Einsatz und Möglichkeiten von Common Data Service und PowerApps in Microsoft Dynamics 365
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Auch die Dynamics 365 ERP-Funktionalität kann nicht immer alle Anforderungen der Unternehmensprozesse abdecken. Dann muss auch Dynamics 365 angepasst werden. Hierzu stellt die Microsoft Plattform verschiedene Möglichkeiten und Werkzeuge zur Verfügung. Zum einen kann die Lösung ganz herkömmlich angepasst werden, d.h. die notwendigen Zusatzfunktionen werden klassisch programmiert. Zum anderen können die notwendige Zusatzfunktionen auch mit der Power Platform in Verbindung mit den Common Data Services (CDS) realisiert werden. Prozesslücken können so ohne schreiben von Code (No-Code) oder nur durch wenig Code (Low-Code) – in jedem aber Fall mit möglichst geringem Aufwand – geschlossen werden.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie sich PowerApps und Common Data Service in die Infrastruktur von Microsoft eingliedern und welche Möglichkeiten Sie damit haben.
Microsoft Base - Business Applications Solutions Ecosystem
Für eine Einordnung des Common Data Service und von PowerApps möchten wir Ihnen die relevanten Bausteine des Microsoft Business Applications „Ökosystems“ kurz vorstellen.
Die Arbeitsbereiche von Microsoft Dynamics 365
An erster Stelle stehen die zentralen und bekannten Arbeitsbereiche für Ihr Business – von Microsoft Apps genannt – welche alle relevanten Geschäftsanwendungen (ERP, CRM, Personal und Marketing) abdecken. Informationen über die einzelnen Arbeitsbereiche finden Sie auf unserer Homepage.
- Microsoft Dynamics 365 Marketing
- Microsoft Dynamics 365 Sales
- Microsoft Dynamics 365 Customer Service
- Microsoft Dynamics 365 Field Service
- Microsoft Dynamics 365 Talent
- Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations
- Microsoft Dynamics 365 for Business Central
- Microsoft Dynamics 365 Retail
- Microsoft Dynamics 365 Project Service
Common Data Service – die gemeinsame Datenbank
All diese Arbeitsbereiche greifen auf eine gemeinsame, cloudbasierte Datenbank zurück, den Common Data Service. Hier liegen sämtliche Daten aus ERP- und CRM, zusammengefasst als Entitäten (Datensatzgruppen). Neben Vorlagen für die wichtigsten Entitäten (wie z.B. Debitor, Kreditor, Kontenrahmen, Globales Adressbuch, Produkte, Bestände, Kontakte etc.), können auch eigene, d.h. benutzerdefinierte Entitäten angelegt werden. Wichtig: Diese Entitäten bilden die Datengrundlage, über welche die einzelnen Arbeitsbereiche miteinander kommunizieren.
Werden einzelne Datensätze innerhalb einer bestimmten Entität (z.B. die Felder Adresse und Kontaktdaten in der Entität Kunde) in einem Arbeitsbereich verändert (z.B. in Finance and Operations) können diese Änderungen automatisch in den Entitäten anderer Arbeitsbereiche (z.B. in Microsoft Dynamics for Sales) übernommen werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Jeder Arbeitsbereich arbeitet immer mit den gleichen Daten.
Standardzugänge in über 230 Apps
Was aber ist, wenn Daten außerhalb der Microsoft Plattform integriert werden müssen? Über zahlreiche fertige Konnektoren macht es Microsoft seinen Nutzern sehr einfach, Daten und Entitäten aus Anwendungen anderer Anbieter (Adobe, Twitter, Facebook, SAP etc.) ins eigene ERP- oder CRM-System zu holen. Aktuell gibt es bereits über 230 dieser Konnektoren und es werden wöchentlich mehr. Sogar das Einbinden von On-Premises Datenbanken und Systemen ist über den Common Data Service möglich.
Power Platform – Power BI, PowerApps und Flow
Die Konnektoren und Datenbanken bilden das Grundgerüst für die Power Platform. Alle Applikationen der Power Platform – PowerBI, PowerApps und Flow – nutzen die Entitäten des Common Data Service.
PowerBI und Flow
Power BI dient der Datenanalyse. Es vereint Daten unterschiedlichster Quellen und bereitet diese graphisch auf. So werden Zusammenhänge schnell ersichtlich. Ein Datenpool für PowerBI können z.B. auch die Entitäten aus dem Common Data Service sein. Darüber hinaus bietet PowerBI auch selbst Connectoren zu einer Vielzahl von Diensten wie z.B. Google-Analytics oder Marketo an. Mehr zu PowerBI lesen Sie in Kürze auch auf unserem Blog.
Microsoft Flow bietet den Rahmen für das Erstellen von Arbeitsbereich-übergreifenden Workflows. Auch Flow kann auf die Entitäten der Common Data Services zurückgreifen. Ein Beispiel für solch einen Workflow – an dieser Stelle ohne Nutzung von Common Data Services - finden Sie hier auf unserem Blog: https://www.inway.de/inway-systems-blog/posts/geschwindigkeit-der-cloud-am-beispiel-forms-integration-mit-microsoft-flow-und-dynamics-365-for-sales/
PowerApps – Schließt Prozess-Lücken ohne am ERP- und CRM-System zu programmieren
PowerApps bietet Ihnen eine schnelle und komfortable Entwicklungsumgebung, mit der Sie benutzerdefinierte Apps erstellen – entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen. Mit diesen Apps können Sie Beziehungen und Verbindungen zwischen einzelnen Datensätzen des Commen Data Service herstellen sowie Workflows einrichten, die Ihre Geschäftsprozesse automatisieren. Die über PowerApps erstellten Apps können Sie im Browser oder auf mobilen Geräten ausführen. Natürlich könne Sie innerhalb dieser Apps auch Hierarchien und Nutzertypen einreichten bzw. die Apps nur für bestimmte Nutzer und Abteilungen freigeben.
- Entwickler: nutzen PowerApps, um Prozesse im ERP / CRM-System abzubilden, die mit den Standardfunktionalitäten sonst nicht möglich wären – z.B. das Ansteuern und Einbinden von Daten aus Applikationen von Drittanbietern (SAP, OneDrive for Business etc.).
- Administratoren: verwalten die PowerApps u.a. durch Anlegen von Benutzern, Rollen und dem Erstellen von DLP-Richtlinien.
- Nutzer: arbeiten mit den Apps (z.B. am Desktop oder auch per Smartphone und Tablet) und sammeln bzw. pflegen Daten.
Ohne Programmieraufwand lassen sich mit PowerApps Prozess-Lücken schließen. Fehlende Schnittstellen und zeitaufwändige Anpassungen werden mit dieser Funktion geschlossen.
Die Funktionen von Power Apps
PowerApps bieten zwei Hauptfunktionen
1. Datenmanagement: Entitäten prüfen und in Form bringen
Über PowerApps lassen sich vorhandene Entitäten bearbeiten, verwalten und auch neue Entitäten erstellen. Über eine grafische Oberfläche können Sie die einzelnen Datensätze der Entitäten verwalten und bearbeiten.
Ein paar Beispiele: Über PowerApps können Sie:
- Neue Entitäten erstellen
- Neue Datensätze aus unterschiedlichen Datenquellen importieren oder diese auch manuell bearbeiten (CRUD).
- Anzeige- und Systemnamen verwalten
- Datentypen innerhalb der Entitäten festlegen (Freitext / Zahl / Datum / Ja-Nein-Abfragen)
- Pflichtfelder beim Befüllen der Entitäten definieren (z.B. Anrede und Nachname bei einem Neukunden)
- Datensätze indexieren (für Suchabfragen bereitstellen)
- Formulare einsehen, die von Apps aufgerufen werden
2. Datenintegrationsprojekte: Schnittstellen erstellen, ohne eine Zeile Code zu schreiben
Darüber hinaus können Sie über PowerApps die unterschiedlichsten Datenbanken synchronisieren. Sie können dies zum einen innerhalb des Ökosystems von Microsoft tun – z.B. von Common Data Service zu Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations – aber auch außerhalb von Microsofts Ökosystem wie z.B. von Common Data Service zu zahlreichen Drittanbietern. Über 60 leicht anzupassende Standard-Vorlagen sind bereits vorhanden und Microsoft arbeitet kontinuierlich an Nachschub. Über PowerApps umgehen Sie dann das aufwändige implementieren neuer Schnittstellen und schließen damit mögliche Prozess-Lücken, ohne eine Zeile Code zu schreiben.
Mit Hilfe der Datenintegrationsprojekte und PowerApps können Sie beispielsweise:
- Daten von Drittanbietern wie Facebook, Instagram, LinkedIn ins Microsoft Dynamics 365 for Sales oder andere Arbeitsbereiche von Microsoft einspielen
- Eigene Connectoren bauen, falls Microsoft Ihnen diese noch nicht zur Verfügung gestellt hat
- Daten Ihrer Maschinen in ihr ERP oder CRM integrieren (Industrie 4.0, M2M)
- Datensätze in Entitäten automatisch validieren und aufbereiten
Erstellte PowerApps können nun an verschiedenen Stellen genutzt werden. Wie bereits beschrieben funktionieren diese im Browser aber auch mobil. Weiterhin kann die mit der App bereitgestellte Funktionalität auch in den Dynamics 365 Prozessbereichen genutzt werden. Im Folgenden finden Sie ein Video wie man eine PowerApp in Dynamics 365 for Finance and Operations einbettet.
Fazit
Aufwändiges Programmieren von Quellcode zur Anpassung des ERP-Systems und zeitintensives Entwickeln von Schnittstellen: All das war bei „früheren“ ERP-Projekten an der Tagesordnung. Mit dem Zusammenspiel von PowerApps und Common Data Service ist dieser Anpassungsaufwand bei heutigen ERP- und CRM-Projekten im Microsoft Dynamics 365 Umfeld deutlich geringer. Ohne eine Zeile Code zu schreiben, lassen sich Prozesslücken schließen und Daten externer Quellen anbinden. Zahlreiche Vorlagen für die gängigsten „Drittanbieter“ hat Microsoft bereits entwickelt.
Vor allem bei komplexen Projekten, bei denen viele Daten zusammenlaufen, bietet PowerApps zahlreiche Möglichkeiten alle Prozesse möglichst nahe im Standard abzubilden. Dies spart Kunden und Beratern bei einem ERP- und CRM-Projekt mit Microsoft Dynamics 365 viel unnötigen Arbeits- und Entwicklungsaufwand und damit viel Zeit und Geld.
