Automatisierung in der Finanzbuchhaltung
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Was Microsoft Dynamics 365 Finance im Standard kann – und was nicht
- Die Kontoauszüge der einzelnen Banken ins ERP importieren
- Die Kontobewegungen (Geldeingänge und Geldausgänge) korrekt buchen
- Die Banksalden jeden Tag auf Richtigkeit prüfen/abstimmen
Dies sind die drei zentralen wiederkehrenden Aufgaben, um die sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Finanzbuchhaltungen in jedem Unternehmen täglich kümmern. Bei großen Unternehmen mit sehr vielen Rechnungen kommen diese Mitarbeiter kaum zu etwas anderem.
Vieles in diesem Prozess, so haben wir festgestellt, wird auch im Zeitalter der Digitalisierung noch händisch erledigt.
Manuell statt automatisch: Warum ist das so?
Warum setzen Unternehmen heutzutage immer noch auf eine enorm zeitaufwändige und sehr fehleranfällige (Stichwort Zahlendreher / Tippfehler) Vorgehensweise? Und warum werden die Möglichkeiten nicht genutzt, die Aufgaben von intelligenten Softwarelösungen ausführen zu lassen?
Blick in den Standard von ERP-Systemen
Die Antwort mag überraschen: Im Standard von vielen ERP-Systemen – auch von Microsoft Dynamics 365 Finance, dem ERP-Flaggschiff von Microsoft – lassen sich viele, wirklich sehr viele Prozesse automatisieren – aber eben nicht alle. Und Buchungssätze erfassen und Konten ausgleichen gehört nicht dazu.
Bei Microsoft war das bereits 2009 bei AX so und hat sich auch mit dem neuesten Feature-Update vor wenigen Monaten für Dynamics 365 Finance nicht geändert. Wer sein Dynamics 365-ERP an dieser Stelle nicht erweitert, kann zwar vieles im Bereich der Finanzbuchhaltung automatisieren – aber noch immer nicht alles.
Vor 15 Jahren eine spitzen Idee gehabt
Das muss auch von alleine gehen, dachte sich vor ca. 15 Jahren die Inway Systems GmbH. Für einen Kunden entwickelte Senior Entwickler Peter Braun bereits 2009 eine Lösung, die innerhalb von Dynamics AX – ohne die Buchungslogik zu verändern – bestimmte Prozesse automatisiert; vor allem beim Abgleich von Buchungssätzen gegenüber offenen Posten. Dies war die Geburtsstunde der Bank Automation Suite – einem Add-On für Microsoft Dynamics AX (später für Finance & Operations und heute für Finance & Supply Chain Management).
Bank Automation Suite Vs. Dynamics 365 ERP
Wer kann was?
Über die Bank Automation Suite haben wir seitdem viel geschrieben.
Es gibt zahlreiche informative Blogbeiträge, Factsheets und Broschüren, Videos und Webinare. Mittlerweile ist es so viel, dass wir alles übersichtlich auf einer Überblicksseite für Sie zusammengetragen haben 😊
Was wir allerdings bislang noch nicht haben ist eine Gegenüberstellung der Kernfunktionen zum ERP-System: Was kann die Bank Automation Suite, was das große ERP-System Dynamics 365 Finance von Microsoft ohne das Add-On nicht kann.
Dies wollen wir im Folgenden tun. Ausgangspunkt sind die drei einleitend bereits dargestellten Hauptaufgaben, anhand derer wir die Standard-Funktionen des ERP-Systems mit den zusätzlichen Optionen der Bank Automation Suite vergleichen.
- Die Kontoauszüge der einzelnen Banken ins ERP importieren
- Die Kontobewegungen (Geldeingänge und Geldausgänge) korrekt buchen
- Die Gesamtsummen jeden Tag auf Richtigkeit prüfen
1. Die Kontoauszüge der Banken ins ERP importieren
In der Buchhaltung eines Unternehmens werden jeden Tag - meist am Morgen - die Kontoauszüge der letzten 24 Stunden aller Hausbanken abgeholt und die Informationen werden ins ERP-System gebracht.
1.1 Ist der Import der Kontoauszüge eine manuelle Tätigkeit?
Nein: Seit AX 2012 kann der Standard von Microsoft die gängigen elektronischen Reports, sprich die Formate MT940 und CAMT.053 (Tagesauszug) oder CAMT.054 (Zwischenauszug unter Tage) der Banken ohne Probleme ins ERP importieren. Anfangs mussten dazu im Vorfeld noch mehrere Mappings eingerichtet werden und die Verknüpfung im AX 2012 war insgesamt etwas kompliziert, aber heute ist dieser Import sehr leicht im Standard einzurichten.
Auch wenn wir an dieser Stelle gerne erwähnen, dass unser Add-On den Import von Kontoauszügen bereits seit 2009 leisten konnte, also 3 Jahre vor Microsoft – heute ist dies nicht mehr der zentrale Mehrwert, den die Bank Automation Suite bietet. Was bleibt, sind ein paar Komfortfunktionen, die unser Add-On kann, der Standard von Microsoft hingegen nicht.
1.2 Ersetzungstabellen und Ausschneidetabellen
Elektronische Kontoauszüge transportieren deutlich mehr Informationen als der Standard-Kontoauszug. Bei Microsoft werden all diese Daten, inkl. Metadaten so importiert, wie die Bank sie in den Formaten MT940 und CAMT.053 liefert. Hier hat die Bank Automation Suite mit der intelligenten, auf regulären Ausdrücken basierenden Ersetzungs- und Ausschneidetabelle zwei Funktionen, die Dynamics 365 im Standard nicht bietet.
Die Informationen und Metadaten der elektronischen Reports können hier nämlich „aufgehübscht“ werden. Sprich Informationen, die nicht relevant sind, werden vor dem Import aus- bzw. weggeschnitten. Gleichzeitig können bestimmte Codes und kryptische Kenn-Nummern (Transaktions-Codes, Company Codes, Steuerschlüssel, etc.) vor dem Import ins ERP von der Bank Automation Suite in „Klartext“ übersetzt werden. Anstelle einer 12-stelligen Nummer erscheint dann zum Beispiel „Kostenstelle Marketing“ oder was immer Sie gerne möchten.
1.3 Mehrere Quellen beim Import von Daten
Damit Kontoauszüge ins ERP importiert werden können, müssen sich die Daten zuvor im Microsoft SharePoint befinden. Nur dann ist der Import mit Dynamics 365 möglich.
Bei der Bank Automation Suite sind Sie etwas flexibler und haben neben dem SharePoint noch andere Quellen wie Azure Directory, FTP oder auch von Lokal. Kunden, die aktuell noch nicht in der Cloud sind, können also nur mit der Bank Automation Suite diesen ersten Schritt automatisieren. Denn ohne Cloud kein Upload aus dem SharePoint. Dann müssten Sie an jedem Tag und für jede Bank die Kontoauszüge manuell ins System laden. Bei der Bank Automation Suite genügt das Speichern in einem lokalen Ordner.
1.4. Fazit zum Import der Kontoauszüge
Betrachtet man den Punkt Import von Kontoauszügen, hat die Bank Automation Suite die Nase zwar leicht vorne, einen großen Mehrwert bietet sie hier aber nicht. Das Tool spielt seine Stärken und seine Überlegenheit hauptsächlich im nächsten Punkt aus, nämlich wenn es darum geht, alle Kontobewegungen (Zahlungseingänge und -ausgänge) zu buchen.
2. Die Kontobewegungen korrekt buchen
Sind die Kontoauszüge erst einmal importiert, beginnt die eigentliche Arbeit. Jetzt müssen alle Kontobewegungen – eingehende und ausgehende Beträge, aber auch Bankgebühren, Umrechnungsgebühren etc. – geprüft, verarbeitet und im System gebucht werden.
2.1 Ist das Buchen der Einnahmen und Ausgaben eine manuelle Tätigkeit?
- Mit dem Standard von Microsoft Dynamics 365 Finance: Ja
- Mit dem Einsatz der Bank Automation Suite als Add-On zu D365: Nein; zumindest reduzieren wir den manuellen Aufwand enorm.
2.2 So funktioniert das Buchen im Standard von D365 – ohne Bank Automation Suite
Der elektronische Kontoauszug ist bereits eingelesen und nun gilt es, diesen Auszug Zeile für Zeile abzuarbeiten. Im Optimalfall nutzt der Mitarbeiter dazu zwei Monitore – oder er hat einen sehr großen Bildschirm.
Auf dem einen Monitor hat er ein offenes Buchungsjournal, meist die „allgemeine Erfassung“, da hier alle Bewegungen gebucht werden können.
Oder er verwendet die für die einzelnen Vorgänge optimierten Erfassungen:
- Debitorenzahlungserfassung für Geldeingänge
- Kreditorenzahlungserfassung für Geldausgänge
- Allgemeine Erfassung für diverses, unter anderem Konto- oder Umrechnungsgebühren
Auf dem anderen Monitor hat er den importierten Kontoauszug geöffnet.
Dann wird der Geldeingang, bzw. der Geldausgang im entsprechenden Journal für jede Auszugszeile erfasst. Es folgt jedes Mal eine längere, monotone Serie an Klicks und Eingaben (fragen Sie hier gerne mal die Mitarbeiter, die dies täglich ausführen) wie zum Beispiel:
- Debitor oder Kreditor eingeben (oder anhand einer Liste auswählen)
- Eingabe der Zahlungsdetails (u. a. Betrag, Datum, Verwendungszweck, Kundennummer)
- über offene Posten eine Liste öffnen, auf der alle ausstehenden Kontobewegungen des Debitors bzw. des Kreditors stehen
- Betrag vom Kontoauszug dem entsprechenden Pendant dieser Liste zuweisen
- Kontrollblick
Jetzt ist die erste Zeile fertig. Es folgen die nächsten 100 Zeilen.
Gute Mitarbeiter bringen es hier im Schnitt auf 90 Sekunden pro Buchung. Aber selbst bei dieser Leistung – sind es dann bei 100 Kontobewegungen pro Tag immer noch 2,5 Stunden, die dieser Kollege mit nichts anderem beschäftigt ist. Und 100 Kontobewegungen pro Tag sind nicht gerade sehr viel …
2.3 So funktioniert das Buchen im Standard von D365 – mit Bank Automation Suite
In dem Moment, in dem die Kontoauszüge ins ERP importiert sind (automatischer Prozess) macht sich die Bank Automation Suite an die Arbeit und führt die eben genannten Schritte 1 bis 4 automatisch durch.
Öffnet der Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung am Morgen sein ERP, sind dank Bank Automation Suite alle Kontobewegungen bereits zugeordnet und die Erfassungszeilen gefüllt. Es genügen der Kontrollblick und das finale Buchen. Zugegeben, es gibt Tage, da werden nicht alle Kontobewegungen korrekt zugeordnet sein. In diesem Fall ist etwas „Nacharbeit“ gefragt. Da die Bank Automation Suite bei korrekter Einrichtung aber Erkennungsquoten von bis zu 95 % erreicht, bedeutet das nichts anderes, als dass 95 von 100 Buchungszeilen vollständig automatisiert bearbeitet wurden – und 5 übrig bleiben, die dann manuell verbucht werden müssen.
2.4 Was ist das Geheimnis der Bank Automation Suite?
Ein guter Zauberer verrät nie seine Tricks – und auch ein guter Entwickler enthüllt nie seinen Code. Den genauen Grund, warum die Bank Automation Suite, als eines von sehr wenigen Tools auf dem Markt dazu in der Lage ist, Kontobewegungen automatisiert zu buchen, kennen folglich nur ganz wenige Personen.
Wir möchten nur so viel verraten: Es funktioniert über Erkennungsregeln. Über das Add-On wird ein Regelwerk ins Dynamics ERP übernommen, das Firmen daraufhin flexibel einrichten können. Natürlich helfen wir im Rahmen der Ersteinrichtung dabei. Beim Datenimport (siehe Punkt 1) werden dann die entsprechenden Felder automatisch geprüft. Oftmals genügt der Verwendungszweck, da sich hier die wichtigsten Informationen (Kunden- und Rechnungsnummer) befinden. Diese Daten werden mit den entsprechenden offenen Rechnungen im System abgeglichen und ausgeziffert.
Natürlich ist das Ergebnis der Bank Automation Suite immer nur ein Buchungsvorschlag. Buchhalter haben nach wie vor die volle Hoheit über die eigentliche Buchung. Es genügt dann allerdings der Kontrollblick und ggfs. das Nachbearbeiten von Kontobewegungen, die über die Regeln einmal nicht erfasst wurden. An dieser Stelle ist die Zeitersparnis aber schon enorm.
2.5 Fazit zum Korrekten Buchen der Kontobewegungen
Betrachtet man den Punkt Einnahmen und Ausgaben buchen wird ganz klar, wo die Vorteile der Bank Automation Suite gegenüber dem Standard von Dynamics 365 liegen. Um beim Beispiel der 100 täglichen Kontobewegungen zu bleiben: Anstatt 2,5 Stunden ist das dann eine Aufgabe von maximal 30 Minuten. Eine Ersparnis von 40 Stunden pro Monat. Warum Microsoft sich seit 2009 so schwer tut diese Funktion anzubieten? Wir wissen es nicht, freuen uns aber, mit unserem Add-On eine Lösung zu haben, die diese Lücke seit 15 Jahren zuverlässig schließt.
3. Die Gesamtsummen jeden Tag auf Richtigkeit prüfen
Bei diesem Punkt können wir es eigentlich kurz machen, denn dies können Dynamics 365 ERP und die Bank Automation Suite gleichermaßen. Diese Information steht Ihnen unmittelbar nach dem Import der Kontoauszüge ins ERP zur Verfügung. Sollten Sie an dieser Stelle begonnen haben zu lesen, werfen Sie unbedingt noch einen Blick auf den zweiten Punkt.
Hier gibt es bei der Bank Automation Suite lediglich einen kleinen Vorteil: Den aktuellen Saldo der Bank im ERP sehen Sie über das Add-On zusätzlich auch auf dem Kontoauszug. Somit sieht man hier sofort den Saldo des Auszugs im Vergleich zum Saldo der Bank im ERP.
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Bank Automation Suite Vs. D365 ERP: Unser Resümee
Natürlich ist die Bank Automation Suite nur ein Add-On zu einem großen, bestehenden und sehr umfangreichen ERP-System – und keine eigenständige Lösung. Die Frage, ob unser Tool oder ein ERP-System stellt sich folglich nicht. Dennoch gelingt es diesem Add-On seit über 15 Jahren zuverlässig eine Lücke zu schließen, die Microsoft für Dynamics 365 bis heute nicht geschlossen hat. Somit sollten alle, die das ERP-System für die Finanzbuchhaltung nutzen, den Einsatz dieses Add-Ons ernsthaft prüfen.
Im Überblick: Dynamics 365 Finance vs. Bank Automation Suite
Laden Sie sich hier unseren Vergleich in der Übersicht herunter: Automatisierung in der Finanzbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365 Finance im Standard vs. Bank Automation Suite.
Lohnt es sich denn?
Bei sehr wenigen Kontobewegungen pro Tag (1 bis 10) ist die Zeitersparnis vermutlich recht überschaubar. Aufgrund der Prozess-Sicherheit (keine manuellen Fehler / Zahlendreher) kann es sich aber auch hier lohnen.
Ab einer Zeitersparnis von täglich einer Stunde lohnt es sich definitiv. Und das ist in der Regel bei bereits 40 bis 50 Kontobewegungen pro Tag der Fall. Meist haben Firmen jedoch deutlich mehr, so dass sich dieses Tool eigentlich immer loht.
Wann und wie genau sich diese Investition finanziell lohnt und nach wie vielen Wochen / Monaten der ROI (Return on Investment) erreicht ist, können Sie gerne selbst nachrechnen. Entweder per Hand oder – Sie kennen uns ja mittlerweile, wir automatisieren gerne – mit Hilfe unseres ROI-Rechners. Dies ist ein kleines Excel-Tool, das Ihnen sehr schnell ausrechnet, ab wann Sie finanziell von der Bank Automation Suite profitieren. Sie können dieses Tool kostenfrei hier herunterladen.
ROI-Rechner: Ab wann lohnt sich die Bank Automation Suite
Gerne helfen wir Ihnen auch z. B. in einer kurzen Session per Teams und gehen Ihre Anforderungen und die Ausgangssituation gemeinsam mit Ihnen durch. Weitere Informationen wie
- Blogbeiträge,
- Factsheets
- Broschüren,
- Videos,
- Webinare.
Finden Sie wie eingangs erwähnt übersichtlich angeordnet auf unserer Überblicksseite zur Bank Automation Suite. Informieren Sie sich also auch gerne selbst erstmal ganz unverbindlich.
