Electronic Reporting Vs. SSRS: Anpassung von Reports in Microsoft Dynamics 365
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Ob Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder alle Arten von Berichten und Auswertungen: Beim Einrichten des ERP-Systems Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management werden zahlreiche Reports angelegt. Meist stehen diese dem Kunden direkt nach dem Go-Live zur Verfügung. Oftmals aber bringen neue Anforderungen eines Unternehmens die Notwendigkeit mit sich, Reports im Laufe der Zeit anzupassen, weiterzuentwickeln oder neu zu erstellen. Mit dem Electronic Reporting und SSRS (SQL-Server-Reporting Services) zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag zwei Möglichkeiten, die Sie beim Erstellen und Anpassen von Reports in Microsoft Dynamics 365 haben – und wir beleuchten die Vorteile und Einschränkungen.
1. Anpassung von Dokumenten über SSRS
Die Umsetzung über SSRS ist der klassische Weg . Diese Option ist im Standard von Microsoft Dynamics 365 enthalten. SSRS-Reports sind technisch und nur mit Entwicklungs-Knowhow anzupassen. Hilfreich dafür sind u. a. Grundkenntnisse in Visual Studio. Dafür ist es in der Darstellung sehr flexibel, hoch anpassungsfähig und es gibt viele Möglichkeiten. Ein weiterer Vorteil: SSRS ist eine lang bewährte Lösung, die schon in früheren AX-Versionen genutzt wurde.
Was man für SSRS wissen muss
Kunden, die Reports über SSRS selbst, sprich inhouse durch die eigenen Entwickler anpassen und bearbeiten möchten, benötigen:
- Grundkenntnisse in X++
- Kenntnisse im D365-Datenmodell
- Grundlegende Kennnisse im SSRS-Report Designer und hierfür grundlegende Kenntnisse im Visual Studio
Diese Kenntnisse vorausgesetzt, ist man in der Anpassung und Gestaltung seiner Reports äußerst flexibel und frei.
SSRS ist die bevorzugte Wahl
- wenn in der Gestaltung von Reports hoher Anpassungsbedarf und hohe Flexibilität wie zum Beispiel die dynamische Steuerung von Layoutelementen benötigt werden.
- bei hoher Flexibilität im Datenmodell, wenn Sie sich z. B. innerhalb des Standards von D365 wegbewegt und viele eigene Felder haben.
- wenn Sie bereits Entwickler mit Grundkenntnissen des D365 Datenmodells und Visual Studio im Haus haben – oder diese im Rahmen eines halbtägigen Workshops weiterbilden.
2. Anpassung von Reports über Electronic Reporting
Die Anpassung von Reports über Electronic Reporting innerhalb von Dynamics 365 kann auch über die so genannten Business Documents erfolgen. Business Documents sind komplett in D365 integriert. So können Report-Strukturen direkt in D365 angelegt werden, ohne zusätzliche Software (wie Visual Studio). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Business Documents über Excel anzupassen. Dies macht diese Art der Report-Erzeugung zu einer interessanten Alternative – vor allem für Nicht-Entwickler.
Was man für Electronic Reporting wissen muss
Der Vorteil, der einfachen Anpassung mit Excel und wenig Entwicklungs-Knowhow stehen ein paar Einschränkungen gegenüber.
- Benutzerdefinierte Felder, die nicht im Standard angelegt sind, können nicht hinzugefügt werden.
- Man ist bei der Anpassung auf das Standard-Datenmodell beschränkt.
- Zeilen mit Nullbeträgen (Menge ist gleich 0) können nicht angezeigt bzw. nicht farblich hervorgehoben werden.
- Anpassungen sollten über die Online-Version von Excel vorgenommen werden, ansonsten sind Zwischenschritte wie das Hochladen des Excel-Dokumentes erforderlich.
- Excel-Zellen werden nur angezeigt, wenn diese mit Feldern des Standard-Datenmodells verbunden sind. Wird ein Text in einer Zeile manuell hinterlegt, wird er nicht angezeigt.
- D365-Label können nicht verwendet werden. Zum Hintergrund: Textfelder in D365 werden gelabelt, sprich jedem Textfeld wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer gilt auch für alle Übersetzungen. So ist es wesentlich einfacher, Reports komplett in einer anderen Sprache zu erzeugen. Da Label bei Business Documents nicht verwendet werden können, gibt es diesen Vorteil nur bei SSRS.
Für die Anpassung von Reports über SSRS gibt es diese Einschränkungen nicht.
Electronic Reporting ist die bevorzugte Wahl
- wenn kein hoher Anpassungsbedarf gewünscht ist und standardnahe Reports möglich sind.
- wenn Mustervorlagen basierend auf dem Standard-Datenmodell ausreichen.
- wenn Sie im Team eine Person haben, die sich mit dem D365-Standard-Datenmodell auskennt, um kleinere graphische Anpassungen umzusetzen.
Fazit:
„Einfachheit“ vs. „Flexibilität“ oder „standardnahe Reports“ vs. „viele Freiheiten in der Gestaltung“: Das ist die Entscheidung, vor der Sie stehen, wenn Sie die Wahl haben zwischen Electronic Reporting mit Business Documents und dem klassischen Anpassen von Reports über SSRS.
So zusammengefasst spricht eigentlich alles für SSRS. Und das ist auch unsere Empfehlung, Anpassungen nach wie vor über SSRS umzusetzen. Zwar ist Electronic Reporting im Handling etwas einfacher, aber ganz ohne Vorwissen geht auch das nicht. Und ob Sie einen Entwickler / technikaffinen Mitarbeiter nun einen halben Tag auf Electronic Reporting schulen oder auf das zugegeben etwas anspruchsvollere SSRS … diesen Aufwand haben Sie immer.
Dann lieber etwas mehr investieren und mit SSRS eine Variante für die Anpassung Ihrer Reports wählen, bei der Sie jetzt – aber auch in Zukunft – völligen Gestaltungsspielraum beim Anpassen Ihrer Reports haben.
