Wie ein ERP aus der Cloud ein Game Changer für ein KMU sein kann
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Hohe Kosten für Einführung und Wartung sowie benötigte Ressourcen für die Bereitstellung der Infrastruktur, den Datenschutz, etc. schreckten in der Vergangenheit viele KMUs ab, in ein ERP zu investieren. Personal, Zeit und Geld sind knapp bemessen und werden an anderer Stelle im Unternehmen dringender benötigt. Und dennoch steht bei vielen das Motto „digitaler werden“ in den heutigen Zeiten ganz oben auf der Agenda. Denn Digitalisierung, mit dem Zeitgeist gehen und mit den anderen mithalten, bedeutet in der heutigen Zeit, bewährte Geschäftsmodelle zu überdenken und Prozesse zu aktualisieren. Der Einsatz eines leistungsfähigen ERP-Systems erleichtert hiervon vieles. Immer mehr von ihnen sind in der Zwischenzeit auch in der Cloud verfügbar.
Die Cloud voll im Trend
Viele Firmen greifen mittlerweile auf ERP-Lösungen aus der Cloud zurück. So gaben im ERP Trendbericht 2020/2021 der Trovarit AG nur noch 25 % der Teilnehmer an, On-Prem ERP-Lösungen zu nutzen.[1] Und es sind nicht nur die großen Player, die von den Vorteilen profitieren. Auch und gerade für den Mittelstand bieten sich zahlreiche Möglichkeiten. Wie also kann ein ERP-System aus der Cloud ein Game Changer für ein KMU sein?
[1] vgl. Trovarit AG: ERP Trendbericht 2020/2021, S. 50
So kann Ihr KMU von einem ERP aus der Cloud profitieren
1. Einfache Implementierung
Die Implementierung einer ERP-Lösung aus der Cloud ist denkbar einfach. Denn mit der Bereitstellung kann diese direkt in Betrieb genommen werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Arbeit. Ein Vorteil, von dem besonders kleinere Unternehmen profitieren, die nur begrenzte personelle Ressourcen und Know-How für den Betrieb von ERP-Lösungen zur Verfügung haben.
Auch kleine Unternehmen, die bereits mit einer On Premise Lösung arbeiten und den Umzug auf ein neues ERP-System planen, profitieren von der Cloud. Je größer das Unternehmen und je komplexer das bisherige und ggf. weitere angeschlossene Systeme aufgebaut sind, desto aufwendiger gestaltet sich die Einführung einer neuen Lösung. Somit können KMUs vergleichsweise unkompliziert auf ein aktuelles und modernes ERP umstellen, das sofort einsatzbereit ist und eine Menge Einsparpotenziale bietet.
Sie wollen Ihr ERP-System am liebsten selbst einführen? Lesen Sie hier, wie das geht.
Einführung in nur 30 Tagen
Das Start-up Avantyard hat Microsoft Dynamics 365 Business Central in nur 30 Tagen in Eigenregie eingeführt.
„Keiner von uns hatte Vorerfahrung mit ERP-Systemen“, so Peter Ruppeiner, Geschäftsführer bei Avantyard. „Wir wussten natürlich, dass es Enterprise Resource Planning Software gibt und, dass sie uns beim Automatisieren unserer Prozesse helfen kann. Wir selbst waren allerdings noch nie bei einem ERP-Projekt dabei. Andererseits lieben wir IT und wollten das System selbst einführen. Wir waren von Anfang an sehr optimistisch, dass wir das auch schaffen würden.“
2. Keine eigene Infrastruktur
Während die bisherige Lösung von der IT aufwendig betreut werden musste, kommen ERP-Systeme aus der Cloud mit geringster Infrastruktur aus. Zeitliche und personelle Ressourcen für Anschaffung, Wartung, Management und Instandhaltung werden deutlich reduziert. Größtenteils ist dafür der Anbieter zuständig. Auch Modernisierungen und Aktualisierungen werden regelmäßig durchgeführt. Das ERP ist stets auf dem neuesten Stand. Besonders KMUs können also die Vorteile eines modernen Systems nutzen und kommen dabei ohne zu große Infrastruktur aus.
3. Flexibilität – die Cloud wächst mit
Besonders bei KMUs ist Wachstum eines der strategischen Ziele. Doch Wachstum bedeutet auch, flexibel zu sein und sich an neue Situationen anpassen zu können. Genau das können ERP-Systeme aus der Cloud bieten. Die meisten von ihnen sind modular aufgebaut, sodass die Unternehmen nur die Teile für sich konfigurieren, die auch genutzt werden. Die aufwendige Einrichtung riesiger und komplexer Lösungen, von denen nur ein Bruchteil tatsächlich genutzt wird, ist selten geworden. ERPs aus der Cloud wachsen mit dem Unternehmen mit. Egal ob mehr Rechenleistung, mehr Speicherplatz oder zusätzliche Funktionalitäten – die Lösungen bieten vielfältige Möglichkeiten und ein hohes Maß an Flexibilität. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, die den stetigen Wandel sehr deutlich spüren, profitieren von hochmoderner Software und können gleichzeitig nur das nutzen, was im Tagesgeschäft benötigt wird. Das schafft Raum für Kosteneinsparungen und die Betreuung der Software bleibt schlank und übersichtlich.
4. Daten sind wichtig, Sicherheit auch
Daten sind wertvoller denn je, das Thema Datenschutz ist dabei ständiger Begleiter. So begegnen den Unternehmen immer wieder neue Anforderungen durch geänderte gesetzliche Regelungen. Dabei auf dem aktuellen Stand zu bleiben und den Überblick zu behalten, ist oft eine Herausforderung. Besonders für kleinere Unternehmen, deren personelle und finanzielle Ressourcen für den Bereich Datenschutz begrenzter sind, als die von Großkonzernen. Und dennoch ist der interne Aufwand immens.
Im Vergleich zu On Premise ERP-Lösungen, bieten Systeme aus der Cloud viele Vorteile. Denn hier liegt zumindest ein Teil der Verantwortung für die Sicherstellung des Datenschutzes auf der Seite des Anbieters, der dafür sorgen muss, dass Hard- und Software den aktuellen gesetzlichen Regelungen gerecht werden. Aktualisierungen und Sicherheitspatches werden regelmäßig von Anbieterseite durchgeführt. Für KMUs entstehen so bedeutende Zeit- und Kostenersparnispotenziale, da der interne Aufwand auf das Testing begrenzt ist.
Doch nicht nur der Schutz, auch die Sicherheit der Daten muss gewährleistet werden. Bis vor wenigen Jahren waren hier die Vorbehalte von Unternehmen gegenüber der Cloud groß. „Die Cloud klaut Daten“ war eine weit verbreitete Ansicht. Dabei ist heutzutage das Gegenteil der Fall, wovon vor allem KMUs profitieren.
Auf Anbieterseite sind nämlich meist mehrere Teams für Cyber-Security beschäftigt, die hinsichtlich neuester Bedrohungen immer up-to-date sind. Diese können sich voll darauf konzentrieren, proaktiv vorzugehen und die Software so sicher wie möglich zu halten. Experten wie diese sind bei KMUs hingegen eher selten beschäftigt. Und wenn doch, hinken sie oft den aktuellsten Bedrohungen hinterher. Mit der Entscheidung für ein ERP-System aus der Cloud treffen Unternehmen aus dem Mittelstand also häufig auch eine Entscheidung für mehr Datensicherheit. Lesen Sie hier mehr darüber, warum ERP-Lösungen aus der Cloud sicherer sind.
5. Daten in Echtzeit
Doch was nutzen diese wertvollen Daten, wenn sie nicht stets verfügbar sind? Cloud ERP bedeutet heute sicheren Zugriff von überall. Daten, Prozesse und Mitarbeiter sind stets miteinander vernetzt. So entstehen für kleine und mittelständische Unternehmen ganz neue Möglichkeiten, den Kunden besseren Service und den Mitarbeitern ein besseres Arbeitsumfeld zu bieten – egal ob im Office, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort.
6. Mehr Mobilität
Lösungen aus der Cloud sind meist Webanwendungen und laufen im Browser. Damit sind sie auch mobil. Vor allem für den Außendienst liefern diese mobilen Lösungen einen bedeutenden Mehrwert. Alle Daten stehen stets zur Verfügung. Die modernen Lösungen laufen auf allen Browsern und sämtlichen Endgeräten wie PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones. So bleibt mehr Zeit, auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden einzugehen. Gleichzeitig sind weniger Absprachen mit dem Innendienst notwendig. Der Außendienstmitarbeiter kann sich also voll und ganz auf seine Kernkompetenzen und den Kunden konzentrieren.
7. Beitrag zur Nachhaltigkeit
Den Mitarbeitern schaffen die mobilen Lösungen moderner Cloud-Lösungen die Option, vom Homeoffice aus zu arbeiten. Auch virtuelle Meetings mit Kunden oder Kollegen können effizient stattfinden. Das spart Zeit und Kosten. Denn Wege zur Arbeit und so manche Dienstreise entfallen komplett. So wird ganz nebenbei durch die Nutzung eines Systems aus der Cloud auch noch der ökologische Fußabdruck des Unternehmens verringert. Und Nachhaltigkeit steht auch bei den KMUs schon längst ganz oben auf der Agenda.
On the Road to Success: So profitieren KMUS von einem ERP aus der Cloud:
- Unkompliziert: Ein ERP aus der Cloud ist schnell und einfach verfügbar.
- Ressourcensparend: Die eigene IT-Infrastruktur für das Betreiben des ERP entfällt.
- Immer Up-to-date: Das ERP aus der Cloud passt sich flexibel an die Bedürfnisse und Veränderungen von KMUs an und ist immer auf dem aktuellsten Versionsstandard.
- Expertenwissen: Cloudanbieter sind für Datenschutz und -sicherheit mitverantwortlich und bieten die höchsten Standards.
- Verfügbarkeit: Alle Daten sind in Echtzeit verfügbar.
- Mobilität: Ortsunabhängiger Zugriff schafft Zeit – für den Kunden.
- Nachhaltigkeit: Effiziente Prozesse, papierloses Büro, Online-Meetings und Homeoffice tragen zur Senkung des CO2 Verbrauchs bei.
Eine langfristige Entscheidung – für den Unternehmenserfolg
Die Einführung eines ERP-Systems aus der Cloud bietet für kleine und mittelständische Unternehmen also viele Vorteile, die zum Unternehmenserfolg beitragen. Noch nie war es so einfach, mit vergleichsweise geringem Aufwand, die Digitalisierung der Prozesse und des Unternehmens voranzutreiben und entstehende Einsparpotenziale hinsichtlich Zeit und Kosten auszunutzen. Gleichzeitig bieten die Systeme aus der Cloud den KMU plötzlich Möglichkeiten, die bisher nur Großkonzerne hatten. Welches kleine Unternehmen kam bisher auf die Idee, mittels künstlicher Intelligenz (KI) das Kundenverhalten zu analysieren und in der Folge den Absatz zu optimieren? Entweder waren die Möglichkeiten bisher nicht gegeben oder, selbst wenn es der Fall gewesen sein sollte, würde dies zu viel an Zeit und Geld kosten, die Infrastruktur, das Know-How, etc. dafür aufzubauen. Mit dem Systemen aus der Cloud profitieren die KMU nun davon, diese Möglichkeiten nutzen zu können und auch Weiterentwicklungen des Herstellers bekommen sie ganz nebenbei immer wieder aufs Neue geliefert.
Die Entscheidung für eine passende Cloudlösung ist natürlich eine langfristige. Eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse ist für die Auswahl des passenden Systems elementar. Wir als erfahrener Partner unterstützen Unternehmen in allen Phasen eines ERP-Projektes – von der Auswahl des passenden Systems und der Analyse Ihrer Prozesse über den Rollout bis hin zur kontinuierlichen Optimierung.
