem Zusammenhang auch die Art und der Funktionsumfang der Lizenzen. Denn nicht jeder Nutzer einer BI-Lösung benötigt alle Rechte und damit eine teure Premium-Lizenz.
So sind Aufteilungen möglich, bei denen Nutzer z. B. nur Leserechte haben, während andere Auswertungen erstellen oder gar neue Daten für die Analyse integrieren können. Hier müssen Sie im Einzelfall genau prüfen, welche Funktionen für welche Mitarbeiter Sie benötigen und mit welchen Lizenzen dies abzubilden ist.
Preis-Leistung bei Power BI
Das Preis- und Lizenzmodell von Power BI ist einfach und überschaubar. Es gibt lediglich 3 Lizenzen (Stand 10.07.2022):
- Power BI Pro für 8,40 pro Nutzer und pro Monat
- Power BI Premium für 16,90 pro Nutzer und pro Monat
- Eine Lizenz für das gesamte Unternehmen für 4.212,30 Euro pro Monat
Eine Übersicht über die Lizenzen von Power BI und die damit verbundenen Rechte finden Sie hier: Was kostet Power BI?
Nutzer mit reinen Leserechten gibt es bei Power BI nicht. Bereits Nutzer der Pro-Lizenz haben die Möglichkeiten, Analysen und Live-Dashboards nach eigenen Vorstellungen zu erstellen. Doch betrachtet man den Preis von nur 8,40 Euro für eine Pro-Lizenz ist das Fehlen einer reinen Leselizenz kein Manko. Diese reine Leselizenz gibt es zwar bei vielen anderen BI-Lösungen, oftmals liegen diese Lizenzen preislich aber in dem Bereich, in dem man bei Power BI bereits eine Pro-Lizenz bekommt.
MICROSOFT POWER BI
Leader of the Leaders
Wie Sie dem Gartner Magic Quadrant für Analytics and Business Intelligence Plattformen (2022) entnehmen können, gibt es viele namhafte Anbieter mit Business Intelligence Lösungen.
Dauergast unter den Spitzenreitern ist die Lösung von Microsoft – und das im Jahre 2022 bereits zum 15. Mal in Folge.
Mit dieser Business Intelligence Lösung von Microsoft machen Sie also definitiv alles richtig und haben vermutlich mehr Funktionen und Möglichkeiten, als Sie benötigen.
Und noch ein kleiner Hinweis am Rande: Um Microsoft Power BI nutzen zu können, ist es gar nicht zwingend nötig, aus der Dynamics 365 Welt zu kommen bzw. Business Software von Microsoft zu nutzen. Denn all die Connectoren für Drittsysteme, von denen Dynamics 365 Nutzer profitieren, funktionieren auch in die andere Richtung und ermöglichen beispielsweise Nutzern von SAP, salesforce und Co. den Zugang ins Dynamics 365 Ökosystem – und damit den Zugang zu Power BI. Da ist dann unserer Meinung zwar nach das ganze „Drumherum“ nicht so ansprechend, aber Microsoft Power BI ist auch für diese Nutzer eine gute Option.
Blog abonnieren
Sie interessieren sich für Power BI und Microsoft Dynamics 365 und möchten immer auf dem Laufenden bleiben. Dann abonnieren Sie doch einfach unseren Blog und erfahren Sie alles Neue und Wissenswerte zuerst.
Weitere Informationen
Weitere Informationen rund um Power BI sowie über die Power Plattform im - von der Power BI ja ein wichtiger Bestandteil ist - finden Sie auch auf unserer Homepage:
