ERP-Auswahl und -Einführung: 10 Tipps, die Unternehmen optimal auf dieses Projekt vorbereiten (2/2)
Teilen:
Im ersten Teil dieser Blog-Serie lesen Sie 5 Tipps zur Auswahl eines ERP-Systems
- Tipp 1: Spielregeln definieren und optimale Rahmenbedingungen schaffen
- Tipp 2: Internes Marketing, um alle ins Boot zu holen
- Tipp 3: Team-Bildung - Diese Mitspieler brauchen Sie für die ERP-Auswahl
- Tipp 4: Partner- und Systemsuche
- Tipp 5: Zusammenarbeit mit ERP-Portalen und Auswahlberatern
Im zweiten Teil dieser Blog-Serie lesen Sie 5 Tipps zur Auswahl eines ERP-Systems
- Tipp 6: Kick-Off für die ERP-Implementierung als Event
- Tipp 7: Motivations- und Entlastungsprogramme für Key-User frühzeitig planen
- Tipp 8: Wenn möglich, Einbinden eigener Entwickler in der Implementierung
- Tipp 9: Termin für den Go-Live mit Bedacht wählen
- Tipp 10: Betreuung auch an den Tagen nach erfolgreichem Go-Live
Teil 2: Fünf Tipps zur Einführung eines ERP-Systems
Vor einigen Tagen haben wir Ihnen hier auf unserem Blog 5 Tipps zur Auswahl von ERP-Systemen gegeben. Neben Tipps zu optimalen Rahmenbedingungen und dem internen Marketing haben wir Ihnen auch gezeigt, welche Mitspieler Sie benötigen und welche Möglichkeiten Sie haben, den geeigneten Partner und das passende System zu finden.
An diesem Punkt möchten wir anknüpfen. Die Auswahl ist abgeschlossen, der Partner ist gefunden und das ERP-System steht fest. Es folgen nun die Tipps 6 bis 10 zur ERP-Implementierung.
Tipp 6: Kick-Off für die ERP-Implementierung als Event
Ein wichtiger Baustein für das Gelingen eines ERP-Projektes ist der Kick-Off. Der Partner ist gewählt und alle Beteiligten kommen an einem Tag zusammen. Nutzen Sie diese Veranstaltung, um alle Mitwirkenden noch einmal bestmöglich zu motivieren. Am besten gelingt Ihnen das, wenn:
- Sie für diesen Anlass das Firmengelände verlassen. Teilnehmer sollen in den Pausen keine Mails beantworten oder sich von „Alltags-Dingen“ ablenken lassen.
- Sie keine PowerPoint-Orgien mit Zahlen, Daten, Fakten präsentieren, sondern Geschichten erzählen, Lösungen und Möglichkeiten zeigen – gerne auch Visionen.
- Sie organisatorische, technische und vertragliche Details auslagern und diese Dinge in kleiner Runde zu einem anderen Zeitpunkt besprechen.
- Für wichtige Themen wie gemeinsames Kennlernen, gemeinsames Mittagsessen, Zeit für Erfahrungsaustausch ausreichend Platz eingeräumt wird.
- Sie den Tag abwechslungsreich gestalten; ggfs. auch mit Agendapunkten out of topic (wie z. B. einer Führung in einem Schloss, Bowling, ein Ruderboot-Wettbewerb o. ä.). Gerne auch eine Abendveranstaltung mit Hotelübernachtung anbieten.
Sie hätten es gerne etwas genauer?
Steht in Ihrem Unternehmen bald eine ERP- oder CRM-Auswahl und -Einführung an?
Dann empfehlen wir Ihnen unsere Präsenzveranstaltung ERP- und CRM-Klartext. Hier erhalten Sie wertvolle Einblicke in Auswahl- und Einführungsprojekte und haben die Gelegenheit, sich direkt mit anderen Unternehmen auszutauschen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen.
Tipp 7: Motivations- und Entlastungsprogramme für Key-User frühzeitig planen
Schon bald nach dem Kick-Off werden sich die Kalender Ihrer Key-User mit ERP-Terminen füllen. Es gibt Aufgaben zu koordinieren, bestmögliche Prozesse zusammen mit Ihrem ERP-Partner zu finden und umzusetzen, Szenarien zu testen, Szenarien zu optimieren, Daten vorzubereiten, Daten nachzubearbeiten, Lösungsmöglichkeiten zu präsentieren, Wissen aufzubauen und ins Unternehmen weiterzugeben und vieles mehr. Vor allem in der Anfangsphase würden auf jeden Key-User wenigstens 50 % Zusatzbelastung durch das ERP-Projekt zukommen, die neben dem eigentlichen Tagesgeschäft gestemmt werden müssen.
„Würden“?
Genau, würden, denn wenn Sie es richtig angehen, haben Sie bereits im Vorfeld Vorkehrungen für diese Zeit getroffen und können Ihre Key-User unmittelbar nach dem Kick-Off im Arbeitsalltag entlasten. Möglichkeiten für Motivation und Entlastung gibt es viele. Man muss die Weichen nur rechtzeitig stellen.
Entlastung und Motivation der Key-User, ein paar Ideen:
- Neuverteilung der Aufgaben im operativen Tagesgeschäft.
- Einstellung neuer Mitarbeiter oder einer Aushilfskraft für die Unterstützung im Tagesgeschäft. Dies ist die beste Gelegenheit, neue Mitarbeitende aufzunehmen und auszubilden.
- Kurzfristige Aufstockung von Teilzeitkräften.
- Einstellung einer Aushilfskraft für die Unterstützung bei Routineaufgaben im ERP-Projekt.
- Zurückstellen oder Auslagern aller anderen größeren Abteilungsprojekte.
- Bonusregeln für anfallende Überstunden.
- Ausreichend Zeit und Budget für Schulungen und Weiterbildungen.
- Sachprämien bei der erfolgreichen Einhaltung der Projektmeilensteine (z. B. Gutscheine für ein Dinner for two“ oder ein Wochenende in Prag oder Paris).
Und noch ein Argument, das Sie nicht unterschätzen sollten: Realisierte ERP-Projekte erhöhen das Ansehen und den Marktwert aller Beteiligten.
Weitere Ideen zur Motivation und der Entlastung von Key-Usern finden Sie auch hier auf unserem Blog
Motivation von Key-Usern im ERP-Projekt fördern Von Key-User im ERP-Projekt
Tipp 8: Wenn möglich, Einbinden eigener Entwickler in der Implementierung
Auch wenn der Zeitgeist gerade in eine andere Richtung geht und Low-Code und No-Code Plattformen bei ERP-Systemen dafür sorgen, dass auch Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse Aufgaben erledigen (z. B. Schnittstellen entwerfen, Reports designen), für die früher die Ressource Entwickler benötigt wurde: So ganz ohne Entwickler geht es natürlich nicht.
Keine Sorge: Ihr ERP-Partner wird Ihnen ausreichend Entwickler für Ihr Projekt zur Verfügung stellen. Doch Entwickler sind rar. Haben Sie inhouse eigene Entwickler mit ERP-Erfahrung und möchten Sie diese am Projekt beteiligen, wird Ihr Partner das sicher begrüßen. Denn es hat einige Vorteile bei bestimmten Aufgaben auf eigene Fachkräfte zurückzugreifen.
- Sie haben von Anfang an ein besseres Verständnis, wieviel Sie mit Ihrem System im Standard lösen können und wo es Weiterentwicklungen gibt – Wissen, das bei möglichen Systemupgrades relevant ist.
- Die Wege zu Ansprechpartnern sind kürzer – so lassen sich vor allem abstimmungsintensive Aufgaben wie das Layout von Belegen und Printdokumenten oder das Rechte-Management effizienter und schneller umsetzen.
- Inhouse Entwickler kennen und leben die betriebsinternen Prozesse bereits, während externe Entwickler sich hier erst einarbeiten müssen.
- Bestimmte Teile des Projekts werden günstiger.
- Sie haben einen Fachansprechpartner, der sich auch bei hochtechnischen Fragen auf Augenhöhe mit Ihrem ERP-Partner austauschen kann.
Vorteile, eigene Entwickler einzubinden, gibt es also genug. Kommen wir nun zu den Voraussetzungen.
- Programmierkenntnisse: Erfahrungen und Kenntnisse in 4GL bzw. 5GL-Sparchen wie beispielsweis C++, Java, X++ und auf „NET“ basierende Umgebungen. Was im Detail gebraucht wird, können wir an dieser Stelle nicht pauschal für alle Systeme beantworten.
- Fachkenntnisse: Betriebswirtschaftliche Erfahrung sowie Kenntnisse im Projekt- und Anforderungsmanagement.
Sind die Voraussetzungen zumindest teilweise erfüllt, lassen sich schnell Spielregeln finden, wie beide Entwicklerteams – Ihres und das Ihres Partners – gemeinsam effizient zusammenarbeiten.
Weitere Informationen zur Zusammenarbeit von Entwicklern bei D365 Projekten finden Sie auch hier auf unserem Blog:
Tipp 9: Termin für den Go-Live mit Bedacht wählen
Go-Live Simulation (Cutover-Test), finaler Plan für den Go-Live und die Go-Live Generalprobe: So oder so ähnlich werden die letzten Schritte aussehen, bevor Sie Ihr Altsystem abschalten und mit all Ihren Daten auf das neue System wechseln und es in den Live-Betrieb überführen. Noch befinden Sie sich in der Testphase / Cutover-Phase. Natürlich ist es nicht schön, wenn die Simulation oder die Generalprobe misslingt – Ihre Interessenten, Kunden oder Nutzer werden davon aber nichts mitbekommen. Und der Stresspegel aller Beteiligten ist in dieser Phase noch im Normalbereich.
Anders beim Go-Live:
Egal wie gut alles vorbereitet ist und wie reibungsfrei die Cutover-Phase läuft: Der Go-Live ist immer eine große Herausforderung und Stress ist vorprogrammiert. Trotz ausgiebiger Tests poppt die eine oder andere Frage doch noch auf. Dies können beispielsweise Reports sein, die noch angepasst werden müssen, Benutzerrollen, die nun doch anders zu definieren sind, Bereinigung von Daten oder Workflows die noch konfiguriert oder abgeändert werden müssen. Hakt es jetzt, hat das möglicherweise großen Einfluss auf Ihr Geschäft. Im Worst Case steht die Produktion still, Ihr Online-Shop ist down und Ihnen entgehen Käufe. Selbst die erfahrensten Projektmanager können in dieser Phase ins Schwitzen geraten.
Dabei ist ein Großteil dieses Drucks in vielen Projekten hausgemacht und lässt sich auf ein gesundes Maß reduzieren – allein durch die Wahl eines „geeigneten“ Zeitpunktes für den Go-Live.
- Wenn kein Zwang besteht, sollte ein Go-Live nicht zum Wechsel des Geschäftsjahres erfolgen. Der Grund: Nicht nur der Go-Live wird somit zum Stressfaktor, sondern ebenso die Vorarbeiten wie der Abschluss der letzten Periode, der Jahresabschluss, die Bilanzeröffnung und – nicht zu vergessen – wenn alles geschafft ist, muss man sich anschließend an das Arbeiten mit einem neuen System gewöhnen. Besser: Wenn das neue Geschäftsjahr am 1. Juli beginnt, ist es sehr zu empfehlen, z. B. bereits am 1. März in den Live-Betrieb zu gehen.
- Der Go-Live sollte dennoch am Anfang einer Buchhaltungsperiode (Monatsanfang) liegen; vor allem dann, wenn auch die Finanz- und Anlagebuchhaltung Teil des ERP-Projektes sind.
- Damit die Abweichung von aktuellen Daten im Altsystem (das ja noch in Betrieb ist) und den migrierten Daten, die ins Produktiv-System eingespielt werden, möglichst gering ist, ist es empfehlenswert ein Wochenende – am besten ein verlängertes Wochenende / Wochenende mit Brückentag für den Go-Live zu wählen.
- Das verlängerte Wochenende bietet sich noch aus einem zweiten Grund an: Hier können sich alle Beteiligten voll auf das Projekt und die letzten Tätigkeiten konzentrieren. Im Unternehmen ist es vermutlich zu diesem Zeitpunkt sehr ruhig. Man wird nicht vom Tagesgeschäft (der anderen) abgelenkt und die negativen Auswirkungen von Verzögerungen oder kurzfristigen Anpassungen bleiben überschaubar.
Tipp 10: Betreuung auch an den Tagen nach erfolgreichem Go-Live
Für den Kunden, vor allem für dessen Key-User, ist es sehr wichtig zu wissen, dass mit dem Go-Live die Arbeit des ERP-Partners nicht abgeschlossen und beendet ist. Damit der Start mit dem neuen ERP-System optimal gelingt, sollten Berater und Entwickler des Partners auch nach einem erfolgreichen Go-Live für einen gewissen Zeitraum für Rückfragen, Nacharbeiten und nachtäglicher Optimierungen zur Verfügung stehen. Halten Sie also Ausschau nach einem ERP-Partner, der Ihnen diesen Support zusichern kann und nehmen Sie diesen in Anspruch - wenigstens für die ersten Wochen und Monate nach Ihrem Go-Live.
Im Rahmen unserer agilen Kundenbetreuung für Dynamics 365 bieten wir Kunden auch nach der ERP-Einfürhung noch einen langen und flexiblen Kundensupport. Denn selbst bei reibungslosem Go-Live gilt es auch nach diesem Projekt das ERP-System zu pflegen, kontinuierlich weiterzuentwickeln und an die gelebten Prozesse Ihres Unternehmens anzupassen. Das ist bei weitem nicht mehr so zeitintensiv wie ein Einführungsprojekt, Sie sollten es allerdings nicht vernachlässigen.
Sie hätten es gerne etwas genauer?
Steht in Ihrem Unternehmen bald eine ERP- oder CRM-Auswahl und -Einführung an?
Dann besuchen Sie unsere Veranstaltung ERP- und CRM-Klartext: Praxisnahe Einblicke und Austausch mit Unternehmen in ähnlicher Lage erwarten Sie!
Fazit: So gelingt die ERP-Einführung nachhaltig und erfolgreich
Die Einführung eines ERP-Systems ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die jedoch mit der richtigen Strategie, Planung und Betreuung zu einem echten Erfolg werden kann. Von einem motivierenden Kick-Off-Event über die gezielte Entlastung der Key-User bis hin zur Einbindung eigener Entwickler: Jeder Aspekt trägt dazu bei, das Projekt effizienter und für alle Beteiligten angenehmer zu gestalten.
Besonders entscheidend ist, den Go-Live sorgfältig zu planen und mit Bedacht zu terminieren. Ein geeigneter Zeitpunkt kann nicht nur Stress reduzieren, sondern auch den Übergang ins neue System erleichtern. Ebenso essenziell ist die Betreuung nach dem Go-Live. Denn ein ERP-System ist kein statisches Werkzeug, sondern eine Lösung, die kontinuierlich an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und optimiert werden sollte.
Mit einem starken Partner, der auch langfristig unterstützt, und einer durchdachten Herangehensweise schaffen Sie die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse – und das bei gesteigerter Flexibilität und Effizienz.
Weitere Informationen zur ERP-Auswahl und Einführung
Für alle, die gerne noch tiefer in diese Thematik eintauchen möchten, die eigene Fragen haben und auch gerne mit „gleichgesinnten Unternehmen“ Erfahrungen austauschen möchten, empfehlen wir unsere Veranstaltungsreihe ERP- und CRM-Klartext.
ERP und CRM-Klartext ist eine Networking- und Informationsveranstaltung, in der wir genau über die Themen sprechen, die Ihnen am Herzen liegen – systemunabhängig, offen und teilweise auch mit unangenehmen Wahrheiten, die Sie allerdings kennen sollten, … Klartext eben. Sie bekommen einen unverbindlichen Blick hinter die Kulissen.
Auch für 2025 ist wieder eine ERP- und CRM-Klartext Roadshow geplant mit Stops in München, Köln, Berlin und Hamburg. Werfen Sie am besten gleich einen Blick auf die Agenda und melden Sie sich gleich an. Die meisten Veranstaltungen sind auf 20 Teilnehmer limitiert.
