ERP-Auswahl und -Einführung: 10 Tipps, die Unternehmen optimal auf dieses Projekt vorbereiten (1/2)
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Im ersten Teil dieser Blog-Serie lesen Sie 5 Tipps zur Auswahl eines ERP-Systems
- Tipp 1: Spielregeln definieren und optimale Rahmenbedingungen schaffen
- Tipp 2: Internes Marketing, um alle ins Boot zu holen
- Tipp 3: Team-Bildung - Diese Mitspieler brauchen Sie für die ERP-Auswahl
- Tipp 4: Partner- und Systemsuche
- Tipp 5: Zusammenarbeit mit ERP-Portalen und Auswahlberatern
Im zweiten Teil dieser Blog-Serie lesen Sie 5 Tipps zur Auswahl eines ERP-Systems
- Tipp 6: Kick-Off für die ERP-Implementierung als Event
- Tipp 7: Motivations- und Entlastungsprogramme für Key-User frühzeitig planen
- Tipp 8: Wenn möglich, Einbinden eigener Entwickler in der Implementierung
- Tipp 9: Termin für den Go-Live mit Bedacht wählen
- Tipp 10: Betreuung auch an den Tagen nach erfolgreichem Go-Live
Teil 1: Fünf Tipps zur Auswahl eines ERP-Systems
Die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems ist zeit- und kostenintensiv und voller Herausforderungen.
Wahr ist aber auch: Das ERP-System ist das zentrale Nervensystem eines Unternehmen. Es steuert den Informationsfluss, optimiert Geschäftsprozesse und fördert langfristiges Wachstum. Vom Ende her betrachtet, sind ERP-Projekte ein riesengroßer Erfolg, denn sie schaffen die Voraussetzung für Wachstum und Innovation und sparen langfristig sehr viel Zeit und Geld.
Damit Sie bei diesem Projekt die Risiken minimieren und reibungslos in eine gute Ausgangsposition finden, geben wir Ihnen 10 Tipps, wie Sie sich optimal auf eine ERP-Auswahl und -Implementierung vorbereiten.
Mit diesem Wissen sind Sie gut vorbereitet. Denn ein ERP-Auswahl- und Einführungsprojekt zu verschieben oder aufzugeben ist niemals eine gute Option.
Tipp 1: Spielregeln definieren und optimale Rahmenbedingungen schaffen
Ein ERP-Auswahl- und Einführungsprojekt wird viele Ihrer wichtigsten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für einen längeren Zeitraum binden. Erhöhte Arbeitsbelastung und viele Überstunden sind einzuplanen. Deshalb ist es enorm wichtig, dass das Projekt von ganz oben – der obersten Führungsebene Ihres Unternehmens – initiiert, hoch priorisiert und jederzeit uneingeschränkt unterstützt wird. Fragen nach den wichtigsten Spielregeln für
- Budget,
- Verantwortlichkeiten,
- Rahmen für Partner- und Systemsuche
müssen in einem eindeutigen Auftrag von der Geschäftsführung bzw. vom Vorstand in Schriftform festgelegt werden.
Ebenfalls wichtig: Ist die Entscheidung für ein ERP-Auswahl- und Einführungsprojekt gefallen, genießt es höchste Priorität. Andere Projekte – egal welcher Herkunft und mit welchem Inhalt – müssen hintenangestellt oder vorher abgeschlossen werden.
Tipp 2: Internes Marketing, um alle ins Boot zu holen
Bei einer ERP-Einführung handelt es sich in der ersten Linie um ein Organisationsprojekt und erst nachrangig um ein IT-Projekt. Bei einem ERP-Implementierungsprojekt werden die wichtigsten Entscheidungen für die nächsten 10 bis 15 Jahre in großen interdisziplinären Teams abgestimmt und koordiniert – je nach Unternehmen erfolgt dies u. U. an unterschiedlichen Standorten und länderübergreifend.
Sie sehen: Die organisatorischen Herausforderungen sind deutlich größer und wichtiger als die der IT.
Die Ankündigung eines neuen Systems oder der Austausch eines alten wird bei einigen Mitarbeitern Ängste und Abwehr hervorrufen, oft auch bei denen, auf die Sie angewiesen sind. ERP-Projekte sind Change-Projekte, und Veränderungen lösen oft Sorgen aus – bewusst oder auch unbewusst.
Diese Ängste und Sorgen sind menschlich und normal. Mit internem Marketing und einer guten Kommunikationsstrategie können Sie diese jedoch abbauen, schlechte Stimmung verhindern und das Projekt von Anfang an in positive Bahnen lenken. Maßnahmen könnten sein:
- Das Projekt erhält einen aussagekräftigen Namen und ein Logo, um die Identifikation der Mitarbeitenden zu erhöhen.
- Sie verweisen auf die neuen Chancen, die sich jedem und jeder eröffnen. Für die Key-User kann es beispielsweise eine Steigerung ihres Marktwertes nach einer erfolgreichen Implementierung bedeuten.
- Sie informieren regelmäßig – über erreichte Meilensteine aber auch über aktuelle Herausforderungen.
- Sie sprechen proaktiv Ängste und Sorgen an und schaffen einen Rahmen, in dem Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ohne Bedenken darüber sprechen können – wenn nötig auch über anonyme Anlaufstellen. Gleichzeitig fordern Sie dazu auf, Wünsche, Ideen und Anregungen einzubringen und dokumentieren diese.
- Behandeln Sie die Rückmeldungen – egal ob es sich um Ängste, Anregungen oder Wünsche handelt – mit Respekt und zeigen Sie, dass Sie sie ernst nehmen. Beispielsweise indem Sie an geeigneter Stelle im Anforderungskatalog darauf Bezug nehmen.
Und wenn Sie es perfekt machen wollen, schaffen Sie die Rolle eines Change-Managers. So stellen Sie sicher, dass das interne Marketing eine hohe Priorität genießt und nicht vernachlässigt wird. Und Sie haben einen Ansprechpartner, der alle Mitarbeiter berät und unterstützt aber auch Sorgen aufnimmt und zuhört. Viele gute Impulse fließen so von unten in das Projekt mit ein.
Tipp 3: Team-Bildung - Diese Mitspieler brauchen Sie für die ERP-Auswahl
ERP-Projekte sind auch Teamprojekte. Wir unterteilen das große ERP-Projekt in drei Abschnitte:
- Auswahl,
- Implementierung,
- Support und laufende Optimierung.
Für die ERP-Auswahl benötigen Sie die Unterstützung aus allen Fachabteilungen. Eine One-Man-Show ist weder sinnvoll noch möglich. Sie brauchen die sogenannten „Process Owner“.
Diese wichtigen Kompetenzen sollten Ihre Mitspieler und Mitstreiter mitbringen:
- IT-Affinität und wenn möglich ERP-Erfahrung, zumindest als Anwender,
- Kenntnis aller (oder zumindest der wichtigsten) Prozesse der Abteilung,
- Keine Angst vor Neuem und dem Wunsch nach kontinuierlicher Verbesserung,
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit.
Natürlich ließen sich dieser Wunschliste noch weitere Eigenschaften hinzufügen. Entscheidungsstärke, Einfühlungsvermögen und Kompromissfähigkeit sind genauso hilfreich wie strategische Weitsicht oder die Liebe für Details. In der Regel ist die beste Wahl für die wichtigsten Kompetenzen: Abteilungsleiter, Teamleiter oder deren Stellvertreter.
Tipp 4: Partner- und Systemsuche
Es gibt viele Wege, um den geeigneten Partner oder das passende System zu finden. Allein hierüber gäbe es viel zu erzählen. Wir beschränken uns im Folgenden auf ein paar wichtige Empfehlungen zur Partner- und Systemsuche:
> Wo Sie Namen von potenziellen Partnern und Systemen finden können
Einen guten Einstieg bieten Business-Blogs, IT- und ERP-Fachzeitschriften. Oft gibt es hier Marktübersichten und Vergleiche. Darüber hinaus stoßen Sie hier immer wieder auf interessante Beiträge, ERP-Veranstaltungen und Anbieter und erhalten dadurch weitere Hilfestellungen für Ihr Anliegen.
Ergänzen Sie die Recherche durch Fachzeitschriften aus Ihrer Branche. Viele haben in der Regel ein oder zwei Mal im Jahr einen Themenschwerpunkt zu IT-relevanten Themen. Hier entdecken Sie möglicherweise weitere Systeme und Anbieter.
Am Ende dieser Recherche sollten Sie jedenfalls die größten und interessantesten Player am Markt, sowie die wichtigsten Systeme mit Lösungen speziell für Ihre Branche kennen. Vielleicht kennen Sie darüber hinaus ja noch ein paar lokale Anbieter. Hierauf bauen Sie auf.
> Übertreiben Sie es nicht
Sie müssen für eine gute Auswahl nicht alle ca. 500 ERP-Lösungen, die aktuell in Deutschland eingesetzt werden, im Rahmen Ihrer Recherche finden. Auch nicht die Hälfte. Wenn Sie sich am Ende eine einstellige Anzahl an Partnern und Systemen ansehen und davon im Anschluss 2 (maximal 3) in die Endauswahl nehmen reicht das völlig.
> Informieren Sie sich und verschaffen Sie sich einen guten Überblick
Ein ERP-Verantwortlicher in einem Unternehmen ist eigentlich immer auf der Suche nach Informationen und nicht erst dann, wenn akuter Bedarf besteht. Dieser Kollege bzw. diese Kollegin besucht regelmäßig Messen, Veranstaltungen und Webinare, liest Fachzeitschriften, erhält Newsletter, etc. Ein gewisses Grundwissen ist also vorhanden.
> Über den Tellerrand der ERP-Kompetenz blicken
Im ersten Step sollten Sie Ihr ERP-Projekt nicht überfrachten und sich auf die wichtigsten Ziele bei der Implementierung beschränken. Überladen Sie Ihren Anforderungskatalog nicht. Behalten Sie die Zukunft aber stets im Blick. Planen Sie zum Beispiel nach der ERP-Implementierung die Einführung weitere Systeme (Webshop-Anbindung, DMS-Integration, CRM, etc.) suchen Sie am besten einen Partner, der auch hier Knowhow mitbringt.
> Besuchen Sie Webinare und Informationsveranstaltungen
Um einen guten ersten Eindruck von einem künftigen System zu bekommen, empfehlen wir allen, sich die wichtigsten Systeme einmal live anzusehen. Gerne können Sie uns oder einen anderen Anbieter dazu kontaktieren. Möchten Sie es aber etwas unverbindlicher, nutzen Sie Look & Feel Webinare. Bei uns finden Sie diese unter anderem auf unserem Campus: Look & Feel Webinare von Inway
Mindestens ebenso wichtig wie die Systeme selbst, ist aber auch das Hintergrundwissen über Risiken und Stolpersteine bei der ERP-Auswahl und der ERP-Einführung. Viele Ratgeber beschäftigen sich genau mit diesem Thema. Einen davon lesen Sie gerade. Möchten Sie diese Ratschläge aber noch konkreter, umfassender und mit der Möglichkeit eigene Fragen und Herausforderungen zu besprechen, empfehlen wir Ihnen die Teilnahme an Networking- und Präsenzveranstaltungen zu diesem Thema. Mit ERP- und CRM-Klartext bieten wir beispielsweise eine jährliche Roadshow, in welcher wir systemneutral die wichtigsten Fragen dieser entscheidenden Phasen vorstellen. Sie bekommen so zusagen einen unverbindlichen Blick hinter die Kulissen. Auch für 2025 ist wieder eine Roadshow geplant mit Stops in München, Köln, Berlin und Hamburg. Werfen Sie am besten gleich einen Blick auf die Agenda und melden sich bei Interesse gleich an.
> Auch die Chemie ist wichtig
Auch Ihr Bauchgefühl ist wichtig und sollte beim Auswahlprozess nicht außer Acht bleiben. Denn Ihr ERP-Partner muss zu Ihnen passen. Da Sie sich für eine sehr lange Zeit binden, ist Sympathie und Vertrauen mindestens ebenso wichtig wie Fachkompetenz. Denn läuft im Projekt später manches anders als geplant sind Sympathie, Augenhöhe und eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit wichtiger als manches andere.
Tipp 5: Zusammenarbeit mit ERP-Portalen und Auswahlberatern
Auch ERP-Portale und Auswahlberatern werden für diese Projekte gerne zu Rate gezogen. Unsere Erfahrung zeigt: Jedes Unternehmen kann den Auswahlprozess alleine stemmen. Natürlich können Sie sich für einen Teil oder für den gesamten Auswahl-Prozess externe Unterstützung holen; seien Sie aber achtsam und sorgfältig vor allem bei Portalen und Auswahl-Firmen.
Hier ein paar Empfehlungen zu ERP-Auswahlberatern. Um die notwendige Erfahrung auf verschiedenen Systemen mitzubringen, sollte ein Auswahlberater:
- eigene Projekterfahrungen aus mindestens 3 Systemwelten als Berater UND Projektleiter mitbringen,
- sowohl auf Anbieterseite als auch auf Kundenseite ERP-Projekte gemacht haben,
- soziale Intelligenz und Zielorientierung mitbringen
- und am allerwichtigsten, sich nicht zwischen Ihr Unternehmen und den ERP-Anbieter stellen und die direkte Kommunikation erschweren, sondern die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Anbieter fördern und begleiten
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Fazit: Der erste große Meilenstein ist erreicht
Auch wenn Sie nach der Entscheidung für einen Partner und ein System noch relativ am Anfang des gesamten Projektes stehen, haben Sie mit der ERP-Auswahl Ihren ersten großen Meilenstein erreicht.
- Doch was können Sie tun, damit auch das Einführungsprojekt von Beginn an nach Plan verläuft?
- Wie können Sie am besten bei diesem Projekt unterstützten?
- Und welche Maßnahmen und Entscheidungen sollten Sie dabei möglichst frühzeitig treffen?
Die Antworten auf diese Fragen finden Sie in wenigen Tagen hier auf unserem Blog, wenn wir Ihnen 5 Tipps zur ERP-Einführung geben.
Weitere Informationen
Für alle, die gerne noch tiefer in diese Thematik eintauchen möchten, die eigene Fragen haben und auch gerne mit „gleichgesinnten Unternehmen“ Erfahrungen austauschen möchten, empfehlen wir unsere Veranstaltungsreihe ERP- und CRM-Klartext.
ERP und CRM-Klartext ist eine Networking- und Informationsveranstaltung, in der wir genau über die Themen sprechen, die Ihnen am Herzen liegen – systemunabhängig, offen und teilweise auch mit unangenehmen Wahrheiten, die Sie allerdings kennen sollten, … Klartext eben. Sie bekommen einen unverbindlichen Blick hinter die Kulissen.
Auch für 2025 ist wieder eine ERP- und CRM-Klartext Roadshow geplant mit Stops in München, Köln, Berlin und Hamburg. Werfen Sie am besten gleich einen Blick auf die Agenda und melden Sie sich gleich an. Die meisten Veranstaltungen sind auf 20 Teilnehmer limitiert.
