Noch schneller und effizienter zum Abschluss mit dem Vertriebsbeschleuniger im CRM-System Microsoft Dynamics 365 Sales

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Der Einsatz des Vertriebsbeschleunigers in Microsoft Dynamics 365 Sales setzt die Nutzung der Sales Insights Funktionen voraus. Diese sind Teil von

• Dynamics 365 Sales Enterprise,
• Dynamics 365 Sales Premium,
• Microsoft Relationship Sales.

Kunden, die Dynamics 365 Sales Professional als CRM-System nutzen, müssen folglich mindestens auf Sales Enterprise upgraden, um Sales Insights – und damit auch sämtliche Möglichkeiten des Vertriebsbeschleunigers – zu nutzen.

Sequenzen, genauer gesagt der Sequenzdesigner, ist das, was den Vertriebsbeschleuniger einzigartig macht. Er ist so zusagen das Highlight des Vertriebsbeschleunigers.

Um Sequenzen zu erklären, holen wir an dieser Stelle etwas aus.

Alle Unternehmen suchen den erfolgversprechendsten und schnellsten Weg, um aus einem Lead / Kontakt eine Verkaufschance und einen Kunden zu machen. Deshalb ist jeder Vertriebsprozess anders, denn alle Firmen müssen, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen, zahlreiche oftmals sehr individuelle Rahmenbedingungen in diesem Prozess berücksichtigen (z. B. Situation am Markt, Wettbewerb, rechtlicher Rahmen, Kunden- und Kaufverhalten, Kauf-Entscheider u.v.m.).

Manche Vertriebsprozesse sind dabei relativ einfach und geradlinig, aber mit zunehmender Komplexität eines Produktes wird der Vertriebsprozess immer vielschichtiger. Vertriebsprozesse sind somit hochgradig individuell, dennoch haben sie alle eines gemeinsam: Mehrere Abläufe (Sequenzen), in denen eine bestimmte Art und ein bestimmter Umfang an Aufgaben immer gleich oder immer sehr ähnlich abläuft – und die man eigentlich automatisieren könnte. Und genau dies macht der Sequenzdesigner im Vertriebsbeschleuniger.

Mit Hilfe des Vertriebsbeschleunigers können Sie nun beliebig viele Sequenzen innerhalb eines einzelnen Vertriebsprozesses definieren und designen. Ihre Mitarbeiter können diese jederzeit frei aktivieren. Danach werden die von Ihnen für diese Vertriebsphase definierten Aufgaben automatisiert von Ihrem CRM erledigt.

Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Ihre Optionen, um einzelne Schritte zu gestalten sind äußerst vielfältig. Ein paar der Möglichkeiten für Sequenzschritte haben Sie in Frage 5 ja bereits kennen gelernt.

Die längere Antwort mit Beispielen untermauert lautet, Sie können über eine Sequenz:

• E-Mails und Reminder automatisiert an Leads schicken (inkl. A-B Test)
• Automatisiert Textnachrichten verschicken
• Reaktionen auf die E-Mail monitoren (Mail geöffnet? Link(s) geklickt?) und automatisiert regieren
• Wartezeiten zwischen einzelnen Schritten festlegen
• Aufgaben automatisiert anlegen, zuweisen und abschließen
• Erinnerungsmails auch an die eigenen Vertriebs-Mitarbeiter schicken – wenn z. B. anstehende Aufgaben noch nicht erledigt sind
• Basierend auf Infos aus der Sequenz CRM-Felder automatisiert befüllen
• Nach fehlenden Informationen suchen z. B. auf LinkedIn und diese ins CRM-importieren lassen
• Auf Basis dieser Daten weitere Felder automatisch befüllen (z. B. Vertriebsgebiet, interner Ansprechpartner etc.)
• Telefonanrufe terminieren

Sie sehen: Die Möglichkeiten, Sequenzschritte einzurichten und damit zeitintensive Aufgaben automatisiert zu erledigen, sind äußerst vielfältig. Lediglich telefonieren müssen Sie dann noch selbst.

Ja. Natürlich können Ihre Mitarbeiter jederzeit in eine laufende Sequenz hineinschauen und z. B.  prüfen:

• Wie viele Leads insgesamt sich gerade in welchem Sequenz-Schritt befinden,
• Um welche Leads es sich dabei handelt,
• Welcher Lead sich wo innerhalb einer Sequenz befindet.

Sicher sind Ihnen bei dem Beispiel in Frage 5 Zahlen zwischen den einzelnen Schritten aufgefallen. Genau das wird hier angezeigt.  

Zusätzlich wird alles, was eine Sequenz macht, auf der Zeitachse im CRM angezeigt. Ist eine Sequenz irgendwann abgeschlossen, können Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit jederzeit chronologisch nachverfolgen; und sich über die gesparte Arbeitszeit freuen.

Die Antwort auf diese Frage ist zweigeteilt: anpassen ja, einrichten nein.

Wir hatten in Frage 7 schon erwähnt, dass Vertriebsmitarbeiter Sequenzen individualisieren können, z. B. durch textliche Anpassungen in E-Mails. Auch bei anderen Sequenzschritten kann der Vertriebsmittarbeiter eingreifen. Dies funktioniert mit wenigen Klicks im Sequenzdesigner. Programmieren ist hier nicht notwendig. Diese Mitarbeiter ändern die Sequenz dann allerdings nur für einen bestimmten Datensatz. Die Sequenz an sich bleibt (für alle anderen) im Originalzustand.

Das Einrichten und Zuweisen von Sequenzen ist Mitarbeitern mit der Rolle Systemadministrator vorbehalten. Diese müssen von Ihrer Ausbildung jedoch keine IT-Spezialisten sein, sondern können auch Berater, Key-User, oder ebenfalls Vertriebsmitarbeiter sein. Denn auch um Sequenzen von Null an zu erstellen, sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

In der Praxis ist es vermutlich so, dass Sequenzen vorkonzipiert und dem Team zur Verfügung gestellt werden. Im Rahmen der täglichen Arbeit wird dann geprüft, verbessert und immer weiter optimiert. Und irgendwann ist der schnellste und erfolgversprechendste Weg gefunden, wie Sequenzen Sie dabei unterstützten, um aus einem Lead einen Käufer zu machen.